Haiku Deck – kauniita esityksiä iPadilla

Haiku Deck on iPadia varten tehty esitysgrafiikkaohjelma, joka on tarkoitettu esitysten tekemiseen toisin kuin esimerkiksi SlideShark tai SlideRocket, joista tosin jälkimmäisellä pystyy tekemään esitysgrafiikkaa käyttäjätiliin liittyvällä verkkosivulla. Haiku Deck on kuitenkin itsenäinen iPad-sovellus, jossa tarpeelliset perustyökalut ovat mukana.

Haiku Deck on maksuton. Jollakin tekijän pitää kuitenkin jogurttinsa ja myslinsä ansaita, joten in-app-ostoksena on mahdollista hankkia lisää teemoja ohjelman mukana tulevien 5 kappaleen lisäksi. Teeman voi valita heti, mutta sen vaihtaminen toiseksi kesken esityksen ei sotke yksittäisten diojen sisältöä samalla tavalla kuin monessa muussa esitysgrafiikkaohjelmissa. Tämä johtunee siitä, että jokaisen teeman peruslayout eri diojen kohdalla on samanlainen. Yksinkertainen toimii.

Yksi Haiku Deckin mukavista piirteistä on sen yhteys kuvapalveluihin, jotka tarjoavat  Creative Commons -lisensoitua kuvamateriaalia. Kun kirjoitat hakusanan, tarjotaan joukko kuvia ja uusia hakusanoja siltä varalta, että haluat tarkentaa etsintää.

Kuvista saa nähdäkseen lisenssitiedot, esimerkiksi kaltaiseni kaupallisen toimijan on helppo karsia pois Non-Commercial Only -lisensoidut kuvat.

Vaikka Haiku Deck tukee selvästi Näyttävä kuva ja vähän tekstiä -lajityypin esitysgrafiikkaa, sillä voi tuottaa myös tilastokaavioita. Pylväiden tai ympyrän viipaleiden koon määrittely on Exceliin tottuneelle outoa, mutta alkuhämmennyksen jälkeen pakko sanoa, että toimii se näinkin: Pylvään piirtämiseksi tarvittavia arvoja ei syötetä taulukkoon tms. vaan pylväs tai ympyrän viipale vedetään sopivan korkuiseksi.

Haiku Deckiä käsittelevissä kirjoituksissa on  mainittu mahdollisuus tehdä taulukoita. Käytännössä taulukko on sarakkeisiin aseteltu teksti, mutta oikein siistin näköinen kuten Haiku Deckillä tuotettu materiaali muutenkin. Aika paljon pitäisi tehdä töitä tuottaakseen rumaa esitysaineistoa tällä sovelluksella.

Alla on upotettuna kuvakaappausten sivutuotteena syntynyt demoesitys, jonka tekemiseen käytin yksinomaan sovelluksen omia työkaluja. Hevijuuseristatusta tavoittelevan kannattaa kuitenkin ottaa avuksi erillinen kuvankäsittely- ja/tai vektorigrafiikkaohjelma. Lisäksi linkki Haiku Deckin verkkosivulla olevaan esitykseen.

Created with Haiku Deck, the free presentation app for iPad

Prezi-pikaopas

Tiedon kuvia -blogi on nyt 3-vuotias. Sen kunniaksi lukijalahjana Prezi-pikaopas, jolla pääsee ainakin alkuun. SlideSharesta voit ladata esityksen itsellesi pdf-muodossa.

Prezi-pikaopas from Outi Lammi

Ennenkuin joku ehtii kysyä, että miksi kummassa teit Prezi-oppaan PowerPointilla niin siihen on hyvä syy: Tämä pikaopas on alku kattavammalle e-kirjalle, jota aion lähitulevaisuudessa jaella osana koulutuksiini liittyvää materiaalipakettia. Täydennän pikaopasta vielä mm. eri sisältötyyppien käsittelyyn liittyvillä yksityiskohtaisemmilla ohjeilla ja erinäisillä kikkakuutosilla. PowerPointilla on helpompi jatkaa aineiston muokkausta ja olen muutenkin sitä mieltä, että PowerPoint myös sopii paremmin tämän tyyppisen aineiston tekemiseen. Lineaarista sivuihin perustuvaa materiaalia on helppo katsella vaikka kakkosnäytöltä tai taulutietokoneelta, ja ehkäpä ohjetta on helpompi lukea sivu kerrallaan myös selaimen välilehdeltä. Ei silti ole poissuljettu ajatus lainkaan tehdä tästä pikaoppaasta myös Prezi-versio. Se olisi mitä opettavaisin tehtävä.

