maanantai 24. maaliskuuta 2014

Siisti teksti on helppolukuinen teksti

Edellisessä postauksessa lupasin diaesityksen teksteihin liittyviä vinkkejä ja saamanne pitää. Mennään ihan inhorealismin puolelle ja otetaan tarkasteluun kuvan luettelo, jollaisia minun ei oikeastaan pitäisi nähdä, mutta näen kuitenkin. Kuvan kaltaisen materiaalin esiintymistiheys ei ole missään tolkullisessa suhteessa usein kuulemaani väittämään “meillä käyttäjät hallitsee noi perusasiat ihan hyvin”. Kuvan luettelon epäsiisteys johtuu nimittäin juuri perustaitojen ohuudesta. Kuva ei ole kenenkään koulutukseeni osallistuneen tekele, mutta se on totuutta tarkkaan mukaileva tyyppiesimerkki. Sen avulla osoitan miten luettavuus paranisi jo pelkällä nappulatekniikan osaamisella.


Tekstin viisi virhettä:
  1. Kolmen erilaisen luettelomerkkityypin käyttö on tarpeetonta.
  2. Sinisten kappaleiden luettelomerkkien sisennys on pielessä.
  3. Sisennettyjen kappaleiden sininen väri on ylipäätään huono valinta.
  4. Kolmen alimmaisen kappaleen luettelomerkit ovat tekstiriviin verrattuna liian korkealla. 
  5. Diassa on käytetty kahta fonttia, jotka muistuttavat toisiaan aivan liikaa.


Tällainen tilanne saadaan aikaan tyypillisesti silloin, kun esityksen tekijä kopioi materiaalia vanhasta diaesityksestä, eri ohjelmalla tehdystä diaesityksestä, mahdollisesti tekstidokumentista tai verkkosivulta. Tekstin lähde ei kuitenkaan ole olennainen asia vaan se, että tekstiä pitää siistiä manuaalisesti mikäli se liittämisvaiheessa asettuu miten sattuu.

Nämä korjataan:
Vaihdetaan ensimmäisen tason kappaleiden luettelomerkit samanlaisiksi ja saman kokoisiksi. Alimmaisten kolmen kappaleen luettelomerkkiä on yritetty muuttaa ylimmäisten kolmen kanssa samanlaisiksi luettelomerkin prosenttiarvoa kasvattamalla, mutta käytännössä näin ei synny hyvännäköistä jälkeä vaan luettelomerkki nousee häirisevän korkealle tekstin linjasta. Jos luettelomerkki ei ole mielestäsi sopivan kokoinen, etsi suurempi merkki. Älä muuta sen kokoa prosenttina, vaikka Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunassa sellainen mahdollisuus tarjotaankin.

Luettelomerkin tarkoitus yleensäkin on osoittaa uuden kappaleen alku. Sisennettyjen kappaleiden luettelomerkit vetävät liiaksi huomiota itseensä yksinkertaisesti sen vuoksi, että ne ovat rumat ja kuluneet. Vaihtaisin ne yksinkertaisiksi luetelmaviivoiksi.

Luettelomerkin kanssa käytettävä sisennystapa on ns. riippuva sisennys, jolloin rivin vaihtuessa teksti alkaa samasta kohdasta kuin ensimmäisellä rivillä. Ei ole mitenkään tavatonta, että leikepöydän kautta tuodulle tekstille tapahtuu jotakin samanlaista kuin sinisissä kappaleissa näkyy. Sisennyksen korjaamisen olen neuvonut aikaisemmassa blogipostauksessa, joten jos viivaimen sisennysmerkkien käyttäminen on uusi ja ihmeellinen juttu, käy lukemassa Luetteloiden typografiaa 1.

Luettelon 3 ensimmäistä kappaletta on muotoiltu Calibri-fontilla, sisennetyt kappaleet Arialilla ja loppu taas Calibrilla. Tekstin pistekoko on sama koko diassa, mutta koska Arial-fontin ns. x-korkeus on suurempi kuin Calibrin, kappaleiden tekstien pistekoko vaikuttaa erisuuruiselta. Jos lisäät esitykseen materiaalia vanhasta diaesityksestä tai verkkosivulta, tarkista aina lopuksi, että tekstiin ei ole jäänyt tahattomia fontti- tai kokovaihdoksia. Niistä jos mistään syntyy sotkuinen vaikutelma.

