perjantai 24. helmikuuta 2012

Tilannetajua, ei perustelemattomia rajoituksia

Kun PowerPointin vastaiset äänet alkoivat voimistua, ensimmäiset yritykset tehdä asioille jotakin olivat rajoitukset. Kuinkas muutenkaan. Rajoittaminen on ihmiselle tyypillistä eikä mitenkään erityisen perisuomalainen ominaisuus. Ikävän pitäminen ja kieltäminen osataan kaikkialla maailmassa.

Rajoitukset koskivat mm.
  • otsikon pituutta
  • luettelon rivien määrää
  • sanojen määrää rivillä
  • diojen määrää.

Tämän jälkeen ilmestyi Ainoa Oikea, tuo ihmiskunnan eri vaiheissa useasti ennenkin seikkaillut myyttinen hahmo. Tällä kerralla sen tunnisti isosta kuvasta ja minimaalisesta tekstistä. Tämänkään Ainoan Oikean inkarnaatio ei kuitenkaan ollut pitkäikäinen. Dogmaattisuus harvoin on pitkäikäistä.

Katsokaapa tätä diaesitystä, jonka aiheena on verkkosivujen suunnittelu mobiililaitteille. Dioissa on pienellä kirjoitettua teknistä nippelitietoa; luetteloita; kartta, jossa on paljon pientä pränttiä (dia 34); pientä pränttiä ilman karttaa; tietointensiivinen käppyräkaavio (dia 35); ainakin kahta eri väristä taustaa; monella sivulla ohjelmakoodin listausta ja hirvitys: Koko esityksessä on 140 diaa. Kammottavaa vai mitä?

Rethinking the Mobile Web by Yiibu
View more presentations from Bryan Rieger
Minusta diaesitys on erinomainen esimerkki tietointensiivisestä diaesityksestä, joka toimii sellaisenaan ainakin SlideSharessa. Esitystilanteessa saattaisi vähempikin riittää, mutta paha sanoa, kun ei ole nähnyt miten tätä käytetään. Jostakin syystä voisin kuitenkin lyödä vetoa siitä, että esityksen pitäjä ei ole sisälukenut tekstejä kaulukseensa mutisten.

Hyvässä diaesityksessä on sen verran yksityiskohtia kuin tilanne vaatii ja kohderyhmä pystyy sulattamaan. Suurikin määrä yksityiskohtia voidaan kuitenkin esittää selkeästi. Tietointensiivisyys ei synonyymi rumalle ja sekavalle.

perjantai 17. helmikuuta 2012

Auta samaistumaan ja osallistumaan


Olin tehnyt opetusmateriaaliini kuvan ns. Eisenhowerin matriisista, jota käytetään apuna määriteltäessä tehtävien tärkeysjärjestystä. Ajanhallinta, johon kaavio viittaa on varsinaisesti toisen blogini asioita, mutta keskitynkin tässä materiaalia koskeviin ratkaisuihin.

Minulla oli kuva, johon eri tehtävätyypit on sijoitettu akseleille tärkeys ja kiireellisyys. A ja B ovat tärkeitä tehtäviä, joihin tulisi käyttää eniten aikaa. C ja D ovat vähäpätöisempiä, vaikkakin moni antaa C-ryhmän tehtävien viedä mennessään. Olin kirjoittanut myös esimerkkejä siitä, mitä kuhunkin luokkaan kuuluu.


Sitten tajusin olevani kuin se kuuluisa suutarin lapsi, joka kulkea rahjustaa ilman kenkiä. Reppana. Vielä tällä kelillä!

Kun esittelen tätä matriisia, puhun esimerkeistä jonkin verran laveammin kuin mitä luetteloissa sanotaan. Silti oli todettava, että tämähän on hirvittävän tylsä, PowerPoint-halvausriski on melkoinen. Jos koulutukseen osallistuvien joukossa on asiaan vähänkään epäillen suhtautuvia, teen heille mahdottoman helpoksi tämän kuvion ohittamisen.