Kiitos kaikille lukijoille siitä, että jaksatte pysytellä mukana ja tervetuloa myös uudet, mikäli satutte paikalle juuri nyt.

Kiireen keskeltä

Olen kyllä hengissä, vaikka blogeissa on vallinnut hiljaisuus. Syy moiseen vaikenemiseen on pienehkössä ruuhkassa: Olen urakoinut Excel 2013 -päivitystä Visual-sarjan kirjaan Laatua taulukoihin,  kouluttanut, tehnyt uutta koulutusmateriaalia itselleni, vastaillut ensi syksyä koskeviin tarjouspyyntöihin ja ilahduttavasti päässyt myös täyttämään kalenteriani syksyn osalta.

Mietin myös kovasti mitä hauskaa teille lukijoille järjestäisin, sillä ensi viikolla Tiedon kuvia täyttää kolme vuotta. Syntymäpäivä ihan kalenteritarkkuudella on tiistai 7.5. Juhlallisuuksia odotellessa voisitte käydä tutustumassa vaikkapa Puhetyö-verkkolehteen, jonka aloitusviikolle pääsin kirjoittamaan artikkelin Esitysgrafiikkaohjelma – hyvä statisti, mutta kelvoton pääosaan. Jutun ydin on esiintyjän ja esitysgrafiikkaohjelman suhde, näin se alkaa:

PowerPoint ja muut esitysgrafiikkaohjelmat ovat joustavia ja tehokkaita työvälineitä. Ne antavat käyttöömme vapaavalintaisen määrän tyhjiä sivuja, joille voimme lisätä sellaista sisältöä kuin tarvitaan sanottavan havainnollistamiseen. Jostakin syystä ylenkatsomme tätä mahdollisuutta ja rahjustamme esityksen läpi “powerpointteihin”  tukeutuen. Samalla ohjaamme ihmiset kiinnittämään päähuomion siihen, minkä pitäisi olla pelkästään apuväline. 

Jos haluat lukea loput jutusta, pääset siihen tästä.

Puhetyö-sivulla on hyviä kirjoituksia viestinnästä. Sivua ylläpitää viestintäalan yrittäjä Oili (yritys: Will & Way), jonka kanssa olin muuten joskus kauan sitten koulussa samalla luokalla. Maailma ohjasi meidät eri teille, mutta yhteiset Facebook-kontaktit saattoivat taas yhteen.

Lukusuunta on tärkeä

Lukusuunnan huomioiminen voi tuntua itsestään selvyydeltä: Länsimaissa luetaan vasemmalta oikealle ja siinä se.

Ne, jotka ovat koskaan olleet verkkosivujen suunnittelua käsittelevässä koulutuksessa, ovat luultavasti oppineet, että lukusuunta pitää huomioida myös muita elementtejä kuin tekstiä sijoiteltaessa. Jos jotakin pitää tehdä tietyssä järjestyksessä, etenemisen tulisi mukailla lukusuuntaa, joka länsimaissa on suunnilleen kuvan mukainen.

Verkkosivujen käyttäjien silmänliikkeet eivät tosin etene aivan näin selkeää polkua pitkin. Lukusuuntaa voi kuitenkin pitää pätevänä ohjeena esimerkiksi silloin kun sijoitellaan grafiikkaa tai piirretään kaavakuvia diaesitystä varten.

Luontevin aloituskohta on vasemmalla. Mitä sen jälkeen, riippuu sisällöstä. Jotkut ovat sitä mieltä, että prosessin kulkua kuvaavan kaavion tulisi noudatella lukusuuntaa, mutta mielestäni asiayhteydestä riippuen voi joustaakin. Mutta jos aloitus vasemmalta ei ole käyttökelpoinen ratkaisu, aloituskohta ja etenemissuunta on syytä merkitä. Ellei kuvioon mitenkään muuten saa etenemisjärjestystä selkeänä näkyviin, muista numerot! Niiden avulla ohjeistus on helppoa.