Sisennetyn tekstin väri on huono ratkaisu, koska sininen erottuu taustasta mustaa huonommin. En myöskään usko, että sisennetyt kappaleet ovat sisällöltään niin painavia, että niiden värikorostukseen ylensäkään olisi tarvetta. Tarvittaessa korosta mieluummin yksittäisia sanoja tai korkeintaan paria kolmea kerrallaan lihavoimalla.

Kun edellä luetellut kohdat on korjattu, dia näyttää tältä:


Vaihdoin myös otsikon tasauksen vasempaan ja vaihdoin pääsisennystason luettelomerkkien värin (oletetaan, että se on kuvitellun esimerkkiorganisaation brändiväri). Vielä ei ole karsittu tekstiä eikä haettu sen näyttämiselle vaihtoehtoja. Jo epämääräisten vaihteluiden korjaaminen ja typografisten perusvirheiden karsiminen auttaa. Vaikka dia ei ole kiinnostavimmasta päästä, se on kuitenkin luettava. Ellei ole aikaa hakea kuvia ja on pakko turvautua tekstiin, huolehditaan vähintään siitä, että jälki on siistiä.

perjantai 14. maaliskuuta 2014

Täydellisen kuvan löytämisen tuska

Diaesitysten tekemisen tutuksi tullut maan tapa (vaiko maailman?) on sulloa sivut tekstiä täyteen niin että sivujen marginaalitkin on käytetty viimeistä milliä myöden. Samaan aikaan esitysgrafiikan laadusta valitetaan yhtä paljon kuin verotuksesta. Tästä voisi tehdä johtopäätöksen, että ihmiset mieluummin valittavat kuin tekevät jotakin aktiivisesti asioiden eteen. Aivan kaikissa tapauksissa en kuitenkaan usko tämän pitävän paikkaansa. Tekstin suosiminen johtuu varmasti myös kiireestä ja siitä, että kuvien käyttö on muutenkin pahuksen hankalaa.

Jotta kuvamateriaalin varaan rakennettu diaesitys toimisi, kuvien valinnan tulisi osua nappiin. Hyvän ja aihetta tukevan kuvan löytäminen on mahdottoman hakemisen takana eikä siinä paljon auta vaikka olisi tili jossakin kuvapalvelussa. Minä tiedän! "Täydellisen" kuvan löytää vain sattumalta. Jos kuvamateriaalin voima on tiedostettu, organisaatiossa on yleensä kuvapankki, jossa on otoksia esimerkiksi tuotteista tai niiden valmistusprosessin eri vaiheista. Mutta auta armias jos pitää kuvata jotakin abstraktimpaa kuin omat tuotteet! Miten esimerkiksi visualisoit verkostoitumista tai tiimin hyvää ilmapiiriä kiinnostavasti ja uudella tavalla. On se varmasti mahdollista, mutta entä käytännössä? Kiireinen nakkaa diaesitykseensä ne sata kertaa nähdyt yhteenliitetyt kädet tai ryhmän ihmisiä pomppimassa. Sen jälkeen joku taatusti ratkuttaa kliseistä!




Kuva voi myös kertoa eri ihmisille eri asioita. Jos kuvan ensisijainen tarkoitus on herättää tunteita, on jo astuttu ensimmäinen askel heikolle jäälle! Tosin on hyväksyttävä, että kaikkia emme voi miellyttää. Mielensäpahoittajilla on taipumus iskeä äkkiarvaamatta tilanteissa, joissa ei mitenkään olisi osannut kuvitella tällaista tapahtuvan. Neutraalin tekstin kirjoittaminen on vaikeaa, mutta yleensä tiettyyn kontekstiin liittyvä asiateksti ymmärretään todennäköisemmin oikein kuin kuva, jonka valintaan ei välttämättä ole ehditty paneutumaan kunnolla.

