Tiedon kuvia

Omien grafiikkaobjektien luominen PowerPointilla

2012-01-27T14:11:00.002+02:00

Tänään tarjolla on vaihteeksi PowerPoint-perusohjetta! PowerPoint 2010 -versiohan toi uusia kivoja mahdollisuuksia grafiikan muokkaamista varten. Näistä Yhdistä muodot -toiminto on työkalu, jollaiseen ainakin vektorigrafiikkaohjelmia (esimerkiksi Illustrator, CorelDRAW tai Inkscape) käyttäneet ovat tottuneet.

Yhdistä muodot -toiminnon avulla voit luoda uusia grafiikkaobjekteja ja leikata piirrosobjekteista palasia pois.Tähän saakka vapaapiirto PowerPointilla on käytännössä rajoittunut Muodot-painikkeen valikoiman vaihtoehtoihin. Saatavilla on vapaapiirtokynä ja piirrosobjektien ääriviivaa voi muokata piste pisteeltä, mutta mahdollisuudet ovat rajalliset verrattuna varsinaisiin vektoripiirto-ohjelmiin.

Yhdistä muodot -työkalu ei ole valmiina perusvälilehdillä vaan se on haettava erikseen pikatyökaluriville PowerPointin asetusikkunan kautta. Löydät painikkeen Kaikki komennot -luokasta.

Yhdistä muodot on itse asiassa 4 erilaista toimintoa, joista esimerkit kuvissa:

Muodon yhdiste tekee kahdesta tai useammasta valitusta objektista uuden.
Muodon yhdistäminen luo uuden objektin ja leikkaava alue poistetaan.

Muodon leikkaus poistaa kahdesta objektista kaiken muun, paitsi niiden toisiaan leikkaavan alueen.
Muodon vähennys -komennon avulla objektista voidaan leikata pois toisen objektin muotoinen pala.

Huomaat piankin, että objektin sijainti suhteessa toiseen objektiin vaikuttaa uuden objektin väritykseen,täytteeseeen ja joissakin tapauksissa myös muotoon. Objektin sijainti suhteessa toiseenhan määräytyy piirtojärjestyksen perusteella ja sitä voidaan muuttaa Järjestä-komennoilla. Tämän lisäksi valintajärjestyksellä voidaan vaikuttaa uuden objektin väritykseen, täytteeseen tai muotoon. Esimerkiksi Muodon yhdistäminen -kuvassa vihreä neliö valittiin ensin. Vastaavasti Muodon leikkaus -kuvassa oranssin värinen pallo.

Yhdistä muodot -toimintoa voidaan käyttää vain piirto-objektien muokkaamiseen. Jos haluat leikata bittikarttaa tiettyyn muotoon, käytä siihen rajaustoimintoa.

Ota Twitteristä oppia ennen seuraavan PowerPoint-esityksen tekemistä

2012-01-20T14:15:00.000+02:00

Jos Twitterissä osaa kirjoittaa järjellisiä tviittejä, on jo hyvän matkaa tiellä, jonka toisessa päässä häämöttää taito tehdä hyvää esitysmateriaalia. Hyvää esitysmateriaaliahan on sellainen, joka ei aiheuta PowerPoint-halvausta ja tätä vaivaa taas estetään tehokkaasti mm. tekstiä vähentämällä.

Järjellisellä tviitillä tarkoitan Twitter-viestin enimmäismerkkimäärään mahtuvaa tekstikokonaisuutta, jolla sanotaan jotakin ja jossa myös oikeakielisyys on kohtalaista. Twitter-sulkeisten jälkeen työskentely PowerPointissa on naurettavan helppoa, sillä sinun ei tarvitse pysytellä merkin päälle tietyissä rajoissa ja voit huomioida mm. oikeakielisyyden vaatimukset paremmin kuin Twitterissä. Olet kuitenkin oppinut kirjoittamaan napakoita lauseita.

Myös esityksen pitäjien tyypillisille aloituspuheenvuoroille tekisi eetvarttia ottaa mallia vaikkapa Twitter-profiilin kuvauksesta, jossa itsestään pitää kertoa olennainen 160 merkin avulla. Etenkin koulutuspäivää avaavat kouluttajat voisivat astua nyt peilin eteen. Olen ollut monessakin koulutuksessa osallistujan roolissa ja ihmettelen kolmen vartin mittaisia yritysesittelyitä, joissa käydään läpi yrityksen historiikki, toimintaa ohjaavat periaatteet ja pitäähän myös kouluttajan henkilönä esitellä mittava työhistoriansa. Minusta vartti on ehdoton yläraja tälle osuudelle. Parasta olisi, jos kouluttajat keskuudessaan ottaisivat eettiseksi ohjeekseen suoriutua omasta ja yrityksensä esittelystä Pecha Kuchan rajoissa: 6 minuuttia, 40 sekuntia.

Se, jota kouluttajan ja tämän yrityksen tausta kiinnostaa, selvittää nämä kyllä ja tästäpä syystä on syytä pitää kyseiset perustiedot ajan tasalla esimerkiksi verkkosivullaan tai LinkedIn-palvelussa. Useimmilla on kuitenkin koulutuksen alkaessa palava halu päästä päivän varsinaiseen aiheeseen käsiksi. Jäntevä alkupuheenvuoro on on omiaan lisäämään osallistujien tyytyväisyyttä, joka sitten tuntuu palautteessa. Koulutuspäivän aloitus ei ole markkinointiviestintää. Koulutuspäivän aloituksen fokus on osallistujissa, tulevan päivän ohjelmassa ja sitä koskevien odotusten esille nostamisessa.

Kiteytä, lyhennä ja tiivistä

2012-01-13T10:56:00.001+02:00

Vaikuta varmasti -työpajoissa otan esille mm. esityksen suunnittelun ja miten tärkeää olisi hahmottaa oma esitys ja materiaali kokonaisuutena, josta nousee selvä ydinviesti. Aistin usein ilmassa vahvaa epäilystä, koska käytännön inhorealismihan on sitä, että esitys kootaan kovassa kiireessä miten parhaiten taidetaan: “Koska aikaisemmin puhuin tuosta, otanpa mukaan vastaavat diat ja jos joku kysyy lisää niin kopioinpa vielä noista toisista esityksestä muutaman 10 sivua varmuuden vuoksi.”

Kysyn: “Jos varaudut tunnin puheenvuoroon ja kuulet paikan päällä, että se onkin typistetty 20 minuuttiin niin onko sinulle selvää mitä voit jättää pois.” Tässä vaiheessa syttyvät ensimmäiset ahaa-lamput! Jatkan vielä pidemmälle ja kerron miten ihmiset muistavat paljon vähemmän kuin yleensä luullaan. Sen jälkeen kysyn: “Pystytkö sanomaan enintään kolmella lauseella sen, minkä haluaisit ihmisten muistavan esityksestäsi.” Ahaa-lamput riittäisivät valaisemaan luokkahuoneen jopa marraskuisena sadepäivänä!

Blogikirjoituksessaan In Presentations, Learn to Say Less Ron Askenas muistuttaa, että ajatusten kiteyttämisen ja tiivistämisen kyvystä on tulossa yhä tärkeämpää. Ei ole aikaa kahlata läpi loputtomia yksityiskohtien ja perusteluiden listoja.

Dan Roam esittelee kirjassaan Blah, blah, blah BLUF-periaatteen. Lyhenne tulee sanoista Bottom Line Up Front ja tarkoittaa sitä, että kun tilanne on päällä, toiminta ei välttämättä vaadi joka ikisen detaljin tietämistä. On tyypillistä, että esityksissä aloitetaan ellei aivan muinaisista roomalaisista niin kuitenkin hyvin kaukaa ja kertaillaan jopa tietoa, jota sillä nimenomaisella hetkellä ei tarvita. Dan Roam neuvoo aloittamaan tärkeimmästä asiasta eli siitä, johon kaiken taustatiedon ja yksityiskohtien perusteella on päästy. Jos tällä onnistuu herättämään kiinnostuksen, areena on hetkeksi vapaa myös tarvittaville tarkennuksille. Perinteisen tavan mukaan ensin hypnotisoidaan ihmiset uneen ja siinä vaiheessa kun olisi jotakin sanottavaa, kukaan ei edes muista miksi esitys pidetään.

Mistä sitten johtuu vastahakoisuus mennä heti asiaan? Askenas mainitsee blogipostauksessaan kaksi asiaa, jotka voin vahvistaa koulutuspäivien keskusteluiden pohjalta:

Tietoa on liikaa.

Sen esittäjällä on liian vähän itseluottamusta.

Asiantuntijat joutuvat käsittelemään kysymyksiä, joihin ei ole olemassa oikeaa vastausta tai niitä voi olla useita. Tämä johtaa helposti siihen, että kerätään paljon dataa ja toivotaan, että joku muu tuottaisi siitä asian ytimeen menevän kiteytytyksen. Ja silloinkin kun käsillä olevan tiedon avulla voitaisiin päästä johonkin lopputulokseen, arastellaan sen esittämistä. Sehän tarkoittaa myös vastuunottoa, joku tärkeä voi olla eri mieltä ja vaikkapa suuttua.

Se, että asiat kiteytetään ja sanotaan lyhyesti ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö esityksen takana voisi olla kaikkea sitä tietoa, mitä perinteisesti kahlataan läpi esitystilanteessa. Sitä pitää olla mukana myös esitystilanteessa, koska joku kuitenkin kysyy: "Mistä nuo luvut on saatu."Diaesityksen tarkoitus on kuitenkin olla yhteenveto eikä datadumppi kaikesta käsillä olevasta tiedosta. Verkkojen aikakaudellahan detaljitietoa on helppo jaella sitä tarvitseville.

Pystytkö sinä sanomaan enintään kolmella lauseella sen, minkä haluaisit ihmisten muistavan esityksestäsi? Kun olet selvittänyt tämän, käsittele se ensin.

Joulutauolle

2011-12-16T12:14:00.000+02:00

Kiitos teille blogini lukijat tästä vuodesta. Blogi jää nyt joulutauolle. Seuraava kirjoitus ilmestyy viikolla 2.

Julkaisin tänään Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa postauksen, jossa esittelen 10 softasuosikkiani. Joukossa on mm. esitysgrafiikan tekemiseen sekä näyttämiseen liittyviä ohjelmia ja tietysti paljon muuta. Kurkista löydätkö suosikkisi listasta vai saatko kenties uuden käyttökelpoisen apuvälineen työtäsi helpottamaan.

Kokousten kiusallinen virus: PowerPoint-halvaus

2011-12-09T08:43:00.001+02:00

Katleena Kortesuo ja Reetta Koski kirjoittavat Talentumille kirjaa nimeltä Kokousten 7 kuolemansyntiä. He pyysivät minua kirjoittamaan artikkelin PowerPoint-halvauksesta ja sain luvan laittaa tekstin myös tänne. En osaa sanoa paljonko teksti muuttuu siihen mennessä kun kirja on painettu, mutta tässä originaaliversio. (Tiedä minkälainen keräilyharvinaisuus postauksesta vielä tulee.)

*****

PowerPoint-halvaus tarkoittaa pitkästyttävän diaesityksen aiheuttamaa vireystilan romahdusta. PowerPoint-halvaus johtuu virheoletuksesta, että normaali ihminen jaksaisi lamaantumatta kuunnella yli kymmentä minuuttia monotonisella äänellä sisältäluettuja tylsiä bulletlistoja.

Kuva: Tmi Redanredan

Seuraavassa avaan seitsemää esitysgrafiikan käyttöä koskevaa teesiäni, jotka muodostavat PowerPoint-halvauksen vastaisen taistelun perustan:

Esitysgrafiikkaa käytetään yleensä silloin kun ihmisillä on asiaa toisilleen.
Tilanteissa, joissa käytät esitysgrafiikkaa, sinulla on jotakin asiaa toisille ihmisille tai tämä olisi kovin suotavaa. Esitysgrafiikan välityksellä jaat ehkä tietoa, joka on tarkoitettu käytettäväksi mm. päätöksenteossa ja ongelmanratkaisussa tai sen avulla joku voisi oppia uutta. Joskus tieto saattaa auttaa pelastamaan ihmisen hengen tai se voi estää yritysjohtajia tekemästä vääriä päätöksiä, jotka puolestaan voisivat vaikuttaa satojen työpaikkoihin. Jos haluat tiedon menevän perille ja vaikuttavan, esitä se ymmärrettävästi ja mielellään myös mielenkiintoisesti. Bulletlistat ovat harvemmin edes ymmärrettäviä.

Ihmiset ja tilanteet ovat erilaisia. Samanlainen setti ei toimi aina.
Kuvittele istuvasi kanssani kahvilla minkä tahansa vuoden syyskuussa. Sanon: “Löysin hiuksistani eilen hirvikärpäsen.” Keskustelu etenee tästä sen mukaan, mikä on sinun kokemuksesi hirvikärpäsestä. Entäpä jos sanoisin: “Tein eilen havainnon: Hiusteni joukossa oli Lipoptena cervi eli täikärpästen, Hipposcidae, heimoon kuuluva kaksisiipinen ulkoloinen.” Pitäisit minua hulluna, ellet sitten sattuisi olemaan biologi, jonka elämäntehtävä on tutkia hirvikärpäsiä. Ethän toimi jälkimmäisen esimerkin tapaan? Älä jätä huomiotta esityksesi kohderyhmää, tämän ennakkokäsityksiä ja tietoja aiheesta.

Jakomateriaali on eri asia kuin esitysmateriaali. Diaesitys ei ole 60-sivuinen raportti toiseen välineeseen siirrettynä. Diaesityksessä ei ole pakko olla kaikkea mitä luit lähteestä. Täydentävän lisämateriaalin jakelemiseen on olemassa lukemattomia erilaisia tapoja. Jos taas 60-sivuinen raportti on niin tuhtia tavaraa, että se on pakko näyttää kokonaan niin eikö säästyisi aikaa, jos lähettäisit raportin luettavaksi ennen kokousta ja sitten kokoukseen tultaisiin keskustelemaan sen pohjalta? Tätä kutsutaan kokoukseen valmistautumiseksi.

Kiinnostava ja selkeä esitysgrafiikka ei ole välinesidonnaista.
PowerPoint, Keynote, Prezi yms välineet eivät tee esitysgrafiikkaa. Sitä tekee ihminen. Säännöllisin väliajoin vedetään jokin uusi tuotenimi esille kuin maailmaan olisi ilmaantunut esitysgrafiikkaohjelmaksi naamioitunut Merlin heiluttamaan taikasauvaa. Ei se niin mene, hyvää tai huonoa esitysgrafiikkaa ei synny ilman tekijän myötävaikutusta.

Esitysgrafiikan tekemiseen käytettävän välineen toiminnot on tunnettava edes kohtalaisesti. Et taatusti toimi niin, että käynnistät pensasleikkurin ja heität sen puskaan riehumaan itsekseen. Miksi olettaisit, että hyvä esitys syntyy, kunhan ohjelman avaa ja vähän tajunnanvirtaansa kirjoittelee. Ohjelman oletukset ohjaavat ja uusia luetteloitakin saa aikaan niin kätevästi yhden napin painalluksella. Ei synny hyvä esitys näin. Se on nähty!