Olen viime aikoina tutkinut tarinallisuutta ja pohtinut miten sitä voisi hyödyntää mm. esitysaineistoissa ja opetusmateriaaleissa. Saamieni vaikutteiden mukaan päätin kokeilla tällaista:


Kuvassa on sama matriisi, mutta korvasin luettelot esimerkeillä, jotka ovat omasta elämästäni ja joihin on ehkä helpompi samaistua. Tilanteet voi kuvitella mielessään ja tätä kautta löytyy helposti yhtymäkohtia omaan työpäivään.

Käytän diaesityksiä koulutuksessa yleensä siten, että erikseen jaettavassa tekstimuotoisessa opetusmateriaalissa on kuvituksena valikoituja otoksia diaesityksestä. Tämä kaavio ei ollut kuvana vaan teksti oli aukikirjoitettuna hieman pidemmässä muodossa. Puhekuplakuvan kuitenkin ajattelin lisätä opetusmonisteeseen. Tyhjänä. Koulutukseen osallistujat saavat kirjoittaa tyhjiin puhekupliin vastaavat esimerkit omasta elämästään. Entä miten olisi, jos projektiryhmä saisi samanlaisen suuren lakanan täydennettäväksi yhdessä?

En muuten suinkaan pidä äkälintujen tai Zombie Islandin pelaamista turhana asiana. Jos pipoa ei koskaan löysää, alkaa puristaa päätä. Mutta jos tarjouksen deadline häämöttää ajallisesti välittömässä läheisyydessä, ei ole pelaamisen paikka!

perjantai 10. helmikuuta 2012

PowerPoint 2010 ja fiksumpi SmartArt

Kun siirryit PowerPoint 2010 -käyttäjäksi versiosta 2007, tulitko tutkineeksi SmartArt-kaavioiden uusia ominaisuuksia vai ohititko koko työkalun toteamalla “ai se on toi vanha.” SmartArt-kaavioita kannattaa vilkaista tarkemmin ellei niiden muutoksiin ole vielä tutustunut, sillä versiopäivityksen myötä on saatu aivan uusia ominaisuuksia ja pari pientä ärsytystä on vanhasta korjattu.

Eräs merkittävä korjaus liittyy kaavioon lisättyjen kuvien käsittelyyn. Versiossa 2007 kuvat saattoivat venyä tai litistyä ikävästi ellei niiden kuvasuhde sopinut kaaviossa olevaan kuvaobjektiin ja tilanteessa piti turvautua kaikenlaisiin konstailuihin. Versiossa 2010 kuvat rajataan automaattisesti. Mikäli rajaus ei osu aivan kohdalleen, voit käyttää rajaustyökalua siirtääksesi kuvaa parempaan paikkaan kehyksen sisällä.

Kaaviovalikoima on täydentynyt lähes 50 uudella kaaviotyypillä. Mukana on runsaasti kuvamateriaalin esittämiseen sopivia valmismalleja.



Aikaisemmin luettelo voitiin muuttaa kaavioksi, mutta versiossa 2010 kaavio voidaan muuttaa luettelotekstiksi ja piirrokseksi. Etenkin mahdollisuus muuttaa SmartArt-kaavio piirrokseksi on minusta merkittävä apu, sillä tunnustan käyttäväni uusimpia PowerPoint-versioita moniin sellaisiinkin töihin, joihin aikaisemmin olisin avannut vektorigrafiikkaohjelman. Piirrokseksi muutettua SmartArt-kaaviota voi muokata vapaasti PowerPointin grafiikkatyökaluilla.

Muistuttaisin vielä, että SmartArt-työkalu ei ole erityinen PowerPoint-toiminto vaan sen saa käyttöönsä myös Wordissa ja Excelissä sekä Outlookissa.

