PowerPointin tuottavuustyökaluja, 1

Käytätkö PowerPointin apuviivoja? Moni, joka vastaa tähän kieltävästi on perustellut sen sillä, että ei käytä myöskään vapaapiirtotyökaluja. Apuviivat ovat kuitenkin paljon muuta kuin vapaapiirron apuväline, mutta onhan niistä piirtämisessäkin apua. Jos minun pitäisi nimetä PowerPointista vaikkapa kolme hyödyllisintä toimintoa, apuviivat olisivat ehdottomasti tällä listalla.

Yksi viimeistellyn ulkoasun salaisuus diaesityksissä, verkkosivuilla, taitoissa tms. on yksittäisten elementtien tasaus suhteessa toisiinsa. Tasaus on toiston ohella keino tuottaa yhdenmukaisuutta diaesityksiin. Toistoa on esimerkiksi esitystiedoston fontti ja tausta sekä samanlaiset grafiikkaelementit, jotka tuottavat yhdenmukaisuutta koko esityksen tasolla. Myös tasaus voi olla diaesitystiedoston toistuva elementti (esimerkiksi otsikoiden sijoittelu ja tekstielementtien tasaus), mutta se toimii myös yksittäisen dian tasolla. Dia ei saisi näyttää siltä, että siihen on heitelty elementtejä sattumanvaraisesti.

Apuviivat helpottavat mm. elementtien tasaamista keskenään. Versiossa 2010 apuviivat saa käyttöön Näytä-välilehden Apuviivat-valintaruudusta. Versiossa 2007 on ensin avattava pikavalikko dian päällä jossakin sen tyhjässä kohdassa, ei esimerkiksi kuvan päällä. Pikavalikon Ruudukko ja apuviivat -komento avaa valintaikkunan, jonka Näytä piirtotilan apuviivat -valinta tuo näkyviin kaksi oletusapuviivaa. Samassa valintaikkunassa on myös valinta ruudukon käyttöön ottamiseksi, mutta ainakaan itse en osaa käyttää sitä hyödykseni. Ruudukon toimintaa on paljon vaikeampi hallita kuin apuviivojen ja koen sen enemmän häiriöksi kuin hyödyksi.

Kun lähdet vetämään oletusapuviivasta ja painat Ctrl-näppäintä alas, luot uuden apuviivan, jonka voit sijoittaa mihin tahansa. Viivain on syytä pitää esillä, koska se mm. auttaa kohdistamaan apuviivoja tasaisten välimatkojen päähän toisistaan. Apuviivoja voit lisätä niin monta kuin tarvitset. Ne eivät näy diaesityksessä eivätkä tulostu tai kulkeudu pdf-tiedostoon, joten niitä ei tarvitse valmiista työstä edes poistaa.

PowerPointin oletus on, että objektit pyrkivät apuviivan lähelle vietyinä tarttumaan siihen ja tämä on juuri se ominaisuus, joka auttaa objektien tasaamisessa. Apuviivoihin tarttumisen voi väliaikaisesti ohittaa kun painaa Alt-näppäintä alas. (Mikäli sinusta näyttää siltä, että apuviivat eivät toimi kuten tässä on sanottu, tarkista Ruudukko ja apuviivat -ikkunasta onko kohdassa Kohdista ruudukkoon valintamerkkiä.)

Kuvassa tilanne ennen – jälkeen: piirrosobjektit on kohdistettu apuviivaan. Ne on myös muutettu saman kokoisiksi piirto-objektin valinnan jälkeen esille tulevan piirtotyökalujen lisävälilehden Koko-ruutujen avulla. Tasaus ei ole liiallista pikkutarkkuutta, koska huolimattomasti sijoitellut elementit ovat, no, huolimattoman näköisiä. Tasaus on yksi helpoimpia keinoja saada diaesitykseensä viimeisteltyä tuntua.

Kun apuviivat määritellään yhteen diaan, ne ovat samanlaiset kaikissa muissakin avoinna olevan tiedoston dioissa. Tästä seuraa se, että voit käyttää apuviivoja samalla tavalla kuin esimerkiksi julkaisuohjelmassa: Voit rakentaa elementtien sijoittelun avuksi ruudukon tai rajata diaan reunukset.

Apuviivat helpottavat myös objektien ja kuvien skaalausta sekä rajausta. Sijoita apuviiva siihen kohtaan, johon haluat rajata esimerkiksi valokuvaa ja ota rajaustyökalu käyttöön. Myös rajaustyökalu pyrkii kiinnittymään apuviivaan ja saat rajauksen tehtyä täsmällisesti.

Verkkovierailuja muualla

Tyylikäs väripaletti on vasta alkua

Syötteistä löytyi Ben Gremillionin artikkeli Applying Color Schemes Requires Seeing Them Anew, jossa oli oivallisia neuvoja ja esimerkkejä värien käytöstä. Tänä päivänä on tarjolla runsaasti työkaluja, jotka auttavat luomaan tyylikkäitä väripaletteja. Sellaisia on esitelty sekä täällä (Verkkotyökaluja esitysgrafiikan tekijälle) että Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa (mm. Mitähän väriä tähän laittaisi). Vastaavanlaisia työkaluja löytyy jatkuvasti lisää mm. Twitteriä seuraamalla.