Kaikissa kokouksissa ei tarvita esitysgrafiikkaa. Jos olet muutosvastarintainen tyranni ja sinun on kuitenkin esimiehesi vaatimuksesta kutsuttava ihmisiä koolle ideoimaan uutta ja suunnittelemaan, esitysgrafiikan avulla pidät varmimmin huolen siitä, että muutokset eivät tule uhkaamaan tasapainoista olotilaasi. Ota esille luettelot ja Excelistä kopipeistatut taulukot niin väki tylsistyy eikä esitä kiusallisia ehdotuksia, jotka saattaisivat johtaa johonkin uuteen. Muut kuin tyrannit kokeilkoon ryhmässä tuotettavaa ideakarttaa tai jotakin muuta visuaalista ryhmätyömenetelmää.

Hyvä esitys on esittäjänsä näköinen.“Ennenkin on näin tehty” on vihonviimeinen perustelu tekemiselle ja valinnoille. Seuraavan kerran kun puhut itsellesi tutusta aiheesta, kokeile rohkeasti uudenlaista lähestymistapaa: Unohda tekstilistat ja näytä muutama tilanteen henkeen sopiva kuva, jotka voivat olla vaikka itse otettuja. Tai miten olisi esitykseen upotettu video? Luettelon tilalla voisi olla keskustelua herättäviä kysymyksiä tai väittämiä. Esitysgrafiikkaohjelman sivu on tyhjä pinta, johon voit lisätä juuri sellaista sisältöä kuin haluat!

*****

Lääkkeeksi PowerPoint-halvaukseen tarjoan koulutusta: Vaikuta varmasti ja PowerPointiton palaveri sekä kirjaani Vaikuta visuaalisesti. Siihen saakka kunnes Katleenan ja Reetan kirja tulee painosta, voit hakea helpotusta tylsiin kokouksiin kirjan Facebook-sivulta.

Tunnelmia graafisen fasilitoinnin työpajan jälkeen

2011-12-02T10:21:00.001+02:00

En osaa piirtää. Kun piirrän kuvan esimerkiksi koiristani, lopputulos saattaa olla mitä tahansa oravan ja vyötiäisen väliltä (kaikki 3 koiraani ovat mäyräkoiria). Siitä huolimatta, ja myös koska olen itsekritiikitön kiusankappale, tartun kyllä tussiin selittäessäni jotakin asiaa ja piirrän pallukoita, neliöitä ja nuolia.

Piirustaidottomuudesta huolimatta kiinnostuin Jyväskylässä eilen järjestetystä graafisen fasilitoinnin työpajasta niin paljon, että ilmoittauduin mukaan. En suinkaan suunnittele uranvaihtoa graafisen fasilitoinnin puolelle vaan lähdin hakemaan lähinnä lisäideoita omiin koulutuksiini, jotta osaisin paremmin auttaa ihmisiä käsitekokonaisuuksien ja prosessien visuaalisessa esittämisessä. Juuri tätä sieltä sain mukaani ja paljon muutakin: Osaan jo piirtää ihmisen, joka lienee evoluutiossa seuraava vaihe tikku-ukon jälkeen. Kuvassa kuitenkin harjoitussession tuotoksia: Saimme tehtäväksi keksiä ryhmissä kuvallisia ilmaisutapoja käsitteille ja ilmiöille.

Pinnalta katsoen graafinen fasilitointi on seinä täynnä hauskoja kuvia, mutta kun kaivaa syvemmälle, vastaan tulee vahva teoriatausta. Koska pinta voi olla niin näyttävä, helposti ehkä unohdetaan miten tehokkaasta työkalusta on kyse. Näyttävyys voi myös lannistaa ei niin hyvät piirtäjät, mutta jos tällaiseen työpajaan on mahdollista osallistua, rohkeasti vain mukaan. Jokainen aloittaa omista lähtökohdistaan eikä päämääränä ole hieno kuva vaan ajatusprosessien näkyväksi tekeminen. Palloilla, neliöillä ja nuolilla pääsee pitkälle, sitäpaitsi harjaantumisestahan tässäkin on kyse.

Omasta näkökulmastani katsottuna päivän opeista saa todella paljon myös ohjelmalliseen grafiikan tuottamiseen. Mm. esitysgrafiikkaohjelmia käytetään vielä pitkään, mutta koska esitysgrafiikkaa selvästikin tehdään lähinnä 20 v. vanhojen tapojen ja tottumusten ohjaamana, kaikki mikä tukee ajatusprosessien parempaa ulkoistamista on erittäin tervehdyttävää.

Kouluttajana meillä oli Nanna Frank Tanskasta ja apukouluttajana Tiina Hoskari täältä Jyväskylästä.

Taustatiedoksi vielä linkki jutun isänä pidetyn David Sibbetin sivulle. Kyseessähän ei ole mikään 2000-luvun keksintö vaan esimerkiksi Sibbet on toiminut alalla nelisenkymmentä vuotta!

Parantaako Prezi PowerPoint-halvauksen?

2011-11-24T09:29:00.001+02:00

Joskus...hetkinen, näyttää olleen tammikuu 2009 kun tutustuin Prezi-esitysgrafiikkasovellukseen. Taisin olla myös ensimmäisiä, jotka saivat siihen tunnuksia. Vanhoja blogipostauksia lukiessa näyttää siltä, että innostus oli aluksi melkoinen, mutta sovellus jäi kahdestakin syystä: 1) Asiakasyrityksissä PowerPoint on keskeinen työkalu. 2) Prezi toimi aluksi pelkästään verkossa ja aivan liian usein päätyy koulutustilanteessa toteamaan, että verkko on hidas tai pätkii. Sittemmin on tullut mahdolliseksi hankkia käyttöönsä offlineversio (Pro ja Edu Pro -lisenssit), joten Prezi on nyt myös käytännössä vaihtoehto esitysaineiston tuottamista ja näyttämistä varten.
KORJAUS: Kaikilla lisensseillä on mahdollista ladata tiedosto offline-käyttöönsä. Pahoittelen virhettä.

Joka tapauksessa Prezi jäi omasta työkalupakista pois ja tyydyin lähinnä katselemaan muiden esityksiä. Sen jälkeen kun iPad on yhä useammin alkanut tulla esille eri koulutusten yhteydessä, olen kiinnostunut Prezistä uudestaan ja sovelluksen testaus on roikkunut työlistalla pitkään. Tässä lyhyen testin tulos, joka sisältää kommenttejani käyttökokemuksesta.

Tehty tänään

" href="http://prezi.com/n8cltysqwetd/onko-prezi-laake-powerpoint-halvaukseen/">Onko Prezi lääke PowerPoint-halvaukseen? on Prezi

Varsinaisen kokeiluesityksen tekemiseen kaikkineen meni n. puoli tuntia, josta käytin suurimman osan ajasta grafiikkaelementtien käyttäytymisen kummastelemiseen. Parissa vuodessa moni asia oli unohtunut, joten olisi kannattanut nöyrästi katsoa heti keskimmäinen opetusvideo.

Ihan kiva sovellushan tämä. Tositilanteessa eniten tulisi häiritsemään se, että olen tottunut käyttämään runsaasti kuvamateriaalia enkä pysty muokkaamaan ja tuottamaan sitä haluamallani tavalla Prezillä. Rinnalla olisi pidettävä Photoshopin lisäksi jotakin vektoripiirto-ohjelmaa. Lisäksi haluaisin luoda vapaasti omia väripaletteja yms. Prezi ei myöskään sovellu sellaiselle, jonka on näytettävä paljon numerotietoon pohjautuvia kaavioita. Ne olisi piirrettävä eri ohjelmalla ja tallennettava staattiseksi grafiikaksi.

Omaksi oppimistehtäväkseni jää selvästikin harjoitella zoomauksen hallintaa siten, etten tuottaisi Prezi-pyörrytystä esityksen katsojille – mikään parannus ei ole se, että vaihdetaan tylsät bulletit päämäärättömään kieputteluun. Ilmeisesti kieppumiseen voisi kohtalaisesti vaikuttaa tekemillään ratkaisuilla (elementtien sijoittelu yms.?) mutta tällä kertaa käytettävissä olevan ajan rajoissa en vielä onnistunut muodostamaan itselleni tästä mitään sääntöjä.

Usein PowerPoint-kulttuuria moitittaessa vedetään Prezin nimi esille kuin se olisi jonkinlainen esitysgrafiikan messias, joka muuttaisi huonot käytännöt paremmiksi. Ei se niin mene, parempaa esitysgrafiikkaa ei synny ilman tekijän myötävaikutusta. Prezissä ei ole mitään automatiikkaa, joka auttaisi tekemään esimerkiksi oppimista ja muistamista tukevaa esitysaineistoa ellei tekijä itse tiedä miten tähän vaikutetaan. Siedettävä esitysgrafiikka ei ole erityisen välinesidonnainen juttu. En pidä mahdollisena tuottaa esitysgrafiikkaa niin, etteikö prosessi vaatisi tekijältään yhtään ajattelua, suunnittelua ja käytössä olevan välineen toimintojen kohtalaista tuntemusta – etenkin viimeksi mainittu on se punainen vaate, jota ei saisi ääneen mainita, mutta siinähän se jo ilmoille pääsi!

Paljon turhia sanoja

2011-11-19T13:11:00.001+02:00

Vietin taas junassa useita tunteja torstaina ja perjantaina koulutuspäivän vuoksi. Matka sujui rattoisasti Dan Roamin Blah, blah, blah -teoksen parissa (kirjaa esittelevä video parin viikon takaisessa postauksessa).

Seuraavassa joitakin nostoja kirjasta vapaasti käännettynä ja referoituna (suorat käännökset ovat lainausmerkeissä).

“Tämä kirja kertoo siitä, miten blah-blah-blah pysäytetään ennenkuin se pysäyttää meidät.”

Kirjan keskeinen termi blaa-blaa-blaa (blah-blah-blah) tarkoittaa sanojen paljoutta. Se on kielen liika- ja väärinkäyttöä. Sanojen paljouteen turvaudutaan siksi, että jotakin kuuluu sanoa tai kirjoittaa.* Se tarkoittaa myös sanoja, joiden tarkoitus on peittää se, ettei sanota tai uskalleta sanoa mitään.

“Toimivat sanat eivät pelkästään muuta käsityksiämme maailmasta vaan ne muuttavat maailmaa.---Mutta sanojen käyttäminen ja sanojen käyttäminen taitavasti ovat kaksi eri asiaa.”

Silloin kun sanat eivät toimi, lopputuloksena on blaa-blaa-blaa. Tähän Roam antaa kolme syytä:

Meillä on hyvä idea, jonka haluamme jakaa, mutta käytämme jostakin syystä vääriä sanoja siitä kertomiseen. Emme saa ajatuksiamme välitettyä toisille.
Joskus käytämme myös sanoja mitättömän idean koristelemiseen ja piilottaaksemme sen keskinkertaisuuden.
Joskus blaa blaa blaa on puhdasta pahuuttaa. Sanoja käytetään estämään ihmisiä näkemästä mitä ajatusten takana todellisuudessa on.

Blaa-blaa-blaa ei tarkoita sitä, että sitä tuottava ihminen olisi tyhmä. Moni lahjakas ihminen on varsinainen blaa-blaa-blaa -generaattori, mutta kyse ei niinkään ole sanoista, joita hän käyttää – ovathan ne lähtöisin siitä todellisuudesta, jossa hän toimii. Ongelma on siinä, että hän käyttää vain sanoja. Olemme pitkään eläneet siinä uskossa, että sanat riittävät ilmiöiden, käsitteiden, suhteiden ja tapahtumien kuvaamiseen. Monelle meistä on joskus koulussa sanottu, että “et osaa piirtää” ja siksi vältämme kaikkea mikä vähänkään viittaa kuvalliseen ilmaisuun. Sääli, sillä joskus muutama yksinkertainen sanoja tukeva piirros voisi selkiyttää asioita. Eivät yksin sanat eikä yksin visuaalisuus vaan sanat + visuaalisuus!

“When we say a word, we should draw a picture.”

Blaa-blaa-blaalla on kolme ilmiasua: Liikaa informaatiota, liian vähän informaatiota, negatiivinen informaatio.

Kun informaatiota on liikaa, mikään ei jää mieleen. ** Informaation vastaanottajalla ei ole muuta mahdollisuutta kuin antaa suurimman osan mennä ohi.
Kun informaatiota on liian vähän saattaa vaikuttaa siltä, että tietoa on, mutta tosiasiassa on kyse sanoista vailla sisältöä.
Informaatio on negatiivista kun tarjotaan liian paljon liian yksityiskohtaista tietoa. Kyky ymmärtää tukahdutetaan.***

*) Nähdäkseni blaa-blaa-blaa on myös eräs PowerPoint-halvauksen osatekijä.
**) ja ***) Myös nämä ovat tyypillisiä esitysgrafiikan käyttöön liittyviä ongelmia.

Testattua: SlideShark ja Tableau Public

2011-11-11T16:52:00.001+02:00

SlideShark iPadille on PowerPoint-esitysten katselemiseen ja näyttämiseen tarkoitettu maksuton sovellus, jonka luvataan säilyttävän animaatiot, fontit, grafiikka ja värit muuttumattomina. Sitä ihmettä piti tietysti kokeilla.

Kun SlideShark on ladattu iPadille, tarvitaan lisäksi tili SlideShark-palveluun. Tilin mukana saa tallennustilaa 100 megatavua, mikä riittää usean esityksen tallentamiseen ainakin jos käytetään PowerPoint 2007/2010 -versioita. Palveluun viety esitystiedosto muunnetaan iPadille sopivaan muotoon ja tämän jälkeen se ladataan iPad-laitteeseen, josta seuraa, että esitystiedosto voidaan näyttää ilman internetyhteyttäkin.

Käytin testaamiseen PowerPoint-versiolla 2007 tehtyä esimerkkitiedostoa. Tiedostossa oli mm. SmartArt-kaavioiden animaatioita. Paria diojen vaihtumiseen liittyvää tehostetta lukuunottamatta animaatiot toistuvat SlideSharkissa alkuperäisen esityksen mukaisina. Esityksessä oli käytössä useita Windowsin standardifontteja mm. Calibri, Corbel, Gill Sans ja Franklin Gothic (erilaisia fontteja oli paljon puhtaasti testaamisen vuoksi), ne toistuivat moitteettomasti. Erikoisemmat fontit on syytä testata tai muuttaa suoraan grafiikaksi. Facebook-sivuni viimeisin viikon vinkki muuten antaa ohjeen tähän.

SlideShark on kätevä työväline, jos käytät paljon diaesityksiä ja joudut liikkumaan paikasta toiseen. Kevyt iPad on vaivaton kuljettaa mukana, ellei läppäriä sitten tarvita muiden töiden vuoksi.

Tableau Software on raskaan sarjan datankäsittely- ja visualisointityökalu, jolla voidaan tehdä monipuolista interaktiivista grafiikkaa laajoista tietokokonaisuuksista. Törmäsin nimeen ensimmäisen kerran Stephen Fewn teoksessa Now you see it ja voi sitä riemua kun huomasin, että on olemassa myös maksuton verkkojulkaisemiseen tarkoitettu kevytversio nimeltä Tableau Public. Sovellus asennetaan omalle tietokoneelle, mutta valmis julkaisu tallennetaan verkkoon Tableau-tilille, josta sen upotuskoodi sijoitetaan halutulle verkkosivulle.

Tableau Public lukee useita erilaisia dataformaatteja, tietysti myös tavallisia Excel-taulukoita tai sarkaimin eroteltuja tekstitiedostoja. Arkisesta koulutusaineistosta syntyi upeita interaktiivisia taulukoita pienen harjoittelun jälkeen.