On hyvä, että meille on osoitettu kuvamateriaalin voima, mutta asioissa ei pidä juuttua ääripäihin. Jos oman esitysaineiston kuvaköyhyys surettaa, on hyvä muistaa, että näyttävyys ei pitkälle kanna, ellei kauniiden kuvien takaa löydy ajatuksia. Jos pitää valita notkuuko kuvapankin sivulla etsimässä kuvaa, joka välittäisi viestin ymmärrettävästi ja tehokkaasti vai käyttääkö aikansa rajauksen tekemiseen ja itse esitykseen valmistautumiseen, suosittelen valitsemaan jälkimmäisen. Olen joskus verrannut työelämän esitysaineistoja ja ammattiin liittyvää bloggausta toisiinsa. Olen edelleen sitä mieltä, että ne voi rinnastaa: Kyse on tiettyyn tilanteeseen valmistellusta rajatusta yhteenvedosta!

Koska nyt olen osoittanut näinkin paljon ymmärrystä tekstin suosimista kohtaan, katson velvollisuudekseni antaa seuraavassa postauksessa diaesitysten tekstejä koskevia vinkkejä. Tulevien vinkkien tarkoitus on auttaa tekemään tekstiä sisältävistä diaesityksistä selkeitä ja helposti luettavia, siis toisenlaisia kuin ne Word-dokumenteista copypeistaamalla rakennetut unitarinat. Jos haluat minimoida esityksesi aikana Twitteriin livahtavat  statuspäivitykset, joissa kirotaan pitkästyttäviä powerpointteja, satsaa luettavuuteen.

perjantai 7. maaliskuuta 2014

Ota vastuu diashowltasi

Tällä kerralla vieraspostaus, jonka kirjoittaja on puheviestintäkouluttaja Oili Valkila.
Kun varaudun esitystilanteeseen, teen mahdollisimman pitkän diasarjan, joka totta vie todistaa, että minä tiedän asiasta. Samallahan se toimii muistinani; luen vain seinältä, mitä diassa seisoo!
Kuulostaako hassulta? Monen mielessä kuitenkin pitkälti totta.

Kun välitetään jokin viesti muille, on oma puhe se kaikkein tärkein tekijä. Hieno lisä siihen tulee, jos onnistuu luomaan esitystään tukevan diaesityksen. Diaesitykselle ei kuitenkaan saa jättää vastuuta. Kaikki osaavat lukea, ja jos diat ovat se tärkein, mitä sinulla siellä edessä tehdään? Vastuu on tässä täysin esittäjällä.

Vaikka itse olisi todella kiinnostunut asiastaan ja palaisi sen puolesta, täytyy kuulija aina jotenkin motivoida ja tehdä asia hänellekin kiinnostavaksi. Me emme jakaudu fakta- ja tunneihmisiin. Mitään faktaihmisiä ei ole olemassa, vaikka moni, erityisesti teknisesti suuntautunut ehkä luulee niin. Mikään asia ei mene kenellekään perille ilman tunnevaikutusta. ”Tunnevaikutus” ei kuitenkaan tarkoita ”tunteilua”. Tunnevaikutuksia tulee muun muassa siitä, miltä asia tuntuu, näyttää ja kuulostaa. Miten se voi vaikuttaa elämään ja ihmisiin? Miksi kuuntelisin asiaasi? Mitä se tieto antaa minulle? Miten se ratkaisee ongelmani tai helpottaa elämääni tai jonkun muun elämää? Vastaa tällaisiin kysymyksiin esitystä tehdessäsi, etukäteen. Tietenkin kulloisestakin yleisöstäsi riippuu, miten.

Kun olet koonnut kaiken esitykseesi tarvittavan taustatiedon – tai vähän enemmänkin – päätä se keskeisin asia, jonka haluat saada juuri näille kuulijoillesi perille, vaikka kaikki muu menisi ohi. Valitse siihen sopivat argumentit ja korosta sitä riittävästi muun muassa esimerkein, ja kehystä se pienemmillä asioillasi. Suunnittele sitten rakenteesi. Se on yksinkertaisimmillaan alku-keskiosa-loppu: Alussa innostat kuulijoitasi ja annat syyt ja perusteet kuunnella viestisi loppuun. Sitten etenet ja varmistat yleisökysymyksin ja esimerkein, että päätavoitteesi menee perille. Loppua lähestyessäsi kertaat tärkeimmät kohdat ja suunnittelet napakasti itse lopetuksen, sillä se jää esityksestäsi mieleen hyvässä tai pahassa.