Hyvien Prezi-esitysten yhteisten nimittäjien keruuprojekti jatkuu edelleen. Prezi-esityksissä  jos missä lukusuunnan huomioiminen tai huomioimatta jättäminen korostuu. Prezin tai oikeammin sen käyttäjän haasteina ovat liike ja zoomaus. Esimerkiksi esitys, joka jo alkaa tekemällä hyppäyksen oikealta vasemmalle tuntuu todella oudolta. Aivan kuin luulisi lähtevänsä autolla liikennevaloista ja se peruuttaisi. Onhan Prezin liike tietenkin tarkoitettu tehosteeksi ja yllättämään, mutta liikkeellä pitää olla selkeä merkitys. Mitä on jäljellä yllättämisten varalle, jos esityksen koko polku (path) etenee loikkimalla kuin känninen kirppu?

Johtuneeko toisen silmäni lievästä taittoviasta vai mistä, mutta reagoin näemmä vahvasti huonosti tehtyihin Preziesityksiin. Sopisin Prezien testaajaksi: Se minkä oksentamatta kestän, on miellyttävä kenen tahansa katsella

Entä mitä sanot tästä: Susan Weinschenkin teoksessa 100 Things Every Presenter Needs to Know About People on todettu, että lukusuunta on kuvioissa mukana myös silloin kun mietit, että missä sinun pitäisi seisoa esityksen aikana. Jos enimmäkseen pysyttelet screenin oikealla puolella, olet väärässä paikassa, sillä ihmiset keskittyvät ruudulla näkemäänsä. Tällä tavalla luodaan vaikutelma, että diat ovat esityksen tärkein asia vaikka esiintyjä on vähintään yhtä tärkeä. Hakeudu siis kohtaan, jossa sinut huomataan.

PowerPoint-vinkki: Hyperlinkki Excel-työkirjaan

Tiesitkö, että PowerPointissa voidaan luoda hyperlinkkejä? Hyperlinkin avulla voit liittää diaesitykseesi tietoa, joka olisi liian laajaa mahdutettavaksi esityksen sivulle. Käytännössä tällaista tietoa ovat Excel-työkirjassa olevat taulukot, joita usein copypeistataan PowerPointiin. Yleensä taulukon muoto vielä poikkeaa dian muodosta, joten taulukko pakotetaan mahtumaan sivulle ja kirjaimista tulee joko matalia tai pitkänomaisia - kumpikaan vaihtoehto ei silmää hivele. Minulla oli tapana vitsailla tästä tavasta vielä joitakin vuosia sitten, mutta kun niitä uudelleenmuotoiltuja Exceleitä aina vain näkyy niin hymy on hyytynyt.

Näin luot hyperlinkin ja teet samalla vaikutuksen, et pelkästään selkeällä esitysmateriaalilla vaan myös tekniikkaosaamisellasi:

1. Oletaan, että olet kirjoittanut diaan tekstinä “A nousi viime vuonna 15 %”. Valitse nyt tekstistä linkiksi tuleva alue.
2. Valitse Lisää-välilehdeltä Hyperlinkki (tai paina Ctrl+K).
3. Lisää hyperlinkki -ikkunassa pitää olla valittuna Aiemmin luotu tiedosto tai verkkosivu. 
4. Etsi tiedosto, joka sisältää tarvittavat tiedot, valitse se ja sulje valintaikkuna.

Kun esityksen aikana joku kysyy, että mistä tuo 15 % on saatu, viet tyylikkäästi hiiren osoittimen hyperlinkin päälle ja napsautat. Excel aukeaa ja näkyvillä on taulukko, jossa käyttämäsi alkuperäiset tiedot ovat näkyvillä. Sitten kerrot, että kyseinen taulukko on työkirjassa, joka löytyy palvelimelta tai muusta vastaavasta työtilasta, tai että taulukko on mukana osallistujille jaetussa materiaalissa. Kun lähtötietoja koskeva keskustelu on päättynyt, lopetat Excelin aivan tavalliseen tapaan ja voit jatkaa esitystä siitä diasta, josta Excelin käynnistit.

Tämän toiminta on tänään testattu PowerPoint-versioissa 2010 ja 2013. Mahdollisesti näet tietoturvavaroituksen hyperlinkkiä avattaessa, mutta se ei ole vaarallista. Varoituksen voi myös ottaa pois käytöstä asetuksia säätämällä.