Sovelluksen kotisivulla oleviin ohjeisiin ja opetusvideoihin kannattaa tutustua. Public-version ohjevideolla pääsee alkuun ja vähän pidemmällekin. Visual Gallery sivun esimerkit näyttävät ohjelman monipuolisuuden käytännössä.

Apps4Finland 2011 Visualisointi-kategorian mainio kilpailutyö Jätskijuliste on tehty Tableau-sovelluksella. Käy tarkistamassa oman lempijätskisi tiedot.

Anna sisäisen kettusi ja kolibrisi yhdistää voimansa

2011-11-04T16:04:00.000+02:00

Minun piti kirjoittaa tänään parista ohjelmasta, joita viikolla testasin, mutta ne jäävät nyt tuonnemmaksi. Innostuin nimittäin niin paljon siitä, mitä posti toi tänään, että suunnitelmiin tuli muutos.

Dan Roam, joka on kirjoittanut teoksen The Back of the Napkin (arviointi Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa), on aivan äskettäin kirjoittanut myös teoksen nimeltä Blah, Blah, Blah. Kirjan keskeinen viesti on, että arkikäsityksemme ihmisen ajattelusta on väärin. Me luulemme, että ajattelu on sanojen sijoittamista toinen toisensa perään ja että puhuminen on paras tapa jakaa ajatuksia ja ideoita. Pidämme sujuvasanaisuutta älykkyyden merkkinä. Olemme kuitenkin vain puoliksi oikeassa. Mitä enemmän maailmassa virtaa tietoa, sitä huonommin pärjätään pelkästään sanojen varassa. Jokaisen meistä pitäisi entistä paremmin pystyä kuvallistamaan asioita, käsitteitä ja käsitekokonaisuuksia!

Dan Roam kertoo näkemyksistään videolla, jonka päärooleissa häärivät kettu ja kolibri. Kettu edustaa ajattelun verbaalia, lineaarista ja yksityiskohtien parissa viihtyvää puolta, kolibri taas kuvallista ja kokonaisuuksia hahmottavaa. Olemme pitkään antaneet ketun määrätä, mutta se pärjää yhä huonommin pelkästään omien taitojensa varassa. Kettu tarvitsee avukseen kolibrin, joka on hyvä tuomaan näkyviin malleja ja asiakokonaisuuksia.

Be Double Minded from Dan Roam on Vimeo.

(Myös linkki Danin sivulle, mikäli video ei sattuisi toimimaan.)

Mukavaa viikonloppua!

Templatetuunauksen tulos

2011-10-27T14:56:00.000+03:00

Edellisessä postauksessa oli kuva omatekemästäni diarakenteesta ja tuli palautetta Facebookin kautta, että olisi hauska nähdä tuollaisen templaten päälle rakennettu diaesityskin. Tässä nyt sitten yksi sellainen. Tavallisesta oletusdiaesityksestä tämä poikkeaa vain siinä, että että sivupohjien paikkamerkit (= laatikot, joissa on kuvakkeita tai joissa lukee "Lisää teksti napsauttamalla" tms.) ovat niissä kohdissa, joihin olen ne itse katsonut parhaaksi sijoittaa. Diarakenne, jossa on musta taulu ja tätinörtin kuva perustuu tavalliseen Otsikko ja sisältö -rakenteeseen. Tekstilaatikon taakse on vain sijoitettu kuva mustasta taulusta. Perusluetteloa varten on myös toinen Otsikko ja sisältö -rakenne, jota sitäkin on muokattu. Periaate on joka tapauksessa se, että kaikki samanlaisena toistuva on perustyylissä ja siihen sisältyvissä yksittäisissä diarakenteissa.

Googlen työkalut, hakutoiminnot ja paikkatiedot

View more presentations from Outi Lammi

Jo tämä yksittäisten rakenteiden monipuolinen muokkausmahdollisuus on hyvä syy opetella hallitsemaan kunnolla uusi PowerPoint-versionsa. Se on paljon monipuolisempi sovellus kuin vanha 2003. Jos kävit PowerPoint-kurssilla viimeksi 10 vuotta sitten, suosittelen ohjelmaversion päivityksen lisäksi päivitystä myös tuolin ja näppäimistön väliin.

(Itse diaesityksestä: Tätä diaesitystä käytin koulutuksessa, jonka aiheena oli tiedon haun tehostaminen Googlen työkalujen avulla. Lisäksi jaettiin tarkempia ohjeita ja vinkkejä sisältävä sähköinen materiaali, joten diaesityksessä on vain joitakin määritelmiä ja kuvia asiasta toiseen siirtymisen tueksi. Kokonaisuutta täydentää myöhemmin pidettävä webinaari, johon teen vielä erillisen materiaalin.)

Lisäys: Paikkamerkkien käsittelystä on kerrottu mm. postauksessa Vapaamuotoinen kuvan paikkamerkki. Myös tämän diaesityksen pohjana on muokattu template muokattuine diarakenteineen.

Kunnollinen PowerPoint-pohja – parempaa esitysaineistoa vaivattomasti

2011-10-20T13:52:00.000+03:00

Onko tuttua:

Sinulla on – ainakin omasta mielestäsi – PowerPoint-pohja tai teema (template, theme) ja siihen on laitettu valmiiksi upeat grafiikat. Mutta kuinkas käykään: yksittäiset taustaelementit siirtyilevät kiusallisesti. Esimerkiksi kun siirrät sivulle lisäämääsi tekstilaatikkoa, grafiikka tahtoo tarrautua mukaan ja se on erikseen sijoitettava takaisin paikoilleen. Kiireessä takaisinlaitonkin kanssa tahtoo olla niin ja näin.
Fontti on graafisen ohjeen mukainen, mutta vain otsikossa ja luetteloissa. Aina kun lisäät irrallisen tekstilaatikon, siinä on väärä fontti ja määritykset pitää muuttaa käsin, jos ehtii.
Ihmettelet myös, miksi pohjan avulla laadittuihin diaesityksiin lisätty tekstilaatikko riitelee väreiltään muun grafiikan kanssa. Joka kerran päädyt tuijottamaan kummajaista yhtä epäuskoisena kuin jos näkisit Buthidae-heimoon kuuluvan otuksen taapertavan kirjoituspöytäsi yli (edellyttäen, että toimistosi on jossakin pohjoisella pallonpuoliskolla).
Tarkemmin katsoen kaikki muutkin väripaleteissa olevat värit riitelevät pohjan värien kanssa.
Olet kuullut, että näissä uusissa PowerPoint-versioissa on jotakin, jota kutsutaan diarakenteeksi. Niitä pitäisi olla monenlaisille sisältötyypeille ja niitä voidaan kuulemma tehdä myös käyttäjien tarpeisiin sopiviksi. Joudut silti tyytymään kahteen eri tyyppiseen sivuun, toinen on otsikolle ja toinen luettelotekstille.
Sinua on neuvottu aloittamaan uusi sivu esitykseen kopioimalla vanha sivu leikepöydän kautta.
Et pysty itse piirtämään pylväskaaviota vaan se on tilattava aina erikseen mainostoimistolta ja tietysti maksettava erikseen joka kerran. Tuot toisinaan Excelistä kaavioita, mutta ne näyttävät kauheilta.

Jos vastaat myöntävästi yhteen tai useampaan kohtaan, sinulla on mitä todennäköisimmin PowerPoint-pohja, joka on joko tehty tai otettu käyttöön väärällä tavalla. On myös mahdollista, että olet pyytänyt PowerPoint-pohjaa ja saanut jotakin aivan muuta, koska tekijällä ei ole harmainta aavistusta siitä, miten Microsoft Office 2007/2010 -versiot ovat muuttuneet edeltäjistään sieltä konepellin alta. Haaskaat aikaasi ja harmistut aivan turhaan, koska asia olisi korjattavissa.

Oikein tehdyssä PowerPoint-pohjassa:

Taustagrafiikka ei siirry milloinkaan tahattomasti ja sen saa myös piilotettua rastittamalla yhden ainoan ruudun, esimerkiksi silloin kun diassa tarvitaan tyhjää tilaa.
Myös tekstilaatikon fontti noudattaa automaattisesti pohjan fonttimäärityksiä.
Jokainen väripaletti – riippumatta siitä mistä se avataan – noudattaa graafisen ohjeistuksen mukaisia arvoja eikä riitele kokonaisuuden värien kanssa.
Saatavilla on tarvittavat diarakenteet eri sisältötyypeille, jotka saat käyttöösi helposti Uusi dia -valikosta (versiot 2007/2010).
Myös usein käytettävien kaaviotyyppien toivotut määritykset värejä, asteikon ja viivoitusten tyylejä myöten voidaan tallentaa valmiiksi. Kaavion pystyy piirtämään hallussaan olevista numerotiedoista kuka tahansa PowerPoint-käyttäjä.

Alla olevan esimerkkikuvan mukaista diaa käytettäessä mustaan tauluun kirjoitetaan teksti napsauttamalla taulun päällä olevaa paikkamerkkiä (Lisää teksti napsauttamalla). Taulu ei siirry, ei myöskään piirroshahmo oikeasta laidasta. Ainakin PowerPoint 2007- ja 2010-versioiden pohjiin pystyy määrittelemään juuri sellaisia asetteluita kuin tarvitaan.

Ja esimerkiksi tässä diaesityksessä PowerPointin oletuspylväskaavio on käytössä vain diassa 3, muut on muokattu alkuperäisestä ja minkä tahansa niistä voisi tallentaa pysyvään käyttöön.

Mindmap, käsin vai tietokoneella?

2011-10-14T17:39:00.000+03:00

Miellekarttojen grand old man, Tony Buzan on kirjoittamiensa kirjojen perusteella selvästikin sitä mieltä, että se aito oikea kartta on käsin piirretty, vaikka hän on itsekin kehittänyt sovelluksen nimeltä iMindMap. Kieltämättä käsin piirretyt kartat ovat hauskoja ja kiinnostavia, kuten voi nähdä viimeviikkoiseen postaukseen valitsemastani esimerkkikuvasta.

Periaatteessa tietokoneohjelmalla piirretty kartta perustuu samoihin lähtökohtiin kuin käsin piirretty, molempien perussäännöt ovat samat. Tietokoneohjelma tuo kuitenkin monenlaista lisäarvoa. Esimerkiksi:

Karttaa on helppo järjestellä uudestaan ja tutkia miten kokonaisuus muuttuisi osien järjestyksen muuttuessa. Kun kartan osa siirretään toiseen paikkaan, se saa uuden merkityksen ja tämä auttaa piirtäjää keksimään uusia ideoita ja yhdistelemään asioita uudella tavalla. Käsin piirrettäessä uudelleenjärjestely ei onnistu ilman, että aloittaa koko kartan piirtämisen alusta.
Ohjelmalla piirretyn kartan sisältöä voidaan tarkastella usealla eri tasolla. Osaobjektien aliobjekteja voi piilottaa ja palauttaa niitä näkyviin. Edistyneemmissä ohjelmissa kartalle voidaan piirtää myös ns. alikartta (sub-map). Tällaiset ominaisuudet helpottavat monimutkaisen ilmiön tai asiakokonaisuuden kuvaamista ja myös omaksumista mm. silloin, kun karttaohjelmaa käytetään esitysgrafiikkaohjelman sijasta – tämäkin on nimittäin mahdollista, monissa esitysgrafiikkaohjelmissa on erityinen esitystila.
Karttaan voidaan sijoittaa lisätietoa kuten esimerkiksi tekstimuistioita, linkkejä, taulukkolaskentaohjelman tietoa, päivämääriä yms. Kartta toimii tällöin visuaalisen tietokannan tapaan.
Tietokoneella piirretty kartta voi toimia alkuna uudelle kartalle tai siitä voidaan tallentaa eri versioita, jolloin uusia ideoita ja suunnitelmia on helppo testata.
Tietokoneella piirretyn miellekartan hyvänä puolena mainitaan usein myös mahdollisuus viedä kartan sisältö muihin ohjelmiin kuten tekstinkäsittely- ja esitysgrafiikkaohjelmaan. Tämän ominaisuuden erinomaisuudesta en ole niinkään varma, koska todennäköisyys sille, että kartan sisältämä tieto muuttuu esitysgrafiikkaohjelmassa unettavaksi bulletsaasteeksi, on valitettavan suuri. Tosin en voi kieltääkään mindmap-ohjeman etuja vaikkapa uutta koulutuskokonaisuutta suunniteltaessa, sillä kartasta saa kätevästi tekstirungon opetusmonisteelle tai e-kirjalle.
Tietokoneohjelmien yleistymisen ja kehittymisen myötä on tullut myös uudenlaisia yhteistyömahdollisuuksia. Toki käsin piirrettyä karttaakin voi käyttää ryhmän työvälineenä (mm. Buzan ja Sibbet), mutta on paljon ohjelmia, joilla voidaan tuottaa materiaalia yhdessä ja muokata sitä.

Itse olen muuten viime päivät kummastellut Mind Manager Connect -palvelun määrityksiä. Sen avulla pitäisi voida muokata yhteistä karttaa sellaisenkin henkilön kanssa, jolla ei ole ohjelman lisensiä. Siis pitäisi, odotan optimistisesti, että tämä onnistuu lähitunteina..öö, päivinä.

Tietokoneella tuotettujen huonojen karttojen takaa löytyy tyypillisesti seuraavaa:

Ensinnäkin tietokoneohjelma rajoittaa aina ja käyttäjän on toimittava ohjelman logiikan mukaisella tavalla. Tämä on väistämätöntä, vaikka tuntisi työvälineensä miten hyvin tahansa. Piirrettäessä rajana on piirtäjän mielikuvitus ja luovuus.
Monien ohjelmien oletuskartat ovat varsin ankeita, vaikka esimerkiksi Tony Buzanin mukaan juuri värien ja visuaalisen materiaalin käyttö on se mikä aktivoi ajattelua ja mielikuvitusta. Useimmilla käyttäjillä näyttää olevan tapana tyytyä siihen mitä asennus tuo tullessaan, vaikka oletusasetukset ovat kuitenkin muutettavia ominaisuuksia.
Ohjelmissa tarjotaan tekstiä aloitusobjektin sisällöksi. Ainakin NovaMind- ja MindManager-ohjelmissa voitaisiin käyttää yhtä hyvin kuvaa, mutta kokemukseni mukaan hyvin harva käyttäjä tietää tästä mahdollisuudesta.
NovaMind noudattaa alkuperäistä ajatusta “orgaanisesta” kartasta, jossa objekteista aliobjekteihin lähtevät haarakkeet ovat vaihtelevan paksuisia. Mind Manager sen sijaan piirtää tylsän ohuen viivan. Ehkä MindManagerista puhuessaan kannattaisikin käyttää vain yleisnimistystä: kaavioiden piirto-ohjelma. Moni sillä piirrettävä kaavio on nimittäin kaukana alkuperäisestä “oikeaoppisesta” miellekartasta, versiossa 2012 on mm. Gantt-kaavio, mitä nyt ei tietenkään pidä lukea ohjelman viaksi.

Viime viikon postauksessa totesin, että piirtämissääntöjä tärkeämpää on huomioida kartan kohderyhmä. Aivan samalla tavalla ajattelen loppujen lopuksi käsin vs. tietokoneella -asettelusta. Konteksti ratkaisee kumpi on parempi tapa.