Tee diaesityksesi vasta, kun tiedät keskeisimmän viestisi ja olet suunnitellut esityksesi rakenteen puheena. Silloin saat diasi korostamaan oikeita kohtia esityksessäsi. Esityksesi etenee kohtauksittain kuin elokuva, ja kohtaukset antavat oikean rytmin dioillesikin. Opettele viestisi hyvin. Ei ulkoa, vaan niin että muistat joka kohtauksen ja osaat kertoa sen sisällön tilanteessa kumpuavin omin sanoin.

Älä lue dioja äläkä dioista, sillä diasarja ei ole tarkoitettu muistiinpanoiksi sinulle itsellesi. Hyvässä diassa on vain pari tärkeintä asiaa, tai ehkä jopa pelkkä kuva. Sinä itse kerrot muun – kiinnostavasti ja napakasti.

*****
Oili tekee töitä omassa yrityksessään Will & Way ja julkaisee mainiota Puhetyö-verkkolehteä.

perjantai 28. helmikuuta 2014

Slidedocs - tekstiä esitysgrafiikkaohjelmalla

Nancy Duarte tunnetaan teoksistaan slide:ology ja Resonate, joista jälkimmäisestä voit ladata vuorovaikutteisen e-kirjaversion iBooks-kirjastoosi. Äskettäin Duarte julkaisi e-kirjan nimeltä Slidedocs, joka on erikoinen sekä sisällöltään että toteutustavaltaan.

Slidedocs neuvoo miten tehdään visuaalisesti tyylikkäitä asiakirjoja PowerPointilla. Kuulostaako omituiselta? Juurihan tässä on vuosikaudet pasmennettu miten diaesityksissä on liikaa tekstiä. Duarte on kuitenkin oikeilla jäljillä: Bisnesviestintään, kuten muuhunkin viestintään, kohdistuu koko ajan enemmän lyhentämisen ja tiivistämisen paineita. Tämä kuvastuu mm. siinä, että tekstinkäsittelyohjelman käyttö näyttäisi olevan vähentymään päin ja tekstiä sisältävät asiakokonaisuudet välitetään yhä useammin PowerPoint-diaesityksinä.


Tämä ei kuitenkaan merkitse sitä, että Mutta kun PowerPointissa pitää olla kaikki -käytäntö olisi nyt julistettu oikeaksi. Tekstiä sisältävät diat ovat useinmiten rumia, ikäviä lukea ja niitä käytetään tavalla, jossa ei ole mitään mieltä. Slidedocs-teoksen alussa Duarte toteaa seuraavasti:
Slidedocs are meant to be printed or distributed and read on screen without the accompaniment of a presenter. 
Kyseessä on siis jaettava materiaali, joka on tarkoitettu itsekseen luettavaksi. Slidedocs-menetelmää ei ole tarkoitettu tuottamaan visuaalisesti miellyttävämpi versio tilaisuudesta, jonka aikana yksi sisälukee muille tekstiä screeniltä. Idean taustalla on ajatus, että tehokkain tapa oppia ja luoda uutta on keskustelu, jonka tueksi tarvittavat faktatiedot voidaan antaa ennen tilaisuutta Slidedocs-dokumenttina. Koulutus- ja valmennustyötä tekevät voivat tietenkin käyttää Slidedocs-ideaa koulutusmateriaalin tekemiseen. Vaakasivuthan toimivat hyvin tietokoneen ruudulta tai taulutietokoneelta luettuina.

Slidedocs on toteutettu PowerPointilla. Teoksen ladatessaan saa kylkiäisinä kaksi templatea, joihin voi vaihtaa oman yrityksensä värit, fontit ja grafiikat. Viimeistään tämän paketin luulisi tekevän lopun siitä rutinasta, miten PowerPointilla ei muka voi tuottaa tyylikästä jälkeä.