Esitystä pidettäessä Excel-työkirjan (tai minkä tahansa muun hyperlinkin kohteena olevan tiedoston) pitää olla samassa sijainnissa kuin se oli hyperlinkin luontihetkellä. Jos pidät esitystä eri tietokoneella kuin sillä, jota yleensä käytät, luo kansio ja sijoita sinne diaesitys sekä Excel-työkirja. Luo hyperlinkki vasta tämän jälkeen. Kopioi sitten koko kansio mukaasi esimerkiksi muistitikulle tai verkkosijaintiin. Tietenkin myös testaat hyperlinkin toimivuuden niin sinun ei tarvitse esitystilanteessa selitellä, miten “tämä PowerPoint aina hävittää minun linkkini”.

HUOM! Microsoft Office 365 tai SkyDrive-ympäristössä voit luoda hyperlinkkejä verkko-osoitteisiin. Et voi hakea linkin kohdetta levyltä.

Prezin hyvien käytäntöjen jäljillä

Olen luvannut olla valmis kertomaan hyvistä Prezi-käytännöistä viimeistään Hämeenlinnassa pidettävässä avoimessa koulutuksessa 7.5., joten minun on korkea aika tutkia Preziä tästä näkökulmasta etenkin kun haluan sanoa aiheesta pari sanaa jo Kuopiossa 8.4. Tämä tutkimustehtävä onkin mieluisa, sillä Prezi on kovasti kehittynyt taas viimeksi kuluneen vuoden aikana.

En silti edelleenkään osaa olla kummastelematta tapaa, jolla Prezistä puhutaan esitysgrafiikan laadun kohennusautomaattina. Hienoimmat Prezi-esitykset olen nähnyt kokoelmissa, joihin on nostettu hyviä esimerkkejä ilmeisesti Prezin ylläpitäjien itsensä toimesta. Vuoden aikana olen nähnyt 4 Prezi-esitystä, joissa kahdessa oli liikaa tekstiä, joka sisäluettiin lähes sanasta sanaan. Lisäksi näytöllä oleva tekstipaljous vietiin pyöräyttämällä pois ja tilalle tuotiin pyöräytyksen saattelemana vielä enemmän tekstiä. Ne kaksi, joissa ei ollut liikaa tekstiä vaan oikeastaan aika kivaa grafiikkaa, oli pilattu turhalla kieputttamisella. Missä oli se esitysten laadun kohentuminen? Ei hevosenlihakaan muuuttunut naudan sisäfileeksi sillä, että sen kylkeen iskettiin erilainen etiketti. On outoa, että juuri Preziin on ladattu niin suuria odotuksia, vaikka sen oletuksena on sitä, mistä PowerPointia ja vastaavia ohjelmia aikanaan arvosteltiin: Liikeanimaatiot. Muissa esitysgrafiikkaohjelmissa ne piti osata laittaa päälle, Prezissä joutuu miettimään, että miten niiden kanssa pärjää.

Tähänastisia havaintoja Prezistä:

• Prezi-esityksissä jos missään korostuu ennaltasuunnittelu. Kun esityksen tekemisen aloittaa, mielessä pitää olla kirkkaana mitä haluaa sanoa; miten aloittaa, miten etenee ja miten lopettaa. Suurten muutosten tekeminen on uskomattoman työlästä.
• Toisin kuin PowerPointissa, suosittelen valmistemplateja etenkin aloittelijalle. Niitä on olemassa erilaisten asioiden ja prosessien kuvaamista varten, mutta kannattaa lukea myös edellinen kohta uudestaan. Templatet nimittäin kukin sisältävät tietynlaisen ajatuskaavan ja on ikävä kiireessä huomata umpimähkään valitun templaten olleen erehdys. Templaten voi vaihtaa ja tekstit säilyvät, mutta näemmä ne eivät välttämättä löydy siltä hierarkkiselta tasolta, josta niiden odottaisi löytyvän.
• Prezi on työväline siinä missä muutkin esitysgrafiikkaohjelmat ja jotta työvälineellään saa jotakin aikaan, sen tapa toimia on tunnettava edes kohtalaisesti. Materiaalin sijoittelu Prezin käytännössä rajattomalle sivulle vaatii nimittäin mm. kykyä hahmottaa tilaa tavalla, jota PowerPoint käyttäjältä ei vaadita. Minulla ei ainakaan sellaisia taitoja ole ollut myötäsyntyisinä. 
• Ohjelman toimintatapaan kannattaa tutustua rauhassa myös siksi, että ymmärtäisi ne lainalaisuudet, joiden kautta liike ja kokomuutokset vaikuttavat. Tarpeetonta pyörimistä on rasittava katsella. Olen onnistunut tuottamaan itselleni testisession seurauksena päänsäryn, vaikka pysyin suhteellisen maltillisissa rajoissa, ainakin suurimman osan ajasta.
• Kehykset (frames) ovat tärkeä peruselementti. Suhtaudu niihin vakavasti. 