Uusissa PowerPoint -versioissa olen mieltynyt erityisen paljon teemoihin, joihin sisältyy mahdollisuus luoda omia väripaletteja. Uudet työkalut ovat myös monta kertaa pakottaneet toteamaan, miten esimerkiksi Adobe Kulerissa tyylikkäältä näyttänyt kokonaisuus ei sitten toiminut diaesityksessä sillä tavoin kuin kuvitteli. Ben Gremillion huomauttaakin, että yhteensopivien värien löytäminen on vasta ensimmäinen askel. Seuraavaksi on ratkaistava miten värejä käyttää, mitä ja montako niistä nostaa etualalle. Artikkelissa olevia esimerkkikuvia kannattaa tutkia, koska ne havainnollistavat hienosti sitä, miten yksittäisellä väriyhdistelmällä voi olla monta ilmettä. Ensimmäisessä esimerkissä väripaletista on luotu kaksi sekoitusta, jotka ovat yleisilmeeltään aika kaukana toisistaan!

Esitysgrafiikan tekijän on syytä katsoa myös tekstiesimerkit. Niistä näkee, miten paljon merkitystä on kokonaisuuden taustalla tai miten tärkeää on huomioida riittävä kontrasti tekstin ja taustan välille.

Logot hiiteen

Garr Reynolds julkaisee sisältöä blogin lisäksi Posterous-tilille. Aamulla löysin Twitteristä linkin postaukseen Get those logos off the screen. Samaa teemaa käsittelin itse tammikuussa: Logolla vai ilman.

Reynolds antaa lyhyen ja ytimekkään neuvon: Haluatko tietää miten tehdä hyviä ja selkeitä esityksiä? Katsele Fox-kaapeliteeveen uutisia ja tee juuri päinvastoin kuin näet niissä tehdyn. Käsin piirretty kaavio uskottavuudesta ja logojen alle jäävästä pinta-alasta on helmi!

SlideShare ja fontit

Sanovat, että olipa diaesityksen fontti mikä tahansa, SlideShare muusaa groteskit Arialiksi ja antiikvat Times New Romaniksi.

No ei nyt sentään, mutta ei todellakaan kannata odottaa, että fontit näyttävät SlideSharessa aivan samanlaisilta kuin omalla tietokoneella. Usein fontit neuvotaan upottamaan tiedostoon, mikäli haluaa välttyä muutoksilta. Tämä ei käyttöoikeusrajoitusten vuoksi aina onnistu, yllättävää kyllä, ei edes kaikkien Windowsin mukana tulevien fonttien osalta.

Kokeilemalla moni asia selviää

Asioita ei tarvitse ihmetellä kun testaa ne käytännössä. Mikään yllätys ei liene se, että Windows-fontit Arial, Tahoma ja Verdana toistuvat SlideShareen tallennetuissa esityksissä. Sen sijaan jo Windowsin mukana saatu Segoe Print muuttuu aivan erinäköiseksi.

Seuraavaksi tein dian, jossa oli valikoima niin ikään tavanomaisia Windows-fontteja sekä Helvetica LT Std, jonka alkuperästä en ole aivan varma: Se on joko asentunut InDesignin mukana tai seurannut jotakin taittomallia, Windows-fontti se ei kuitenkaan ole. Lisäksi käytin GorriSans-nimistä ilmaisfonttia, joka on löytynyt Korinaa kuopasta -blogista. Ylempi kuva on alkuperäinen diaesityksen sivu, josta SlideShareen ladattaessa Helvetica ja Lucida Sans muuttuivat Arialiksi, Rockwell Times New Romaniksi ja GorriSans ilmeisesti Comic Sansiksi.

Tämän jälkeen otin käyttöön fonttien upotuksen, joka löytyy PowerPointin asetusten valintaikkunasta Tallentaminen-kohdasta. Hämmästyin kun Officen mukana tulevasta Lucida Sans -fontista annettiin ilmoitus, että käyttöoikeudet estävät upottamisen. Jätin sen suosiolla pois testisivulta, koska tiesin, ettei se tulisi toistumaan oikein. Sen sijaan Helvetica tuotti yllätyksen. Siitä ei annettu mitään ilmoitusta upotus- ja tallennusvaiheessa, mutta fontille tapahtui SlideShareen vietäessä jotakin merkillistä, aivan kuin siitä olisi muodostettu huonolaatuinen esikatselukuva:

Tämän perusteella voisi siis antaa neuvoksi, että jos haluat käyttää SlideShareen tallennettavassa esityksessä juuri sitä tiettyä fonttia, älä jätä sen tallentamista viime hetkeen vaan tee ensin testitallennus.

Pdf-tiedostoksi muuntamisen jälkeen myös Gorri Sans ja Lucida Sans näkyivät oikein SlideSharessa ilman upottamista. Pdf-tiedostoa ei silti kannata pitää fonttien toistumisen osalta täysin varmana.

Upotus kasvattaa tiedoston kokoa

Fonttien upotus kasvattaa tiedoston kokoa, sehän on itsestään selvää, koska mukaan kerätään ylimääräistä materiaalia. Testitiedoston koko ilman upotettuja fontteja PowerPoint-versiolla 2010 oli 83 kt. Kun tallensin tiedoston Upota ainoastaan esityksessä käytetyt merkit -asetuksella, tiedostokoko oli jo 661 kt. Upota kaikki merkit -määritys tuotti 2,02 Mt kokoisen tiedoston.