Miksi mindmapata

2011-10-07T13:48:00.000+03:00

Mind map eli miellekartta on tapa kuvata ilmiötä ja siihen liittyviä asioita karttamaisena esityksenä. Jos et ole varma mitä tällä tarkoitetaan, katso mind map -hakusanalla löytyviä esimerkkejä Flickr-kuvapalvelussa tai vieraile Mappio.com -sivulla. Kuten näkyy, ei ole yhtä oikeaa tapaa piirtää miellekarttaa, se voidaan tehdä käsin tai tietokoneella tai vaikka sekatekniikalla. Eikä miellekartan hyvyys tai huonous perustu tekijänsä piirustustaitoon siinä mielessä kuin se perinteisesti ajatellen ymmärretään. Rosoista tyylisuuntaa edustava mind mappaaja voi saada aikaan mitä toimivimman kartan.

Mind mappien kuten muidenkin visuaalisten muistiinpanomenetelmien käyttö yleistyy ja tähän on ymmärrettävät syynsä. Kyse ei ole umpimähkäisestä piirustelusta vaan kartat ovat kelpo väline hallitsemaan infoähkyä, koska niihin saa kerralla sijoitettua suuria asiakokonaisuuksia. Kaiken ei tarvitse edes olla kerralla näkyvissä. Mm. tietokoneella piirrettyihin karttoihin voi kätkeä muistioita, linkkilistoja, laskentataulukoita ja muuta lisämateriaalia, joka löytyy välittömästi asiayhteydestään. Kartta edistää myös luovuutta. Kun siirrät kartan osan toiseen paikkaan, annat sille samalla uuden merkityksen. Tästä saattaa seurata vaikka uusi tapa ajatella vanhaa asiaa.

Mind map ymmärretään usein piirroksena tai kaaviona, viittaahan nimitys kartta siihen suuntaan. Onhan se kaavakuvakin, mutta miellekartta voidaan nähdä myös jäsentelynä asiasta tai ilmiöstä. Se on rakenteeltaan hyvin samantapainen kuin jäsentely, jonka voisi tehdä tekstinkäsittelyohjelmalla hyödyntämällä esimerkiksi eritasoisia otsikkotyylejä tai monitasoisia luetteloita. Myös miellekartassa asiat ovat eri tasoilla: Ensin on keskipiste, johon liittyy asioita ja käsitteitä, joihin taas liittyy liittyy uusia asioita ja käsitteitä edellisten alakohtina. Tietokoneella laadittu miellekartta muuttuukin hierarkkiseksi jäsentelyksi kun se viedään tekstinkäsittelyohjelman tukemaan muotoon. Lineaarisen tekstijäsentelyn käsittely on kuitenkin hankalaa, koska rivien paikan vaihtaminen ja uusien kohtien lisäily vaatii tekstin vierittelyä edes takaisin. Kun työ etenee, sitä on yhä vaikeampi nähdä kokonaisuutena. Karttamainen luonnos sen sijaan näyttää ilmiön ja siihen kuuluvat osaset keskinäisine suhteineen kokonaisuutena ja asioiden yhteydet on helppo havaita.

Käsitekarttaohjelmien uusissa versioissa on mahdollisuudet jakaa tiedostoja ja muokata niitä ryhmässä mikä laajentaa karttamaisen tiedon esittämistavan mahdollisuuksia. Ja ryhmähän voi piirtää yhteistä karttaa myös käsin. Esimerkiksi palaverissa ei aina kannata ottaa esille PowerPointeja, joiden edessä sitten joukolla torkutaan. Voi olla ongelman ratkaisun kannalta hyödyllisempää levittää pöydälle tai seinälle iso paperilakana ja käydä joukolla piirtämään.

Käsitekarttaa pidetään toisinaan miellekartan synonyymina, mutta ne ovat tarkkaan ottaen eri asia. Käsitekartoille on olennaista ns. linkkisanojen käyttö. Yleensä miellekarttaa pidetään henkilökohtaisena ja käsitekartalta odotetaan, että sitä osaisivat lukea muutkin kuin sen tekijä. Käytännössä karttatyyppien ero ei ole aina selkeä, mutta piirtämissääntöjä tärkeämpänä pitäisin kartan kohderyhmän huomioimista aivan kuten esitysgrafiikkaa tehtäessä. Jos kartta on henkilökohtainen muistiinpano, on aivan samantekevää saako kukaan muu siitä selvää. Jos kartta auttaa piirtäjäänsä se on hyvä. Jos taas kartta on tarkoitettu välittämään tietoa muillekin, sen tekemisessä kannattaa kiinnittää huomioita asioihin, joilla asioiden väliset yhteydet, suunnat ja järjestys tulevat näkyviin. Alla olevassa kartassa nämä vaatimukset toteutuvat hienosti:

Lähde: http://learningfundamentals.com.au/wp-content/uploads/Focus-mindmap-for-web.jpg

Esityksestäsi muistetaan vähemmän kuin luulet

2011-09-30T15:54:00.000+03:00

Speaking about Presenting -blogin artikkelissa The sobering truth about what an audience remembers Olivia Mitchell kertoo pikaisesta testistä, jonka hän oli toteuttanut Presentation Summit -tapahtumassa (tuollaisessa tahdon olla vielä joskus mukana). Hän oli kysellyt ihmisiltä, mitä nämä muistivat kolmesta tapahtuman puheenvuorosta. Tämän “ei-satunnaisen ja epätieteellisen” kokeensa tulokset Olivia on kiteyttänyt viiden kohdan luetteloksi, jota pidän hyvänä muistilistana puheenvuoroaan valmistelevalle. Lyhensin alkuperäistä listaa muotoon, jota voisin käyttää vaikkapa omassa koulutuksessani keskustelun herättäjänä:

1. Armoa annetaan
2. Tavoittele tasapainoa
3. Vastaat viestistä
4. Metaforat maltilla
5. Kaikki = Ei mitään

Avataanpa näitä vähän:

Ensivaikutelman merkitys on suuri, mutta valitettavasti myös esiintymisjännitys on pahimmillaan esityksen alussa. Lohduttavaa meistä useimmille lienee se, että esityksen aikana on vielä tilaisuuksia korjata ensivaikutelmaa. Jos siis aloitus menee mönkään ja unohdat nokkelan avauspuheenvuoron tai kätesi tärisevät niin, että kynä kimpoaa kädestäsi eturivissä istuvan toimarin otsaan, ei hätää. Tee parhaasi puheenvuoron loppuun saakka. Ken tietää minkä pajatson räjäyttävän oivalluksen tulet lausuneeksi esityksen viimeisillä sekunneilla.
Ydinviestin, esitysmateriaalin ja esitystavan pitäisi olla tasapainossa. Jos haluat vedota ihmisten tunteisiin, unohda kapulakieli ja tilastotieto. Ja toisin päin. Hieno diaesitys, vaatetus ja kauneus voivat hämätä joitakin, mutta ne eivät korvaa löysää sisältöä. Olivia Mitchell: “Et varmastikaan halua esityksesi olevan kuin elokuva, josta ihmisten mieleen jäävät vain erikoistehosteet.”
Sinä määräät mikä on puheenvuorosi ydinviesti. Ellet tuo sitä selkeästi esille, ihmiset valitsevat sen itse. Tämä tapahtuu sattumanvaraisesti ja todennäköisesti myös heidän itsensä tiedostamatta. On myös mahdollista, että ihmiset eivät saa esityksestä irti mitään. Onkin aina hyvä kysyä itseltään: “Jos haluaisin ihmisten muistavan tästä esityksestä/tästä diasta/tästä kuvasta yhden asian, mikä se olisi.” Kun tämä on selvillä, korosta sitä.
Ota huomioon, että asioiden merkitys on erilainen eri ihmisille. Valitse siis käyttämäsi metaforat huolellisesti tai ole ainakin tietoinen niiden kanssa ottamastasi riskistä.
Jos pidät monia asioita yhtä tärkeinä ja painotat niitä samalla voimakkuudella, ihmisten on vaikea muistaa niitä. Alasi asiantuntijana tiedät paljon ja voisit puhua rakkaasta aiheestasi vaikka kuinka pitkään. Kaikki tietämäsi ei kuitenkaan ole tilaisuuteen osallistujille välttämätöntä. Kun korostat kaikkea, et korosta mitään.

Käytän omissa koulutuksissani seuraavia kuvia, joiden avulla havainnollistan viestin perille menemiseen liittyvää yleistä virhekäsitystä:

Ensimmäisessä kuvassa on useimpien oletus siitä, miten toiset ihmiset ymmärtävät ja muistavat sen mitä heille kerrotaan. Toisessa kuvassa on todellisuus, kaunisteltuna kylläkin, koska palaset ovat sentään alkuperäisessä järjestyksessä. Se mikä viestistäsi välittyy on pitkälti sinun vastuullasi, mutta lohduttavaa on se, että voit tukea tätä prosessia esityksen sisältöä rajatessasi, esitysaineistoa laatiessasi ja esiintyessäsi.

Sopiiko huumori ja mielikuvitus numerotiedon esittämiseen

2011-09-23T18:32:00.000+03:00

Kuvioroinaksi (chart junk) kutsutaan sellaisia elementtejä graafisessa kuvaajassa tai infografiikassa, jotka eivät välitä tietoa. Esimerkkejä kuvioroinasta ovat tarpeettomat aiheen ulkopuolelta arvotut kuvat, kirjava tausta eli taustakrääsä, vaikealukuinen fontti, kolmiulotteisuus etenkin sellaisena kuin se on mahdollista tuottaa Excelillä ja PowerPointilla kaaviota huvin vuoksi kallistelemalla. Kuvioroinaksi luetaan myös virheellisesti valittu kuvio, joka ei esitä tietoa oikein. Kuvioroina-termin isä on Edward Tufte ja koska herra on varsin ansioitunut tiedon visualisoija, hänen tiukasta näkemyksestään on tullut joillekin lähes laki.

Mitä mieltä olet näistä kahdesta kuvaajasta (kuvat artikkelista Chart Junk Considered Useful After All).

Ylempi kuvista on Nigel Holmesin käsialaa ja ensimmäisen kappaleen määritelmän perusteella se on kuvioroinaa. Alempi kuvastaa Tuftelaista pelkistettyä linjaa.

Molempia kuvia käytettiin tutkimuksessa, jossa testattiin voisikko kaaviotyyppi olla yhteydessä kaavion sisältämän tiedon muistamiseen. Osallistujille annettiin tehtäväksi palauttaa mieleen kuvien sisältö 5 minuuttia kuvan katsomisen jälkeen sekä uudelleen 2–3 viikkoa myöhemmin. Siinä paljonko eri kuvien sisällöstä muistettiin ei ollut paljonkaan eroa välittömästi katsomisen jälkeen, mutta kun aikaa oli kulunut enemmän, hirviökuvan sisältämä viesti muistettiin selvästi paremmin. Kokeeseen osallistuvat pitivät sitä muutenkin kaikinpuolin parempana. Mikä on siis taustalla pelkistetyn esitystavan ihannoinnissa, onko se insinöörien ja matemaatikkojen salajuoni oikean aivopuoliskonsa kurittomassa ohjauksessa elävää väestönosaa vastaan? Tässä vielä linkki tutkimuksen sivulle, josta voit myös ladata koko raportin pdf-tiedostona: Useful Junk? The Effects of Visual Embellishment on Comprehension and Memorability of Charts (Bateman, Mandryk, Gutwin, Genest, McDine, ja Brooks).

Ennenkuin innostutaan etsimään hassuja cliparteja ja mahdollisimman erikoisia kaaviotyylejä, on syytä huomioida muutama asia:

Hirviökaavion tekijä on lahjakas taiteilija, joka on saavuttanut laajaa tunnettuutta tämän tyyppisillä töillä.
Hirviökaavion välittämä viesti on yksinkertainen eivätkä numerot vaadi tarkkaa tutkimista. Tietosarjoja on vain yksi ja se täydentää tekstissä sanottua. Asian tulee selväksi myös kaavion otsikosta.
Kuva-aihe sopii asiayhteyteen ja on perusviestin metafora.
Alempi esimerkki on kaaviotyyppien tylsimmän pään äärilaidalta. Se on pitkästyttävä ja vanhanaikaisen näköinen ja vastaavanlaisen tekeminen Excelillä vaatii niin paljon vaivannäköä, että minä en ainakaan viitsisi.

Pidän kovasti Holmesin kuvasta enkä kutsuisi sitä kuvioroinaksi (junk). On kuitenkin muistettava, että asiayhteys ratkaisee millainen kuvaaja milloinkin toimii parhaitan. Hirviökuvaajan kaltainen on hyvä ratkaisu silloin kun kaivataan helposti sulateltavaa yleiskuvaa. Siitä näkee yleisen trendin. Kun otteen pitää olla analyyttisempi ja tarkempi, jätetään hirviöt rauhaan ja keskitytään numeroiden esittämiseen mahdollisimman selkeästi. Liioitteluun ei ole tarvetta selkeydessäkään.

Jos kaipaat esimerkkejä todellisesta kuvioroinasta, molemmat alla olevat kaaviot täyttävät useita sen tunnusmerkkejä. Alempi kuva on yksinkertaisesti järjetön, sillä aikasarjaa ei voi esittää ympyräkuviona, jonka luonne ei salli mitään muuta kuin kokonaisuuden osien jakautumisen esittämistä.

Kansallinen etätyöpäivä 16.9.2011

2011-09-16T13:14:00.000+03:00

Tänään vietetään kansallista etätyöpäivää ja Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa haastoin bloggaavia etätyön, e-työn, joustotyön, lähityön jne. tekijöitä bloggaamaan jotakin aiheeseen liittyvää. Koska bloggausrytmini mukaisesti Tiedon kuvia on yleensä vuorossa loppuviikosta, oli luontevaa ottaa kantaa etätyöhön diaesityksen avulla.

Seuraava diaesitys on erään vanhan etätyöstä kertovan diaesitykseni henkiinherättelyä. Oma etätyötaustani on sellainen, että tein vuodet 1998–2002 etätyötä kuukausipalkkaisena työntekijänä. Yrittäjäksi ryhdyttyäni olen nimennyt työpaikakseni kotitoimiston, kulloisenkin asiakkaan tilat ja netin mikä minusta vastaa diaesityksessä olevia etätyön määritelmiä. Kun vielä muistelen aikaa 90-luvun alussa, jolloin olin Jyväskylän kauppaoppilaitoksen aikuiskoulutusosastolla tuntiopettajana, tulee mieleen, että tein tuolloinkin jo osittaista etätyötä eli joustotyötä: Minulla oli paikka opettajainhuoneessa, mutta koska opettajien käytössä olevat tietokoneet olivat hitaita ja vanhoja, ajoin mielelläni kotiin tekemään töitä kunnon laitteilla aina kun oli tuntia pidempi tauko keskellä päivää. Ei siis ole mitään uutta se, että työntekijät haluavat tehdä töitä omilla laitteillaan, koska ne ovat parempia kuin työnantajan tarjoamat!

Kansallinen etätyöpäivä 16.9.2011

View more presentations from Outi Lammi

Hyvää etätyöpäivää kaikille!

Testausta varten

2011-09-12T19:34:00.000+03:00

Testaan tällä postauksella oletustani erään ongelman syyksi. Ehkä poistan tämän blogista jossakin vaiheessa tai sitten en ;)

Mitä haluat nostaa päivänvaloon?

