perjantai 2. maaliskuuta 2012

Miksi yrittäjän kannattaa satsata esitysgrafiikkaan

Jos käytät PowerPointia tai jotakin muuta esitysgrafiikkaohjelmaa säännöllisesti, sinun kannattaa satsata siihen monestakin syystä.

Näkyminen ulospäin
Liike-elämässä esitysgrafiikkaa käytetään paljon tilanteissa, joissa edustat yritystäsi ulospäin. Kiinnität huomiota verkkosivun ulkoasuun, teetät ehkä kalliita printtiesitteitä ja käyntikortteja, mutta kävelet asiakkaan tai muiden sidosryhmien eteen PowerPointin mukana tulleen pohjan kanssa, jota moni muukin käyttää. Pahimmassa tapauksessa se on vielä peräisin version 2002 aikakaudelta. Sama tiedostohan toimi uudemmassa, mutta ehkäpä on aika hyväksyä, että se toimii vain teknisesti eikä aina niinkään.
PowerPoint-osaaminen ja näyttävä esitysgrafiikka eivät yksinään takaa menestystä. Pitää olla sanottavaa ja sisältöä.  Huolehdit kuitenkin myös omasta ulkonäöstäsi, joten miksi antaisit diaesityksesi olla huolimatonta tusinatavaraa. Jos olet hyvä tekemään napakoita ja hauskoja tiivistyksiä ja olet vielä teknisesti näppärä esitysgrafiikkaohjelmasi kanssa, voit saada taidoistasi apua jopa esiintymisjännityksen lievittämiseen. Hyvä Terveys -lehden 1/2012 artikkelissa Astu esiin ja uskalla puhua asiantuntija Merja Almonkari toteaa: “Ja itsevarmuus lisääntyy kun huomaa yleisön katsovan kiinnostuneena hienoja kuvia.”

Vielä lisäisin, että ei pidä tuijottaa liikaa sanaan hieno tai ottaa sitä aivan kirjaimellisesti. Omaperäinen ehkä vähän särmikkäämpikin signature-look päihittää useimmissa tapauksissa steriilin kuvapankkijäljen.

Mitä jos tietäisit hävinneesi tarjouskilpailun siksi, että kilpailija oli valmistellut johdonmukaisemman ja selkeämmän esityksen, jolla onnistui vakuuttamaan asiakkaan. Monet tuotteet ovat lähes identtisiä hinnaltaan ja muilta ominaisuuksiltaan. Onko sinulla varaa jättää käyttämättä yhtään erottumiskeinoa? Kuvittele sitä ihanaa tilannetta, jossa kilpailija mättää asiakkaan naaman eteen 12 pisteen luetteloita ja siellä seassa Excel-taulukkoa, jotka on copypeistattu sellaisenaan esiteteksteistä ja tuotteen spekseistä. Sitten tulet sinä, joka osaat kiteyttää asiat ja olet vielä visualisoinut sen mikä visualisoitavaksi sopii.

Entäpä sitten nettinäkyvyys. Subjektiivinen mielipiteeni on, että Facebook on entistä vahvemmin muuttumassa suurten yritysten hiekkalaatikoksi. Me pienet tarvitsemme nettinäkyvyyttämme edistämään hyvää ja edullisesti tehtävää sisältömarkkinointia. Jollekin yritykselle SlideShare saattaa olla juuri Se Juttu. Esitysgrafiikkaohjelmia ei kannata väheksyä siksi, ettei niitä osaa käyttää. Asioita voi opetella ja kun oppii, huomaa saaneensa mitä mainioimman tarinankerronnan työkalun.

Yrityksen sisäinen tiedotus ja viestintä
Monessa yrityksessä PowerPoint-esityksiä käytetään sisäisen tiedottamisen välineenä. Olen esimerkiksi nähnyt asiakkaiden luona käytävämonitoreja, joissa pyörii tiedotusmateriaalia. Sitä tehdään tyypillisesti PowerPointissa. Lisäksi PowerPointia käytetään aineiston jakeluun esitystilanteiden ulkopuolella. Se on monessa paikassa jo raportointityökalun asemassa. Tällöin tiedostot ovat hyvin tietointensiivisiä, mutta sinänsä siinä ei ole mitään pahaa. Koulutuksissani opettamaani helppoa menetelmää on käytetty kohentamaan kaikenlaista esitysmateriaalia, myös tietointensiivistä. Tiedon määrä ei ole mikään syy tehdä sekavaa ja vaikeasti luettavaa aineistoa.

Joka päivä kärsitään sekavan ja huonosti toteutetun esitysgrafiikan vuoksi. Samaan aikaan odotetaan, että ihmiset omaksuvat uutta tietoa aina vain nopeammin. Normeiksi päästetyt esitysgrafiikkakäytännöt ovat pahassa ristiriidassa tämän kanssa. Tähän tuntuu olevan varaa vaikka kaikessa mahdollisessa muuten pyritään säästämään.



Oikein tehty pohja sisäiseen ja ulkoiseen viestintään
Korostuipa omassa PowerPoint-käytössäsi sitten ulkoinen tai sisäinen viestintä, huolehdi siitä, että pohjat tai teemat on oikein tehty. Ei ole pitkä aika siitä, kun korjasin asiakkaan luona (ties kuinka monennen kerran) mainostoimistossa teetetyn pohjan, josta upea grafiikka siirtyi aina mukana kun jotakin muutakin siirrettiin. (Mainostoimistot huom! Tulen oikein mielelläni kertomaan, miten versioissa 2007/2010 nämä asiat tehdään oikein!)