Ja  melkein unohdin kertoa, että sekä Applen kirjakaupassa oleva multitouch-versio Resonatesta on maksuton, samoin Slidedocs, jonka pääset lataamaan Duarten verkkosivulta.

perjantai 21. helmikuuta 2014

Tunnetko jo nämä PowerPoint -toiminnot?

Olenkin ehtinyt jo kertoa verkkosivullani ja Facebookissa, että PowerPoint 2013 - tehoa viestintään -opas tuli äskettäin painosta. Tämänviikkoiseen blogikirjoitukseen olen poiminut tiiseriksi kolme vinkkiä kirjasta:
  1. Tallennusvaihtoehtojen joukossa oleva PowerPoint-kuvaesitys (Picture Presentation) muuntaa yksittäisten diojen kaiken sisällön grafiikaksi, myös tekstin. Tämän jälkeen sinun ei tarvitse huolehtia siitä, toistuuko käyttämäsi erikoinen fontti oikein toisessa tietokoneessa tai SlideShareen ladattuna. 
  2. Oletko nähnyt kovasti vaivaa tekemällä diaesityksen, johon olet nauhoittanut selostuksen ja koostanut animaatioita? Miksi et tallentaisi aikaansaannostasi mp4-videoksi, jonka voit halutessasi ladata vaikka YouTube-palveluun. Esimerkiksi tämän videon kaikki liike on tehty jo 4 vuotta sitten käytössä olleen PowerPoint 2010 -version animaatiotoiminnolla.
  3. Kun sinulla on kuva ja se on valittuna, katso mitä tapahtuu kun valitset kuvatyökalujen Muotoile-lisävälilehdeltä Kuva-asettelu -painikkeen? Kiva tapa lisätä kuvatekstiä vai mitä?
(Kuva: office.com)
Kirjan opeilla opit kuitenkin vasta PowerPointin nappulatekniikan. Sen osaaminen ei vielä estä tekemästä esitysgrafiikkaa, jota katsellessaan ihmiset toivoisivat olevansa jossakin muualla! Tähän tarjoan lääkkeeksi työpajaa tai lyhyempää luento-osuuksien ja pienien tehtävien muodossa etenevää koulutusta (asiakkaiden palautetta voit lukea sivun lopusta). Työpajaan tai lyhyempään koulutukseen osallistuneet saavat mukaansa paljon hyviä neuvoja sekä e-kirjan, jossa on tiivistettynä sekä päivitettynä vuonna 2009 julkaistun Vaikuta visuaalisesti, laadi selkeä esitys -kirjan pääkohtia. Työpajan jälkeen vältät myös nämä PowerPoint-mokat, joista kirjoitin tällä viikolla Puhetyö-verkkolehdessä!

lauantai 15. helmikuuta 2014

Käytännönläheisyys on pelottavaa

Kokosin viikolla pitämästäni koulutuksesta palauteyhteenvetoa lähetettäväksi asiakkaalle. Sen johdosta asetin itselleni tavoitteeksi pitää koulutus, josta saadussa palautteessa edes yksi valittaisi, että "liikaa käytännön esimerkkejä". Ihmiset pitävät konkreettisesta ja käytännöllisestä paljon enemmän kuin uskotaan. Käytännön esimerkkejä ei ilmeisesti voi olla liikaa.

Esitysgrafiikkaan pätee sama asia. Joissakin koulutuksissa olen sopinut tilaajan kanssa, että osallistujat lähettävät minulle etukäteen omia esityksiään tai valikoituja dioja niistä. Näiden perusteella modifioin päivän sisältöä. Monimutkaista sisältöä on paljon. Kertaakaan en ole joutunut päivittelemään diojen yksinkertaisuutta tai liiallista käytännönläheisyyttä.