2011-09-09T12:12:00.000+03:00

Kuva: le max @flickr

Mitä tämä kuva on sinulle? Arvelen, että merkitykset tässätapauksessa tulevat pitkälti ikäsi perusteella. Jollekin tulee mieleen kultainen nuoruus, yhtäärsyttää, toiselle kuva on täysin käsittämätön, kolmas toteaa sen olevan ”niitäeläkeläisten juttuja”. Jos olet seurannut aktiivisesti rockmusiikkia 70/80-lukujenvaihteessa tai olet nuori, joka kerää vanhaa punkmusiikkia, tiedät kuitenkinmistä on kysymys ja kuva luultavasti herättää sinussa jotakin tunteiden tapaista.

Kollektiivinen muisti(collective memory) tarkoittaa sitä, että muistimme sisältö ei ole pelkästään henkilökohtaista. Tietyllä ihmisryhmällä, esimerkiksi kansalla, on yhteiset muistonsa jamielikuvansa. Kollektiivinen muisti on usein hyvin tunnelatautunutta: rakkaus,viha, ylpeys tai häpeä voivat siirtyä jopa sukupolvelta toiselle. Kuvat muistomerkeistä,merkkihenkilöistä tai tärkeistä tapahtumista ovat omiaan nostamaan pintaan kollektiivisenmuistin sisältöä. Kollektiiviseen muistiin perustuvat kuvat voivat esimerkiksivahvistaa yhteenkuuluvuutta ja ne ovat yleensä tehokkaita metaforia.

On jo yleistietoa, että oikeinvalittu kuva vetoaa tehokkaasti tunteisiin. Kuva auttaa myös palauttamaan asioita pitkäkestoisesta muististaaktiiviseen käsittelyyn. Jos kuvan tilanteeseen tai kuvan esittämään ilmiöön onliittynyt voimakkaita tunteita, niitä koetaan myös mieleenpalauttamisenajankohtana. Viimeksi mainittua voi hyödyntää kuvamateriaalia käyttäessään, muttakuvan valinnassa on muistettava harkinta ja hyvä maku. Etenkin kollektiiviseen muistiin perustuvaan kuva-aiheeseen voi liittyä äärimmäisenvahvoja latauksia ja sellaista on parasta välttää ellei sitten tilanne tällaistaerityisesti vaadi. Ideatransplant-blogissaon varoittava esimerkki kollektiiviseen muistiin osuvan kuva-aiheenkäytöstä. Se, että asioihin on olemassa erilaisia näkökulmia, ei minustaolisi esimerkkitapauksessa kovinkaan onnistunut puolustus.

Muistomerkkien tai tärkeiden tapahtumien kuvat eivätvälttämättä merkitse samaa edes saman ryhmän jäsenille. Samanikäisille ihmisille heidän omaa aikakauttaan kuvaavalla materiaalilla voi olla täysinvastakkainen merkitys. Myös ajan kuluminen vaikuttaa omalla tavallaan: Jos kuva 80-luvun takatukasta taiolkatoppauksista saavat kiljumaan kauhusta, arvelen, että olet elänyt ko.vuosikymmenellä, kenties seurannut aktiivisesti muotia ja aikanaan kyllästyit tämäntyyppiseen estetiikkaan. Jos taas päätät lähteä tonkimaan äidin kaappia joskosinne olisi jäänyt olkatoppauksin varustettu kivan retro jakku, oletluultavasti syntynyt 90-luvulla.

Kuvalla voi viestiä tehokkaasti eikä vähiten siksi, että se herättäätunteita ja nostaa pintaan muistoja. Tästä syystä kuvan käyttäminen ei myöskään ole helppoa: ”Katontuolta kuvakirjastosta jonkun kuvan tohon.” Tiedä mitä tavoittelet ja mitähaluat tuoda päivänvaloon.

Kokemuksia styluskynistä

2011-09-01T15:05:00.001+03:00

Ensin lyhyt selitys niille, jotka otsikon nähdessään kysyvät “kokemuksia MISTÄ?”. Styluskynä eli osoitin- tai ohjauskynä on kosketusnäytöllisille laitteille tehty pehmeäkärkinen kynä. (Ks. myös Wikipedian selitys.)

On olemassa laitteita, joita voidaan käyttää vain erillisellä osoitinkynällä, mutta iPadin/iPhonen tyyppisellä kapasitiivisella näytöllä kynä on vaihtoehto sormella tökkimiselle. Kynähankinta tulee mieleen todennäköisesti viimeistään siinä vaiheessa kun ryhtyy käyttämään iPadille tehtyjä piirto-ohjelmia. Näin kävi itselleni ja huomasin lisäksi, että osoitinkynällä myös iPadin mindmap-ohjelmien käyttö helpottuu.

Ensimmäinen kynä, jonka ostin viime talvena on kuvan pienempi hopeanvärinen. Se on merkiltään Hama. Kynä on näppärä ja tarkka, mutta sen käyttö vaati jonkin verrran tottumista. Viiston kärjen vuoksi kynän on oltava tietyssä kulmassa, jotta se toimisi. Nykyisin kynä on minulla käytössä enimmäksen iPhonen kanssa, sillä ilmeisesti puhelin asettuu käteen juuri oikein ja kynä osuu näyttöön oikeassa kulmassa ilman suurempia pinnistelyjä.

Kynistä suuremman ostin kesällä. Merkki on Targus ja se maksoi 12 euroa. Löysin kynän paikallisesta tietokoneliikkeestä Kampus-Datasta. Kynän kärki on pyöreämpi ja pehmeämpi kuin Hama-merkkisen. Targuksen piirtokärki muistuttaa ihmisen sormea enemmän kuin pienemmän kynän kärki ja siksi sen käyttöön oli helppo tottua. Aluksi kieltämättä epäilytti miten paksuhkolla kynällä saisi aikaan tarkkaa jälkeä, mutta piirto-ohjelmissahan on tavallisesti linjanvahvuudelle omat säädöt, jota kynä tottelee. Kynän kärjen koko ei siis anna mitään viitteitä siitä, miten tarkasti sillä pystyy piirtämään. Sovellus vaikuttaa enemmän.

Ilman styluskynääkin tulee toimeen, mutta jos käytät piirto-ohjelmia tai mindmappaat, kynää kannattaa ainakin kokeilla.

Itselläni on käytössä seuraavat iPad piirto-ohjelmat: Adobe Ideas ja Autodeskin SketchBookExpress . Lisäksi kovasti toivon, että mainiosta Simple Diagrams -ohjelmasta tulisi iPad-sovellus. Mindmap-sovelluksista iPadissani on MindHD sekä vielä yksinkertaisempi IdeaSketch. Kesällä huomasin, että saatavilla olisi myös Mindjet for IPad, mutta toistaiseksi on riittänyt se, että MindManager löytyy PC-koneistani.

Ja tietenkin otan kiinnostuneena vastaan suosituksia hyvistä iPad piirto- tai karttaohjelmista.

Leikekuvien tuunausniksejä

2011-08-26T18:52:00.001+03:00

Leikekuvia moititaan usein kuluneiksi ja pitkästyttäviksi, mutta en ymmärrä miten kuvan tyyppi tekisi siitä hyvän tai huonon. Eipä valokuvissakaan ole sellaista taikaa, että ne jollakin salaperäisellä tavalla säilyttäisivät tuoreutensa. Kieltämättä PowerPointin aktiivikäyttäjät oppivat piankin tunnistamaan tietyt ohjelman mukana saadut kuvat toistensa esityksissä, mutta edes joskus kannattaisi käydä vilkaisemassa Office Online -sivustoa. Sivuston yhteistyökumppaneina on useita kuvapankkipalveluita ja uutta aineistoa löytyy kyllä. Ehkä käsityksesti leikekuvista perustuukin PowerPointin vanhaan versioon vuodelta 199x?

Leikekuvien kanssa on hyvä pitää mielessä sama perussääntö kuin valokuvia käytettäessä: Kuvien tulee sopia yhteen sekä tyylillisesti että väritykseltään. Valokuvia ja leikekuvia ei myöskään mielellään sekoiteta toisiinsa, mutta toki kaikissa säännöissä on poikkeuksensa ja säännöthän ovat myös rikkomista varten.

Tiesit varmasti, että leikekuvia voi muokata. Tällä tavoin saat taatusti persoonallista aineistoa diaesityksiisi. Leikekuvan muokkaus ei ole edes kovin vaikeaa ja PowerPointin omat piirtotyökalut riittävät hämmästyttävän pitkälle. Etenkin jos sattuu olemaan aikaisempaa kokemusta jostakin vektorigrafiikkapiirrosohjelmasta, työ sujuu yhtä helposti kuin ooppera-aarioiden laulaminen nuotinvierestä. Leikekuvien muokkauksen lähtökohta on kuvan purkaminen alkutekijöihinsä, minkä saat tehtyä kuvan pikavalikon Ryhmitä/Pura ryhmittely -komennolla. Tämän jälkeen voit yhdistellä usean eri kuvan elementtejä. Varmimmalla pohjalla olet kun käytät samantyylisiä kuvia:

Kun tätä blogia ei vielä ollut, kirjoitin Tuolin ja näppäimistön välissä leikekuvien käytöstä postauksen ClipArt-kuvan käyttäminen ei pilaa diaesitystäsi. Neuvoin siinä mm. kuvan muuttamisen silhuettikuvaksi ja näytin myös esimerkin kuvan muokkaamisesta PowerPoint 2010 -version Taiteelliset tehosteet -työkalujen avulla.

Taiteelliset tehosteet -työkalu aktivoituu vain kun valittuna on valokuva tai muu bittikarttakuva, mutta rajoitus voidaan kiertää. Valitse leikekuva, joka voi siis olla useasta leikekuvasta muodostettu ryhmä ja tallenna se levylle pikavalikon Tallenna kuva -komennolla. Tämän jälkeen hae se diaan ja käytä siihen sopivaa tehostetta. Alla olevan esimerkkikuvan värikylläisyyyttä on ensin kasvatettu, minkä jälkeen siihen käytetty taiteellista tehostetta nimeltä Sementti.

Rumia kuvia rumasta asiasta

2011-08-19T15:28:00.000+03:00

Kuvitellaanpa, että saisit tehtäväksesi pitää alustuksen aiheesta roskaaminen. Jos toimit tavanomaiseen tapaan, etsit ehkä lukuja kaupunkien jätehuoltokustannuksista ja kirjoitat esityksen täyteen tilastoista poimittua nippelitietoa. Tämä kieltämättä tehoaisi niihin, joille rahanmeno on ensisijainen ajattelemisen aihe. Esityksessä voisi luetella myös esimerkinomaisesti maailman kaupunkeja, joissa roskaamisesta sakotetaan, mutta tämäkin jäisi monelle vielä etäiseksi.

Tunteisiin vaikuttaminen on tehokasta ja siihen päästäkseen pitäisi harkita muita keinoja kuin tilastot. Kuulen usein, että kuvien hankkiminen on työlästä ja laadukkaat kuvat tulevat myös kalliiksi. Kuvan ei kuitenkaan aina tarvitse olla kuvapalvelukuva hintavimmasta päästä. Myös omalla pokkarilla tai kännykkäkameralla otettu krouvimpikin otos voi ajaa asiansa erityisesti silloin kun aihe on lähellä arkipäivää. Roskaamisaiheista kuvamateriaalia riittää, sillä näemmä lauseen “siivota omat jälkensä” merkitys on monelle ylivoimainen ymmärtää.

Voisi esimerkiksi kertoa omasta kokemuksestaan miten inhotti sunnuntaisella pyöräretkellä törmätä levähdyspaikalla vanhaan pakastimeen. Joku on siis säästänyt kuljetuskuluissa ja siirtänyt ne muiden maksettavaksi.

(Vapaasti hyödynnettävä idea Suomen kunnille: Levähdyspaikoille asennettujen riistakameroiden välityksellä haetaan aineistoa Vapaamatkustajat-aiheiseen kokoelmaan, jonka kuvia käytettäisiin tikkataulujen taustana. Tikkataulujen myyntituotot menisivät puhtaanapidon rahoittamiseen.)

Luultavasti puhe siirtyisi piankin roskaamisen sakottamiseen. Väistämättä joku sanoisi, että ajatus on järjetön, koska valvonta on vaikeaa. Tässä voisi väittää vastaan ja näyttää toisen kuvan havainnollistamaan sitä, että ainakin järjestetylle tapahtumalle löytyy laskutusosoite:

Ehkä jälkimmäistä kuvasarjaa voisi hyödyntää myös varoittavana esimerkkinä yritysbrändistä puhuttaessa? Kannattaako organisaation tahria maineensa näin banaalilla tavalla, haluaako tapahtuma todella profiloitua tuhrivien tampioiden juhlaksi?

Ja lopuksi kiitosmaininnat kuvamateriaalista: Sen hankinnan ovat asetelmillaan tehneet mahdolliseksi nimetön vapaamatkustaja Jyväskylästä Virroille menevän tien levähdyspaikalla Vesangassa (ensimmäinen kuva) sekä Neste Oil Rally Finland (jälkimmäiset 2 kuvaa), jonka toimesta vastaavaa materiaalia on ollut runsaasti tarjolla jo useana vuonna.

PowerPoint 2010 -opas on arvottu

2011-08-18T09:21:00.000+03:00

PowerPoint 2010 -oppaan arvonta on suoritettu ja kirjan voitti Tarmo Thorström. Kiitos kaikille osallistujille ja onnittelut Tarmolle. Lähetätkö osoitteen, johon voin lähettää kirjan.

Painostatuloarpajaiset: PowerPoint 2010, tehoa viestintään

2011-08-12T15:54:00.002+03:00

PowerPoint 2010, tehoa viestintään -opas on tullut painosta ja niinpä tämänkin blogin syyskausi käynnistyy painostatuloarpajaisilla. Voit osallistua arvontaan jättämällä kommentin tänne, tykkäämällä tähän blogikirjoitukseen linkittävästä statuspäivityksestä Facebook-sivullani tai käyttämällä verkkosivuni yhteydenottolomaketta. Osallistumisaika päättyy keskiviikkona 17.8.

Kirja on PowerPointin 2010 -version käyttöopas, jossa pääpaino on ohjelman toiminnoissa, siis siinä alueessa, jota kutsun nappulatekniikaksi. Suosittelen kirjaa etenkin niille, joiden edellinen ohjelmaversio on ollut 2003. Eikä opas ole suinkaan turha ostos jos haluaa päästä nopeasti perille version 2010 uusista piirteistä. Viimeisimmässä Office-paketin päivityksessä nimittäin PowerPoint ja Outlook muuttuivat eniten!

Mukavaa viikonloppua kaikille. Arpajaisten jälkeen palataan normaaliin arkirutiiniin ja kirjoitetaan taas blogipostauksia esitysgrafiikasta.

Kesälukemistoni ainoa bisneskirja esittelyssä

2011-06-11T12:52:00.000+03:00

Tuolin ja näppäimistön välistä laitettiin kesätauolle eilen. Tänään vedetään Tiedon kuvien töpseli irti ja se laitetaan takaisin elokuun alkupuolella.

Tämä blogi on nyt vähän yli vuoden ikäinen ja kävijätilastot näyttävät kasvavia lukemia, kiitos kun jaksatte seurata näitä kirjoituksia! Kasvu ei ole räjähdysmäistä, mutta mieluisampaa minulle on 10 kiinnostunutta, jotka tulevat takaisin kuin 100 sensaationnälkäistä, jotka seuraavassa hetkessä klikkaavat itsensä jonnekin muualle skandaalinkäryisemmän linkin perässä.