Listaa jatketaan sitten koulutuspäivinä.

Ei ole olemassa täydellistä esitygrafiikan tekemiseen käytettävää työvälinettä. Niissä kaikissa on sama perusvika: Ne sallivat ihmisten tuudittautua ajatukseen, että tässä sitä ollaan valmistelemassa esitystä, vaikka tosiasiassa oltaisiin näpertelemässä ohjelman nappuloiden ja tekstilaatikoiden yksityiskohtien parissa. Prezi ei ole tässä suhteessa yhtään PowerPointia, Keynotea tai Impressiä parempi, mutta ei huonompikaan. Mikään esitysgrafiikkaohjelma ei tarkista onko tekijä lainkaan ajatellut mitä aikoo sanoa. Selkeyteen ja luettavuuteen vaikuttavat asiat ovat tärkeitä. Niillä voidaan tukea ajattelun tuloksen esille tuomista, mutta niillä ei korvata ajatteluprosessia.

Mitä yhteistä on hyvällä diaesityksellä ja hyvällä blogikirjoituksella?

Esitysgrafiikkatyöpajoihin tulevat ihmiset ovat lähes poikkeuksetta fiksuja ja valistuneita yksilöitä. He hakeutuvat koulutukseen, koska he ovat ymmärtäneet, että esitysgrafiikan laatuun voi vaikuttaa vain aloittamalla omista esityksistään. He tiedostavat, että esitysgrafiikan tekemiseen liittyvissä tottumuksissa ja tavoissa on paljon korjaamisen varaa. Jo ennenkuin olemme päässeet edes alkuun, moni osallistuja kritisoi voimakkaasti sitä selvästikin yleistä käytäntöä, jonka mukaisesti diojen määrää rajoittamalla kuvitellaan päästävän parempaan lopputulokseen ja siedettäviin esityksiin. He ovat aivan oikeassa. Jos esityksen sivumäärä rajoitetaan kymmeneen ja lopputulos on jotakin tämän kaltaista, rajoitus on samaa luokkaa kuin jos yrittäisi näyttää hoikemmalta käytämällä kahta numeroa liian pieniä vaatteita.

Oikeastaan hyvän diaesityksen ja blogikirjoituksen osatekijät ovat pitkälti samoja:

• Ajattele rauhassa mitä haluat esitykselläsi/bloggauksellasi sanoa. Laadi sitten tiivis kokonaisuus, jossa on se mitä halusit sanoa eikä yhtään enempää tai vähempää.
• Mene asiaan mahdollisimman nopeasti.
• Rajaa rankasti. Kuulijasi/lukijasi karsivat informaatiota joka tapauksessa. Mitä vähemmän jätät heille karsittavaa, sitä varmempi voit olla siitä, että ainakin suurin osa haluamastasi menee perille.
• Kuvat elävoittävät, mutta niiden on oltava asiayhteyden mukaisia ja hyvälaatuisia.
• Lyhyt ja tiivis on periaatteessa hyvä, mutta myös aihe, konteksti ja oma tyylisi vaikuttavat. Joskus vähemmän on enemmän, mutta se ei ole mikään kiveen hakattu sääntö.
• Varaudu keskusteluun, vuorovaikutukseen ja palautteeseen.

Mitä enemmän koulutuksia on takanapäin, sitä vahvemmin alan olla sitä mieltä, että tärkein hyvän esityksen osatekijä on sen taustalla oleva ajatteluprosessi. Tieto fonttivalintojen perusteista, väreistä, kontrastin ja ryhmittelyn merkityksestä on tärkeää, mutta vielä tärkeämpää on kannustaa ihmisiä rauhoittumaan ja ajattelemaan kiireestä huolimatta. Hyvin läpiajateltu kokonaisuus on helpompi esittää kuin kaaos.