Ehkä ajatellaan, että asiantuntijan kuuluu esittää monimutkaista ja vaikeaselkoista sisältöä, mutta ei se ole niin yksinkertaista. Syyksi monimutkaisen sisällön suosimiseen arvelen myös Suomen korkeahkon koulutustason. Kuvitellaan kenties, että kaiken sanotun ja näytetyn pitää vastata vähintään oman alan aineopintoja. Kuitenkin korkea koulutustaso voi tuottaa hyvin kapeaa tietämystä eikä voi olettaa, että meillä olisi toistemme osaamisalueista kovinkaan jäsentynyttä kuvaa. Siksi pitää uskaltaa antaa konkreettisia esimerkkejä, näyttää miten jokin toimii käytännössä ja kertoa tarinoita tosielämästä. Esimerkiksi kuvan voimaa ei kannata ohittaa. Kuva on havainnollinen sekä yksinään että selventämässä monimutkaista.


Entä miten sitten varmistua siitä ettei liian helpolla esitysmateriaalilla loukkaa ketään tai ettei sisältö vastaavasti vihellä yli päälaen? Kohderyhmähän on tietenkin tunnettava. Jos viimeksi oltiin esittelemässä oman alan uusinta uutta kollegoille niin mahdollisesti tänään puhutaankin niille, joilla ei ole arkikäsitystä syvällisempää tietämystä. Kohderyhmästä saa tietoa vain kysymällä. Ei ole mikään häpeä tiedustella tilaisuuden järjestäjältä minkälaisia ihmisiä odotetaan tulevaksi paikalle. Päinvastoin se on merkki siitä, että puheenvuoron tai koulutuksen pitäjä haluaa tehdä parhaansa.

perjantai 7. helmikuuta 2014

Pixlr - kuvankäsittelyä selaimessa

Jos kuvankäsittelytarpeesi ovat satunnaisia tai et yksinkertaisesti ole saanut lupaa investoida kuvankäsittelyohjelmaan, klikkaa itsesi osoitteeseen pixlr.com. Pixlr on ilman käyttäjätilejä ja asentamisia toimiva kuvankäsittelyohjelma, joka riittää vallan hyvin esimerkiksi esitysaineistoihin tarkoitetun kuvamateriaalin perusmuokkaukseen. Jos haluat hyödyntää palvelun kuvakirjastoja, sinulla on oltava käyttäjätunnus, jollaiseksi näyttää kelpaavan myös Google-tili.


Sovelluksessa on mm. kuvatasot, roskienpoistotyökalu, punaisten silmien poistosuodin, värinvalitsin ja mitä nyt kuvankäsittelyn perustarpeisiin kuuluukaan. Voit rajata kuvaa ja muuttaa sen kokoa. Selaimessa muokatun kuvan voit tallentaa omalle tietokoneellesi tai lähettää kavereiden riemuksi Facebookiin. Myös Picasa ja Flickr ovat tallennuskohteiden joukossa.


Tallennusformaattien määrällä ei pröystäillä, mutta tärkeimmät löytyvät: esitysgrafiikkaan ja nettikäyttöön sopivat jpg ja png. Photoshopia tai Photoshop Elementsiä käyttäneelle Pixlr on kuin kotiinsa tulisi, mutta alkuun varmasti pääsee ilman mainittujen klassikoiden käyttökokemustakin. Käyttöliittymä on muuten suomennettu.

Pixlr on ollut olemassa jokusen vuoden, joten pahimmat bugit on ehditty karsia enkä muista niitä siinä suuremmin olleenkaan kun silloin joskus kokeilin sitä ensimmäisen kerran. Tällä kerralla muokkasin testikuvaa Chrome-selaimeen avatussa istunnossa ja kaikki toimi hienosti (testikuvien lähde: Hubspot).

Palvelun etusivulta voit valita kolmesta vaihtoehdosta, joista Pixlr Editor on se varsinainen kuvankäsittelysovellus. Pixlr Express ja Pixlr-o-matic ovat työkaluja, joiden avulla voit liittää kuvaan kehyksiä ja erilaisia tehosteita. Kaksi jälkimmäistä ovat myös sovelluksina App Storessa ja Google Playssa.


Palvelua ylläpitää Autodesk-niminen grafiikkaohjelmavalmistaja. Käyhän testaamassa sopisiko tämä käyttöösi!