Eilen kirjoitin Tuolin ja näppäimistön välissä siitä, miten tärkeää yrittäjän on ravita mieltään muullakin kuin pelkällä businesslukemistolla. Itse olen kelpuuttanut kesäkirjavalikoimaan ainoastaan yhden businessteokseksi luokiteltavan, joka on David Sibbetin Visual meetings. How graphics, sticky notes & idea mapping can transform group productivity. Se on hyvä kaveri Dan Roamin The Back of the Napkin -kirjalle, josta on tullut yksi tärkeimpiä henkilökohtaisia työvälineitäni. Olen kirjoittanut siitä arvioinninkin.

Back of the Napkin -kirjan opeista on tullut mukavasti lisäideoita epäortodoksiin tapaani piirtää mindmappeja. Kun tutkin David Sibbetin kirjaa ja totesin sen olevan vielä parempi kuin kuvittelin, tuli mieleen seuraava: jos löytää asian, jonka on kokenut olevan toimiva työkalu omassa käytössä, eikö sitä kannattaisi ryhtyä opettamaan myös toisille? Huomaan usein toistavani samaa lausetta: "Esityksen aikana ei ole pakko käyttää PowerPointia (Keynotea, Impressiä tms.) vaikka sellainen olisi koneeseen asennettu." Esitysgrafiikkaohjelmat ovat käteviä apuvälineitä, mutta jos niitä käytetään väkisin, jälki on...noh, väkinäistä. Hyvä on, lupaan olla syyskuun alussa valmis pitämään lyhyen (2 h, puoli päivää?) koulutuspläjäyksen vaikkapa aiheesta "Presentation without PowerPoint", joka on myös yksi kirjan alaotsikoista. Piirtäminen, olipa se sitten henkilökohtaisten muistiinpanojen tekemistä, livepiirtämistä oman puheenvuoron aikana tai ryhmän yhteistä työskentelyä ison paperilakanan edessä, saa ilmeisesti aikaan joitakin positiivisia kytkentöjä aivoissa. Tämä kiinnostaa myös minun kasvatustieteilijäpuoltani.

Lopuksi toivotan kaikille hyvää kesää ja jätän seuraavan sadepäivän iloksi videon, jossa kerrotaan "doodlauksesta" iPadin avulla. Doodlaushörhöt uskovat tablet-tietokoneiden lisäävän kiinnostusta piirtämällä tehtyihin muistiinpanoihin, se geek lady -puoli minussa höristää korviaan kuullessaan sanan iPad. Videollakin näkyy yhtälö: iPad + Social Media = FUN!

Työkalusuositus: Color Cop

2011-06-03T11:41:00.002+03:00

Color Cop on värin RGB- ja heksa-arvojen poimimiseen tarkoitettu ohjelma. Sitä voidaan mainiosti käyttää PowerPointin kanssa silloin kun diaesityksen värimaailma halutaan poimia kuvituksesta eikä käytössä ole kuvankäsittelyohjelmaa tai sen avaamiseen ei ole mitään muuta syytä kuin väriarvojen poiminta väripalettiin.

Käytän itse ohjelmaversiota 5.4.5, joka tulee pakatussa kansiossa. Ohjelmatiedoston voi kopioida vaikka työpöydälle ja käynnistää siitä. Erillistä asennusta ei tarvittu.

Käyttö on helppoa. Ohjelmaikkunassa on pieni väripipetti, jota raahataan näytöllä olevan kuvan päällä. Otsikkorivin pikavalikon Option menu -valikon kohdasta Sampling voi valita minkä suuruiselta alueelta väri poimitaan. Lisäksi pikavalikossa on muitakin asetuksia, joiden perusteella huomaat, että vaatimattomasta ulkoasusta huolimatta Color Copissa riittää vääntöä monenlaisiin töihin.

RGB-koodina näkyvä numeroyhdistelmä on se mitä tarvitset PowerPointia käyttäessäsi. Heksakoodin käyttötarkoitus lienee tuttu ainakin webbigrafiikan kanssa työskenteleville.

RGB-koodi syötetään PowerPointissa Värit-valintaikkunan Mukautetut-välilehden ruutuihin. Järkevintä olisi tietysti muokata koko esitystiedoston väripalettia, jonne pääset käsiksi Rakenne-lisävälilehden Värit-painikkeen kautta.

*****

Tarkkasilmäinen huomaa luultavasti blogin ulkoasun muuttuneen. Syy on lähinnä iPadin. Vanha tausta jätti ruman reunan iPadin näytön oikeaan laitaan eikä vanhan taustagrafiikan skaalaus onnistunut – jälki oli kuin liian suurilla puikoilla ohuesta langasta kudottua villapaitaa. Niinpä päätin tehdä saman tien muutoksia vähän enemmänkin.

Vapaamuotoinen kuvan paikkamerkki

2011-05-25T18:04:00.001+03:00

PowerPointin perustyyli on tarkoitettu helpottamaan esitysten yhdenmukaisen ulkoasun ylläpitämistä. Perustyylihän on erityinen PowerPoint-näkymä, jossa pitäisi tehdä kaikki sellaiset muutokset, joiden halutaan vaikuttavan jokaiseen esityksen diaan tai ainakin kaikkiin samaa rakennetta oleviin dioihin. Perustyyliin voidaan sijoittaa paikkamerkkejä, joiden tehtävä on omalta osaltaan huolehtia ulkoasun yhdenmukaisuudesta sillä, että sisältö ohjataan tiettyyn paikkaan tietyn kokoisena. Paikkamerkkejä on kuvia, kaavioita, taulukoita, luetteloita, SmartArt-grafiikkaa ja videoleikkeitä varten. Paikkamerkki on yleensä suorakaiteen muotoinen, toisinaan neliö, mutta tiesitkö, että paikkamerkki voi olla minkä tahansa Muodot-valikoiman grafiikkaobjektin muotoinen?

Vaihtaaksesi paikkamerkin muodon siirry alkajaisiksi dian perustyyliin Näytä-välilehden Dian perustyyli -komennolla.
Etsi rakenne, jossa on paikkamerkki kuvaa varten, voit myös käyttää ns. sisällön yleistä paikkamerkkiä, jossa on kuvakkeet kaavion, taulukon, SmartArt-grafiikan, kuvan tai videon lisäämiseksi.
Valitse paikkamerkki sen reunaviivaa napsauttamalla, jolloin piirtotyökalujen lisävälilehti aktivoituu ja näet Muotoile-lisävälilehden.
Valitse Muokkaa muotoa ja edelleen haluamasi muoto. Paikkamerkki vaihtuu ja voit sulkea perustyylinäkymän ellei mitään muuta tarvitse muuttaa. Jos olet tekemässä itsellesi uutta teemaa, tee siihen liittyvät asiat valmiiksi ja tallenna teema. Jos lisäät muotoon leikattua paikkamerkkiä aktiiviseen diaesitykseen, voit jatkaa esityksen tekemistä ja käyttää välittömästi uutta diarakennettasi.

Kun lisäät paikkamerkkiin kuvan, se rajataan muotoon sopivaksi. Jos kuva ei sijoitu aivan haluamallasi tavalla paikkamerkin sisälle, valitse rajaustyökalu ja voit siirtää kuvaa suhteessa paikkamerkkiin.

Olen testannut tämän PowerPointin versioilla 2007 ja 2010.

Voisiko muistiinpanojen tekeminen olla hauskaa?

2011-05-21T11:59:00.005+03:00

Olen surkea mindmappien piirtäjä etenkin silloin kun teen niitä käsin. Miellekartoissa (mind map) sallitaan vielä jonkin verran henkilökohtaista rönsyilyä, mutta käsitekartta (concept map) täytyisi piirtää kurinalaisesti, jotta muutkin saisivat siitä tolkkua. Ohjelmat, kuten MindManager ja NovaMind auttavat kohtalaisesti noudattamaan hra Buzanin neuvoja, mutta niissäkin on clipart-kuvia, vapaamuotoisia tekstilaatikoita, symboleita yms. lisukkeita ja taas minua viedään. Arvelen, että osasyy kurittomuuteeni on se, että kun aikanaan opiskelin Tampereen yliopistossa kielenkääntäjäksi, opin tulkkien käyttämän muistiinpanotekniikan, josta siitäkin onnistuin tekemään oman epäortodoksin versioni. Kun myöhemmin opettelin mind map tekniikan, loin varsinaisen Mindmapstein-hirviön sotkemalla iloisesti asioita keskenään.

On ollut uskomattoman vapauttavaa huomata, että rönsyilevät sekatekniikkamindmappini eivät välttämättä ole osoitus vajavaisista kyvyistäni soveltaa hienoja menetelmiä vaan ihan oma lajinsa. Ns. visual notetaking tarkoittaa asioiden kirjaamista muistiin yksinkertaisia piirroksia, tekstiä ja symboleja ei-lineaarisesti yhdistämällä. Tapa tehdä voi olla hyvinkin persoonallinen ja tietyissä piireissä tämä muistiinpanotekniikka otetaan jopa aivan vakavasti. Ks. esimerkiksi näitä Flickrssä olevia tyylinäytteitä.

Jos pelkkä lineaarinen teksti ranskalaisin viivoin tuntuu puuduttavalta, kannattaa kokeilla muistiinpanojensa tekemistä tällä tavoin. Nyt olemme aikuisia eikä tarvitse kuunnella kenenkään arvostelevan meitä siitä, että piirtelemme sen sijaan, että kirjoitamme kaiken sanasta sanaan muistiin. Lisäksi tämä tekniikka saattaa vapauttaa käyttäjässään jotakin, joka voi tulla esille myös aavistuksen verran kuvallisempana esitysgrafiikkana.

Alkuun pääsemiseksi joitakin yleisiä peruslinjoja, vaikka missään nimessä tämä muistiinpanotekniikka ei edellytä tiukkojen sääntöjen noudattamista (eikä todistuksessa kymppiä kuvaamataidosta):

Tarvitset ensinnäkin paperia ja kyniä. Paperin koko ja kynän laatu riippuvat “käsialastasi”. Musta ohutkärkinen tussi on hyvä, kokeile myös puuvärejä (oma suosikkini).

Aloita yksinkertaisesta. Dan Roam, Back of the Napkin -kirjan kirjoittaja on sitä mieltä, että jos osaa piirtää ympyrän ja suoran viivan, niitä käyttämällä voi piirtää mitä tahansa.

Älä yritä saada muistiin kaikkea, keskity siihen, mikä sinulle on tärkeää.

Hyväksy se jälki, mitä tuotat. Ei lyijykynää ainakaan sen vuoksi, että jälkeä voisi kumittaa pois. Jokaisen tyyli on persoonallinen ja sellaisena arvokas.

Piirrä nopeasti. Jos jäät tuhraamaan tekniikan kanssa, ajattelusi jumiutuu. Visuaaliset muistiinpanot ovat nimenomaan ajattelun apuväline.

Kuvassa joitakin “aakkosia”. Ne on piirretty Simple Diagrams -ohjelmalla, on sinänsä hassua, että pitää olla ohjelmia, joilla simuloidaan käsin piirrettyä jälkeä, mutta niin se vain on. Jotkut pystyvät tekemään visuaalisia muistiinpanoja myös iPadilla. Minulta se ei kuitenkaan suju yhtä hyvin kuin käsin mustaan vihkoon.

Ja ennen kaikkea tämän on tarkoitus tehdä muistiinpanojen tekemisestä hauskaa ja mielenkiintoista kuten käy ilmi Eva-Lotta Lammin (perusmuodossaan nimi on Lamm eli ei ole sukulaiseni) diaesityksestä:

Visual Note Taking / Sketchnotes

View more presentations from Eva-Lotta Lamm

Toivotaan tilanteenmukaista järjenkäyttöä

2011-05-12T20:27:00.000+03:00

Kaikki varmaan tietävät vuosia vanhan tarinan siitä, miten Columbia-avaruussukkulan tuhon on sanottu olleen NASA:n suosiman PowerPoint-kulttuurin syytä. Vierailen toisinaan Edward Tuften verkkosivulla ja satuin äskettäin löytämään sieltä ko. tapahtumaan liittyvän vanhan artikkelilinkin. Laitetaanpa surullisen kuuluisa kuva näkyviin etenkin kun en ole sitä missään tullut käyttäneeksi, kumma kyllä. Kohtalokas vika esitettiin tämän näköisellä dialla (linkki myös artikkeliin):

Tärkein asia on kirjoitettu dian alimmaiselle riville. Sanotaan, että vikaa ei otettu vakavasti enkä lainkaan ihmettele. En minäkään ottaisi vakavasti mitään, mikä esitetään tällä tavalla varsinkin jos se vielä lukea papatetaan monotonisella äänellä sanasta sanaan. Jos sävyni on ärtynyt, niin se johtuu siitä, että olen taas istunut eräässäkin tilaisuudessa, jossa tätä samaa saasteen lajityyppiä on tuupattu katsottavaksi ja jouduin toteamaan, että olen paikalla kuuntelemassa kangertelevaa sisälukua. No ollaan reiluja, pari puujalkavitsiä kerrottiin ilmeisesti kevennykseksi, mutta ne eivät riittäneet pelastamaan tilannetta.

En ehdota, että viallisen sukkulan osan raportoimiseen olisi haettu suuri kuva linnunradasta ja kirjoitettu siihen osan nimi kolmanneksen säännön mukaiselle paikalle. Tai voihan näin tehdä, mutta emme kaipa enää uutta vitsausta luettelomerkkien tilalle vaan enemmän tilanteenmukaista järjenkäyttöä. Minusta paras ratkaisu olisi sekä yksinkertaistaminen että lisädatan käyttäminen. Seinälle voisi heittää kuvan, jossa näytettäisiin tekninen piirros, valokuva viallisesta osasta tms. Kuvan ei tarvitsisi olla edes diaesityksessä, seinälle lähtee pikseleitä vaikka Windowsin valokuvavalikoiman ikkunasta ihan yhtä hyvin kuin esitysgrafiikkaohjelmasta. Jakomateriaalina sitten tarkempi raportti yksityiskohtaisine mittaustuloksineen ja ennusteineen.

Paljonkohan veronmaksajien varoja kuluu euroina siihen, että virkamiehet tekevät yllä olevan kuvan tyyppisiä tekstipläjäyksiä ja tuhlaavat ihmisten aikaa sisälukemalla niitä? Kunhan mietin.

Suora yhteys ja miten esitysgrafiikka liittyy siihen

2011-05-06T18:17:00.005+03:00

Pääsin lopultakin rauhassa tutkimaan Suora yhteys -raporttia, jossa korostetaan mm. viestintätaitoja. Etenkin kirjallisen viestinnän korostuminen ilahduttaa, vaikka viestintätaitojen arvonnousun ei pitäisi olla mikään yllätys, koska internet on tänä päivänä sellainen kuin on. Raportissa todellakin tuodaan esille jo ennen johdantoa sijaitsevassa yhteenvedossa, miten tärkeää on pystyä kirjoittamaan ytimekästä, ymmärrettävää ja johdonmukaista kieltä. Lisää seuraa myöhemmin kun peräänkuulutetaan ”sosiaalisia kirjoittajia”. Oli kieltämättä aikakin nostaa kirjalliset viestintätaidot kunniaan.