Kaaviomuotoinen esitys on oivallinen keino korvata tekstiä. Kaavio selittää havainnollisesti kokonaisuuden rakentumista osista ja osien suhdetta toisiinsa. Yleisimmin käytetyt kaaviot voidaan luokitella niiden merkityksen perustella esimerkiksi prosessin kulkua tai ilmiön rakennetta sekä erilaisia suhteita kuvaaviin esityksiin. SmartArt-kaaviovalikoimasta löytyy valmiita kuvaajia näihin tarkoituksiin.

Jos kaipaat lisäideoita esittääksesi asioita kaavakuvan muodossa, tutustu Exploratree-sivustoon:
"Exploratree is a free web resource where you can access a library of ready-made interactive thinking guides, print them, edit them or make your own. You can share them and work on them in groups too."

perjantai 3. helmikuuta 2012

Viestitkö vai pidätkö pelkästään meteliä?


Kävin läpi koulutusmateriaaliani, jossa mm. selitän mitä tarkoitan leikkimielisellä joskin totuuteen vahvasti perustuvalla termillä PowerPoint-halvaus: Miltä se näyttää (ja kuulostaa) ja mistä se johtuu. Pysähdyin sen syitä esitelevään kuvaan, josta tuli mieleeni, miten vaarallista on ottaa pinnallisia patenttiratkaisuja käyttöön ja muuten jatkaa vanhaan malliin. Presentationzen on kulunut jo useissa käsissä ja periaate “hyvää esitysgrafiikkaa tulee kun käyttää paljon kuvia ja vähän tekstiä” on levinnyt kuin musta surma keskiajalla. Mutta mitä apua on hienoista kuvista, jos niiden kanssa käytetään tällaisia sanoja? Esitystä seuraavat pääsevät ainakin pelaamaan bullshit-bingoa, mutta se tuskin on tarkoitus.

 

Kun kuulen kuvan diojen otsikoissa olevia sanoja, höristän korviani. En suinkaan siksi, että sanat olisivat inspiroivinta mitä tiedän. Olen utelias kuulemaan, miten niitä käyttänyt ihminen muuten puhuu. Eihän liike-elämässä tietyistä termeistä aina pääse, mutta niiden ympärille voi joko rakentaa epämääräisen passiiveja, sivulauseita ja uuskielen tyhjänpäiväisiä sanoja rönsyävän sotkun tai puhua ihmisen ymmärrettävällä kielellä. Jälkimmäistä kuulee joskus, ensin mainittua paljon. Valitettavasti. Konsulttikieli on pelkkää hälyä eikä se toimi yhteisten merkitysten raaka-aineena.

Kuvitellaanpa, että pidät esitystä henkilökunnalle, koska haluaisit heidän sitoutuvan tärkeään tavoitteeseen. Löydät hienon kuvan, joka on erinomainen metafora aiheestasi ja sitten menet kirjoittamaan jotakin tahtotilasta, innovoinnista ja lisäarvosta. Mitä tekevät ihmiset? Suurin osa sanoo mielessään, että “pyh” sikäli kuin tuottamaltasi PowerPoint-halvaukselta enää jaksaa keskittyä esitykseen. Tätä samaa he ovat kuulleet monta kertaa ennenkin. Jos haluat saada ihmiset sitoutumaan ja osallistumaan, lopetat horisemisen. Sen sijaan myyt heille mielikuvan siitä loistavasta tulevaisuudesta, johon tavoitteet saavuttamalla päästään. Vetoat tunteisiin. Nauratat ja itketät. Suututatkin, koska ellei kukaan koskaan suutu, mikään ei muutu.

Ei siis kuva eikä teksti vaan kohderyhmää puhuttelevat kuvat ja teksti. Säästä agenda, innovointi, substanssi ja tahtotila kilpailuun, jossa etsitään parasta sanaa luomaan kuiluja ihmisten välille. Tunteminen on nykyisin sallittua.