Ja nyt päästän näyttämölle myös esitysgrafiikan. Helmikuussa 2007 Jacob Nielsenin Alertbox -sarjassa oli artikkeli Life-Long Computer Skills, jossa sanotaan mm. seuraavaa (lihavoinnit omiani):

Good speakers know how to use PowerPoint to enhance their presentations rather than put audiences to sleep with bullet points. Most business professionals agree that solid presentation skills are essential for career advancement. Fewer appreciate that today's presentations tend to be computer-supported and that more than pure speaking brilliance is required to get a point across.

Hyvän esitysaineiston tekemisen ja esitysgrafiikan hyödyntämisen osaamista on siis tässä pidetty tärkeinä uralla etenemisen taitoina.

Seth Godinin tämänpäiväisessä blogipostauksessa What’s high school for on listattu taitoja, joita opiskelijoiden pitäisi saada evääkseen työelämään. Listahan on erinomainen yhteenveto työelämätaidoista yleensä, joita meillä aikuisillakin pitäisi olla. Seth Godin toteaa:

How to persuasively present ideas in multiple forms, especially in writing and before a group.

Siis: Miten esittää vakuuttavasti ajatuksiaan eri muodoissa, erityisesti kirjallisena ja ihmisryhmille.

Vaikka Suora yhteys -raportissa ei suoraan puhuta esitysaineistoista, luen rivien välistä myös vaatimuksen hyvän esitysgrafiikan tuottamisen taidoille. Esitysaineistoa tiivistäessään on osattava sanoa asiansa ytimekkäästi ja tiivistetty on pystyttävä synkronoimaan yhteen puhutun kanssa. EI siis sisälukua vaan synkronontia! Esitysgrafiikkakin on kirjoitusviestintää tekstiensä osalta ja jos osaa kiteyttää tekstinsä symbolien, kaavioiden ja kuva-aineiston avulla, aina parempi.

Olethan jo huomannut, että SlideShare on yksi sosiaalisen median palveluista. SlideShare on mahdollisuus saada ajatuksiaan esille tekstin ja kuvan tehokasta yhteisvaikutusta hyödyntäen sekä tilaisuus osoittaa kykynsä ilmaista asioita tiiviisti ja ytimekkäästi. Eikä hyvä diaesitys tarkoita esitystä, joka näyttää mainostoimiston tilaustyöltä. Hyvä diaesitys on selkeä, havainnollinen ja siinä on jotakin omaperäistä, joka toimii.

Tekstin lukeminen sanasta sanaan voi aiheuttaa vaaratilanteita

2011-04-29T18:37:00.007+03:00

On kaiketi jo aika yleistä tietoa se, että tekstipainotteinen esitysaineisto houkuttelee lukemaan suoraan näytöltä, jolloin tilaisuuden osallistujat alkavat torkahdella ja menettävät mielenkiintonsa. Kuten alla olevasta videosta käy ilmi, pilkkivät kuulijat eivät välttämättä ole ainoa seuraus luetteloiden sisäluvusta.

Sanotaan myös, että esitykset ovat yleensä liian pitkiä. Totta. Tiivis ja ytimekäs esitys on luultavasti myös hyvin suunniteltu. Minusta tuon videonkin olisi voinut katkaista kohtaan 0:44, jolloin se olisi ollut todella hyvä. Kaikki mikä sen jälkeen tulee on tarpeetonta rautalangasta vääntämistä.

Mukavaa vappua kaikille!

Tarkista, tarkista ja tarkista

2011-04-16T11:40:00.003+03:00

On päivän selvää, että PowerPoint, Keynote tai Prezi eivät ole elintärkeitä hyödykkeitä. Maapallolta löytyy lukuisia kolkkia, joissa eletään hyvän elämän ihanteen mukaisesti ilman niitäkin. Ohjelmia ei myöskään saa pitää kainalosauvoina esitystilanteissa: Aina muistutetaan siitä, että pitää olla varasuunnitelma jos tekniikka pettää. Minun varasuunnitelmani on fläppitaulu ja tussi, jotka aseenani olen vetänyt mm. Office-siirtymäkoulutuksen. Luokasta oli nimittäin viety datatykki ja kun koulutus oli viikonloppuna, ei saatu kiinni yhtäkään elollista olentoa, joka olisi voinut järjestää toisen tilalle. Koulutus sujui olosuhteisiin nähden hyvin, tosin Excelin Automaattinen kaavan täydennys -toiminnon kohdalla toivoin kovasti, että olisin saanut sen datatykin edes vartiksi käyttööni.

MOKA

Männäviikolla pidin kaksi webinaaria, joihin olin valmistellut diaesityksen. Lähetin esityksen edellisenä päivänä webinaarin yhteyshenkilölle Dropbox-palvelun kautta ja olin mielestäni valmistautunut pitämään esitykseni sovittuna ajankohtana. Melko pian aloituksen jälkeen totesin, että aineisto ei ollut ihan sitä mitä sen piti olla. Aihe oli oikein, mutta muilta osin diaesitys oli keskeneräinen raakile. Pystyn käyttämään diaesitystä niin, että en lue tekstiä suoraan ruudulta - ehkä lähinnä siitä syystä, että en lainkaan harrasta niitä pahamaineisia tekstipläjäyksiä. Tekniikka on joskus pettänyt luentotilanteessa, jolloin olen sulkenut koneen ja siirtynyt piirtämään harakanvarpaitani fläppitaululle. Webinaareja ei ole tullut pidettyä vielä niin montaa, että niissä voisi sanoa olevansa rutinoitunut, joten koin tilanteen jotensakin hankalana.

Hämmennys johtui a) tietenkin siitä, etten sillä hetkellä käsittänyt lainkaan mitä oli tapahtunut, b) siitä, ettei ollut fläppitaulua ja tussia c) tavasta, miten käytän diaesitystä. Kun näen tietyn kuvan, muistan sen avulla asiat mitä sillä kohdalla olin ajatellut kertoa. Muistan myös mitä ko. kuvan jälkeen on tulossa, joten tiedän myös, mitä sillä kohdalla ei vielä kannata sanoa. Webinaarin aikana oli vain pakko yrittää olla välittämättä diaesityksestä, koska asiat olivat omassa päässä jo asettuneet tiettyyn kaavaan ja väärässä järjestyksessä olevien kuvien seuraaminen häiritsi. Lopulta oikea esityskin saatiin ladattua SlideSharesta. Mutta entäpä jos olisin ollut sitä tyyppiä, joka lukea lopottaa asiansa tekstidioista tai vielä pahempi: ottaa lennossa toisen henkilön tekemän esityksen sisälukuun?

Webinaari on tilanne, jossa tekstiä täynnä oleva esitysaineisto on ihan yhtä huono ratkaisu kuin muutenkin. Ihmiset kuuntelevat puhuvaa päätä ja jos siinä vielä joutuu lukemaan samaan aikaan, tilanteessa ei ole mitään järkeä. Webinaarissa jos missään on mahdollista käyttää diaesitystä puheen "kuvituksena". Olisi tietysti hyvä, jos kuvitus etenisi yhdenmukaisesti sen kanssa mitä on suunnitellut!

MOKAN SELITYS

Selitys tapahtuneelle oli lopulta raivostuttavan yksinkertainen: Käytän Dropboxin lisäosaa, joka näyttää yhdeltä kiintolevyn kansiolta. Kansioon voi kopioida tiedostoja ja jossakin vaiheessa ne synkronoidaan verkossa olevan kansion kanssa. On kaksi mahdollisuutta: Synkronoinnissa tapahtui virhe tai en tehnyt sitä, mistäs sen enää tietää!

MOKAN OPETUKSET

Episodista seuraa monta opetusta: 1) Suhtaudu terveen epäilevästi luotettavastikin toimiviin sovelluksiin ja tarkista vaikka pistokokein, että verkkoon kopioitujen tiedostojen aikatiedot ja koko vastaavat sitä, mitä omalla kiintolevylläsi on. 2) Tarkista esitystilanteen alussa onko esitys kokonaisuudessaan sitä mitä pitäisikin. (Viitaten kohtaan 1: On nimittäin mahdollista, että verkossa oleva palvelin näyttää eri kellonaikaa kuin mitä itse elät.) 3. Opettele suhtautumaan itseesi vähemmän tiukkapipoisesti. Ei se moka vaan miten sitä käyttää oman oppimisensa raaka-aineena!

Monimutkainen ymmärrettävästi

2011-04-09T14:40:00.003+03:00

Kun PowerPoint-kouluttajasi julistaa "uutena" totuutena, että hyvän esityksen tunnusmerkki on "paljon kuvia ja vähän tekstiä", varo. Olet tekemisissä väärän profeetan kanssa. Varsinkin jos kouluttajasi vielä latelee ehdottomia määriä kuten korkeintaan 7 sanaa viidellä rivillä tai enintään 10 diaa/esitys, voit olla melko varma siitä, että hän ei ole Reynoldsinsa läpiselaamisen jälkeen ollenkaan perehtynyt asioista käytävään keskusteluun tai muuhun kirjallisuuteen. Esityksiä kun on monenlaisia eikä yksioikoisten mantrojen toistamisesta ole käyttäjälle ollenkaan apua.

Tähän artikkeliin upotetun diaesityksen jäljille pääsin Ideatransplant-blogissa olevan postauksen kautta. Aineistossa on hyviä esimerkkejä siitä, mitä voisi tarkoittaa monimutkaisen kaavion esittäminen vaiheittain. Kannattaa siirtyä suoraan diaan 6 ja seurata miten suurin osa piirroksesta pysyy samana ja muuttuvaa tietoa selvennetään tekstin avulla. Sama käytäntö toistuu myös dioissa 26, 27 ja 28 sekä diasta 30 eteenpäin.

Areva fukushima

View more presentations from dungeon_keeper

Tämän tyyppiset materiaalit ovat ihan oikeita töitä tekevien ihmisten arkipäivää. Ei tässä aineistossa kuvapalvelusta poimitulla kuvalla ja viidellä sanalla pitkälle olisi päästy. Näitä monimutkaisiakin töitä varten olisi silti löydettävä hyviä käytäntöjä.

(Onhan tässä esityksessä toki asioita, joita sormet syyhyävät korjata. Mm. luettelotekstikohdat olisin tehnyt toisenlaista ratkaisua hyödyntäen.)

Angry Birds opettajana

2011-03-25T10:00:00.002+02:00

Jos joku kuvittelee, että koulutuspäivän jälkeen junamatkalla takaisin kotiin luen kehittävää kirjallisuutta tai kuuntelen korkealentoista klassista musiikkia, erehtyy pahan kerran. Olen kirjallisuuden suurkuluttaja ja pidän myös klassisesta musiikista (itse asiassa musiikkimakuni kattaa monenlaista soittoa välillä Bach – vanhat punk-levyt). Täyspitkän koulutuspäivän jälkeen kuitenkin retkotan mieluiten junanpenkillä kuunnellen luureista täysillä raskasta rockia. Tai kuuntelin ennen aikaa iPadin ja Angry Birdsin :) Erinomainen keino palautua koulutuspäivän rasituksista on näemmä myös pelaaminen.

Eikä pelaamiseen käytetty aika eilenkään mennyt täysin harakoille noin niinkuin ammatillisessa mielessä, jos se nyt jokin ajankäytön arvon mittari on. Huomasin, miten loistavasti Angry Birds käy esimerkiksi oikeaoppisesta värikoodauksesta. Tällä tarkoitan sitä, että esitysaineiston värivalintoja tehtäessä pitäisi päättää jokaiselle värille yksiselitteinen käyttötarkoitus, jotta väripalettia satunnaisesti huiskimalla ei hämmentäisi esityksen katsojaa. Jos esimerkiksi käytetään graafista elementtiä jonkin asian korostamiseen, kyseisen elementin tulisi olla aina samanvärinen ja samanmuotoinen. Jos käytetään tekstissä poikkeavaa fonttiväriä korostamiseen, valitaan aina sama väri. Aivan samalla tavalla Angry Birdsien eli suomeksi äkälintujen luonne on kerrottu värillä, jonka lisäksi myös linnun muoto toimii erottelevana tekijänä: Lasia tehokkaasti rikkova pieni lintu on sininen, keltainen on puunsärkijä, iso musta on hyvä räjäyttämään hankalia rakennelmia ja valkoinen pudottaa pommin, mutta linnun itsensä kantomatka on huono. Vihreä on se bumerangi jne. Melkoisen hämmentävää olisi, jos vaikkapa puunsärkijän väri vaihtelisi randomisti. Ehkäpä pelin pelaamisen kokemus olisi niin paljon huonompi, että Rovio ei nyt olisi matkalla maineeseen.

Kuulenko nyt jossakin närkästynyttä marinaa, että jos keski-ikäinen perheenäiti on näin taantunut, että pelailee äkälintuja, niin ei siitä ainakaan pitäisi julkisesti kertoa? Tähän vastaisin Paulo Coelhon Valon soturin sanoin:

"Kielet, jotka ovat aina kireällä, menevät lopulta epävireeseen."

Maistiaisia esitysgrafiikkatyöpajoista

2011-03-18T08:31:00.004+02:00

Latasin SlideShareen joitakin esimerkkidioja aineistosta, joita on tarkasteltu Vaikuta varmasti -työpajoissa. Kaikki työpajat eivät tosin ole näin graafipainotteisia, käytännössä muokkaan koulutuksen sisältöä ennakkotehtävän avulla, jolloin päästään pureutumaan ryhmälle tärkeisiin asioihin. Tarpeet ovat olleet todella vaihtelevia: Jotkut ryhmät eivät tarvitse numerotietoa esittävää aineistoa lainkaan, toiset eivät mitään muuta teekään. Diaesitys kannattaa katsoa Full-tilassa. Fontit tahtovat sotkeutua pienemmässä koossa.

Esimerkkejä koulutusmateriaalista

View more presentations from Outi Lammi

Olen suunnitellut lyhyen koulutuksen (3- 4 h), joka tulee kattamaan Excelin mahdollisuudet numerotiedon visualisointityökaluna (versiot 2007 ja 2010). Tämä siksi, että käytännössä PowerPointien graafiset kuvaajat ja monet taulukot ovat peräisin Excelistä ja oletusasetukset aiheuttavat nähtävästi monenlaisia haasteita. Koulutukselle on vielä nimi keksimättä ja siksi sen tarkempi sisältö puuttuu vielä verkkosivultani, mutta tilata sitä voi jo (vink, vink). Joka tapauksessa koulutus tulee kattamaan kaavioiden piirtämisen hyvät käytännöt, ehdollisen muotoilun mahdollisuudet ja version 2010 käyttäjien kanssa ihmetellään myös Sparklines-kaavioita, jotka osoittautuvat koko ajan ennalta kuvittelemaani monipuolisemmiksi työvälineiksi. Sparklines-kaaviot olen esitellyt lyhyesti Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa viime vuoden helmikuussa: Mitä uutta tuo Excel 2010: Osa 1, Sparklines.

Tiesitkö muuten, että kun saat muokattua PowerPointissa olevan kaavion mieleiseksesi, voit tallentaa nämä määritykset pysyvästi malliksi ja muotoilla mallin avulla nopeasti kaikki myöhemmin tehtävät kaaviot?

(kuvat: Office Online ja iStockphoto)

Ongelmana väärän muotoinen kuva?

2011-03-12T13:29:00.006+02:00

Onko sinulle käynyt koskaan niin, että löydät juuri sopivan kuvan esitykseesi, mutta se on väärän muotoinen? Korkeus on suurempi kuin leveys, mikä on väärin päin kun ajattelee tyypillisen diaesityksen dian muotoa, joka mukailee näyttöruutua. Voisit tietysti käyttää kuvaa esimerkiksi peittämään puolet diasta ja varata toisen puolen tekstille, mutta entäpä jos olit juuri päättänyt tehdä esityksesi presentationzen-tyyliin eli koko dian suuruisia kuvia käyttäen. Vaikka kuva pikselimääränsä puolesta kestäisi suurentamisen, kuvaa joudutaan rajaamaan ja luultavasti se viimeistään pilaa suunnitelmat.

Erään iltapuhteen iPad-sohvasurffailun tuloksena löytyi video, jolla neuvottu konsti saattaisi olla apu ylläkuvattuun pulmaan.

Otetaan lähtötilanteeksi tyypillinen PowerPoint, jollainen syntyy kun otetaan annettuna se, mitä ohjelma tarjoaa. Käyttämääni kuva voisi käyttää suurempanakin, koska se on kooltaan 819 x 1024 kuvapistettä, mutta jos kuva haetaan PowerPointin kaksi sisältökohdetta diarakenteeseen ClipArt-tehtäväruudusta, lopputulos on juuri tämä - eipä ihme, että PowerPointilla tuotettua jälkeä pidetään tylsänä.

Korjasin esimerkkidian alla olevassa videossa neuvottua ideaa kokeillen (linkki varmuuden vuoksi).

Kuvasta tehdään siis kopio, jota rajataan siten, että jäljelle jää pelkkää taustaa kuvan korkuinen kaitale. Kaitale suurennetaan ja sijoitetaan kuvan kanssa rinnakkain. On toki selvää, että tällä tavalla käsiteltävässä kuvassa pitää olla suhteellisen tasainen tausta, jotta siihen ei jää rajoja (tai sitten avataan Photoshop, jonka työkaluilla astetta hankalammatkin taustat saadaan käsiteltyä). Näkyvien rajakohtien varalle videolla annetaan neuvo kääntää leike.

Tässä lopputulos yllä olevan esimerkkidian muokkauksesta. Hävitin vielä tavanomaisen otsikon ja kiteytin tekstin yhteen lauseeseen.

Muita ohjeita vastaavaan tilanteeseen aikaisemmista postauksista:

Version 2010 käyttäjä voi poistaa taustan, tämä on neuvottu artikkelissa PowerPoint 2010, uusi ominaisuus: Taustan poistaminen.

Jos tausta on kirjava, kuvan voi yrittää häivyttää dian taustaan liukuvärin läpinäkyvyyttä hyödyntäen. Tästä ohjeet artikkelissa Photoshoppaamattakin pärjää.

PowerPointin tuottavuustyökaluja, 2

2011-03-01T20:04:00.005+02:00

Edellisessä postauksessa esittelin PowerPointin apuviivat, jotka vaatimattomasta ulkoasustaan huolimatta ovat monipuolinen apu diaesityksen tekijälle.

Muutakin kättä pidempää PowerPointissa on tarjolla, sillä kaikissa tilanteissa apuviivat eivät kuitenkaan ole paras mahdollinen valinta. Entä jos objektit pitääkin saada tasattua keskipisteistään? Aina voi tietenkin valita objektin ja siirtää sen apuviivan päälle siten, että valinnan jälkeen objektin reunassa keskellä näkyvä piste osuu apuviivan kanssa kohdakkain, mutta helpommallakin pääsee.

Piirtotyökalujen Muotoile-lisävälilehden Järjestä-ryhmän työkalujen käyttötarkoitus on varmasti päivänselvä sellaiselle, jonka taustalla on kokemusta vektorigrafiikkapiirtämisestä (esimerkiksi Illustrator, Corel). Tosin myös Photoshopissa tämä optio on tainnut olla olemassa jo jonkin aikaa, mutta ehkä kuvankäsittelyohjelmalla pärjää pidempään ilman tämäntyyppisiä toimintoja kuin vektorigrafiikkaohjelmalla. Tasaa-painikkeella aukeavaan valikkoon kannattaakin kurkistaa, ellei sitä ole vielä tehnyt. Valikossa on selkeillä kuvakkeilla merkittynä toimintoja, joilla valitut piirrosobjektit, tekstikehykset yms. saadaan tasattua tietystä pisteestä suhteessa muihin objekteihin. Eikä tässä vielä kaikki: Jaa vaakasuunnassa tai Jaa pystysuunnassa korjaa vielä valittujen objektien keskinäisen etäisyyden yhtä suureksi.

Tasaus toteutetaan äärimmäisenä sijaitsevan objektin mukaan. Jos esimerkiksi pyydät tasaamaan objektit vasempaan, ne sijoittuvat valinnassa äärimmäisenä vasemmalla olleen objektin reunan kanssa kohdakkain.

Huomaa myös kohta Tasaa diaan, jossa on valintamerkki silloin, kun valittuna on vain yksi piirroselementti tai grafiikkakuva. Jos haluat sijoittaa useasta elementistä koostuvan ryhmän dian keskelle, tee niistä ensin ryhmä Järjestä-valikon Ryhmitä-komennolla.

Jos grafiikkaelementti on epäsäännöllisen muotoinen, keskikohta lasketaan valintakehyksestä, mikä ei välttämättä ole sama keskikohta kuin minkä oma silmä sanoo! Paras tasaus ei silti aina ole matemaattisen tarkka vaan tasaus voidaan joutua toteuttamaan visuaalisesti (optisesti) ja se asia jo ihan eri juttu kuin tässä esitellyt tasaukset.

PowerPointin tuottavuustyökaluja, 1

2011-02-21T08:00:00.003+02:00

Käytätkö PowerPointin apuviivoja? Moni, joka vastaa tähän kieltävästi on perustellut sen sillä, että ei käytä myöskään vapaapiirtotyökaluja. Apuviivat ovat kuitenkin paljon muuta kuin vapaapiirron apuväline, mutta onhan niistä piirtämisessäkin apua. Jos minun pitäisi nimetä PowerPointista vaikkapa kolme hyödyllisintä toimintoa, apuviivat olisivat ehdottomasti tällä listalla.

Yksi viimeistellyn ulkoasun salaisuus diaesityksissä, verkkosivuilla, taitoissa tms. on yksittäisten elementtien tasaus suhteessa toisiinsa. Tasaus on toiston ohella keino tuottaa yhdenmukaisuutta diaesityksiin. Toistoa on esimerkiksi esitystiedoston fontti ja tausta sekä samanlaiset grafiikkaelementit, jotka tuottavat yhdenmukaisuutta koko esityksen tasolla. Myös tasaus voi olla diaesitystiedoston toistuva elementti (esimerkiksi otsikoiden sijoittelu ja tekstielementtien tasaus), mutta se toimii myös yksittäisen dian tasolla. Dia ei saisi näyttää siltä, että siihen on heitelty elementtejä sattumanvaraisesti.

Apuviivat helpottavat mm. elementtien tasaamista keskenään. Versiossa 2010 apuviivat saa käyttöön Näytä-välilehden Apuviivat-valintaruudusta. Versiossa 2007 on ensin avattava pikavalikko dian päällä jossakin sen tyhjässä kohdassa, ei esimerkiksi kuvan päällä. Pikavalikon Ruudukko ja apuviivat -komento avaa valintaikkunan, jonka Näytä piirtotilan apuviivat -valinta tuo näkyviin kaksi oletusapuviivaa. Samassa valintaikkunassa on myös valinta ruudukon käyttöön ottamiseksi, mutta ainakaan itse en osaa käyttää sitä hyödykseni. Ruudukon toimintaa on paljon vaikeampi hallita kuin apuviivojen ja koen sen enemmän häiriöksi kuin hyödyksi.

Kun lähdet vetämään oletusapuviivasta ja painat Ctrl-näppäintä alas, luot uuden apuviivan, jonka voit sijoittaa mihin tahansa. Viivain on syytä pitää esillä, koska se mm. auttaa kohdistamaan apuviivoja tasaisten välimatkojen päähän toisistaan. Apuviivoja voit lisätä niin monta kuin tarvitset. Ne eivät näy diaesityksessä eivätkä tulostu tai kulkeudu pdf-tiedostoon, joten niitä ei tarvitse valmiista työstä edes poistaa.

PowerPointin oletus on, että objektit pyrkivät apuviivan lähelle vietyinä tarttumaan siihen ja tämä on juuri se ominaisuus, joka auttaa objektien tasaamisessa. Apuviivoihin tarttumisen voi väliaikaisesti ohittaa kun painaa Alt-näppäintä alas. (Mikäli sinusta näyttää siltä, että apuviivat eivät toimi kuten tässä on sanottu, tarkista Ruudukko ja apuviivat -ikkunasta onko kohdassa Kohdista ruudukkoon valintamerkkiä.)

Kuvassa tilanne ennen – jälkeen: piirrosobjektit on kohdistettu apuviivaan. Ne on myös muutettu saman kokoisiksi piirto-objektin valinnan jälkeen esille tulevan piirtotyökalujen lisävälilehden Koko-ruutujen avulla. Tasaus ei ole liiallista pikkutarkkuutta, koska huolimattomasti sijoitellut elementit ovat, no, huolimattoman näköisiä. Tasaus on yksi helpoimpia keinoja saada diaesitykseensä viimeisteltyä tuntua.

Kun apuviivat määritellään yhteen diaan, ne ovat samanlaiset kaikissa muissakin avoinna olevan tiedoston dioissa. Tästä seuraa se, että voit käyttää apuviivoja samalla tavalla kuin esimerkiksi julkaisuohjelmassa: Voit rakentaa elementtien sijoittelun avuksi ruudukon tai rajata diaan reunukset.

Apuviivat helpottavat myös objektien ja kuvien skaalausta sekä rajausta. Sijoita apuviiva siihen kohtaan, johon haluat rajata esimerkiksi valokuvaa ja ota rajaustyökalu käyttöön. Myös rajaustyökalu pyrkii kiinnittymään apuviivaan ja saat rajauksen tehtyä täsmällisesti.

Verkkovierailuja muualla

2011-02-10T18:14:00.004+02:00

Tyylikäs väripaletti on vasta alkua

Syötteistä löytyi Ben Gremillionin artikkeli Applying Color Schemes Requires Seeing Them Anew, jossa oli oivallisia neuvoja ja esimerkkejä värien käytöstä. Tänä päivänä on tarjolla runsaasti työkaluja, jotka auttavat luomaan tyylikkäitä väripaletteja. Sellaisia on esitelty sekä täällä (Verkkotyökaluja esitysgrafiikan tekijälle) että Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa (mm. Mitähän väriä tähän laittaisi). Vastaavanlaisia työkaluja löytyy jatkuvasti lisää mm. Twitteriä seuraamalla.

Uusissa PowerPoint -versioissa olen mieltynyt erityisen paljon teemoihin, joihin sisältyy mahdollisuus luoda omia väripaletteja. Uudet työkalut ovat myös monta kertaa pakottaneet toteamaan, miten esimerkiksi Adobe Kulerissa tyylikkäältä näyttänyt kokonaisuus ei sitten toiminut diaesityksessä sillä tavoin kuin kuvitteli. Ben Gremillion huomauttaakin, että yhteensopivien värien löytäminen on vasta ensimmäinen askel. Seuraavaksi on ratkaistava miten värejä käyttää, mitä ja montako niistä nostaa etualalle. Artikkelissa olevia esimerkkikuvia kannattaa tutkia, koska ne havainnollistavat hienosti sitä, miten yksittäisellä väriyhdistelmällä voi olla monta ilmettä. Ensimmäisessä esimerkissä väripaletista on luotu kaksi sekoitusta, jotka ovat yleisilmeeltään aika kaukana toisistaan!

Esitysgrafiikan tekijän on syytä katsoa myös tekstiesimerkit. Niistä näkee, miten paljon merkitystä on kokonaisuuden taustalla tai miten tärkeää on huomioida riittävä kontrasti tekstin ja taustan välille.

Logot hiiteen

Garr Reynolds julkaisee sisältöä blogin lisäksi Posterous-tilille. Aamulla löysin Twitteristä linkin postaukseen Get those logos off the screen. Samaa teemaa käsittelin itse tammikuussa: Logolla vai ilman.

Reynolds antaa lyhyen ja ytimekkään neuvon: Haluatko tietää miten tehdä hyviä ja selkeitä esityksiä? Katsele Fox-kaapeliteeveen uutisia ja tee juuri päinvastoin kuin näet niissä tehdyn. Käsin piirretty kaavio uskottavuudesta ja logojen alle jäävästä pinta-alasta on helmi!

SlideShare ja fontit

2011-02-04T17:13:00.006+02:00

Sanovat, että olipa diaesityksen fontti mikä tahansa, SlideShare muusaa groteskit Arialiksi ja antiikvat Times New Romaniksi.

No ei nyt sentään, mutta ei todellakaan kannata odottaa, että fontit näyttävät SlideSharessa aivan samanlaisilta kuin omalla tietokoneella. Usein fontit neuvotaan upottamaan tiedostoon, mikäli haluaa välttyä muutoksilta. Tämä ei käyttöoikeusrajoitusten vuoksi aina onnistu, yllättävää kyllä, ei edes kaikkien Windowsin mukana tulevien fonttien osalta.

Kokeilemalla moni asia selviää

Asioita ei tarvitse ihmetellä kun testaa ne käytännössä. Mikään yllätys ei liene se, että Windows-fontit Arial, Tahoma ja Verdana toistuvat SlideShareen tallennetuissa esityksissä. Sen sijaan jo Windowsin mukana saatu Segoe Print muuttuu aivan erinäköiseksi.

Seuraavaksi tein dian, jossa oli valikoima niin ikään tavanomaisia Windows-fontteja sekä Helvetica LT Std, jonka alkuperästä en ole aivan varma: Se on joko asentunut InDesignin mukana tai seurannut jotakin taittomallia, Windows-fontti se ei kuitenkaan ole. Lisäksi käytin GorriSans-nimistä ilmaisfonttia, joka on löytynyt Korinaa kuopasta -blogista. Ylempi kuva on alkuperäinen diaesityksen sivu, josta SlideShareen ladattaessa Helvetica ja Lucida Sans muuttuivat Arialiksi, Rockwell Times New Romaniksi ja GorriSans ilmeisesti Comic Sansiksi.

Tämän jälkeen otin käyttöön fonttien upotuksen, joka löytyy PowerPointin asetusten valintaikkunasta Tallentaminen-kohdasta. Hämmästyin kun Officen mukana tulevasta Lucida Sans -fontista annettiin ilmoitus, että käyttöoikeudet estävät upottamisen. Jätin sen suosiolla pois testisivulta, koska tiesin, ettei se tulisi toistumaan oikein. Sen sijaan Helvetica tuotti yllätyksen. Siitä ei annettu mitään ilmoitusta upotus- ja tallennusvaiheessa, mutta fontille tapahtui SlideShareen vietäessä jotakin merkillistä, aivan kuin siitä olisi muodostettu huonolaatuinen esikatselukuva:

Tämän perusteella voisi siis antaa neuvoksi, että jos haluat käyttää SlideShareen tallennettavassa esityksessä juuri sitä tiettyä fonttia, älä jätä sen tallentamista viime hetkeen vaan tee ensin testitallennus.

Pdf-tiedostoksi muuntamisen jälkeen myös Gorri Sans ja Lucida Sans näkyivät oikein SlideSharessa ilman upottamista. Pdf-tiedostoa ei silti kannata pitää fonttien toistumisen osalta täysin varmana.

Upotus kasvattaa tiedoston kokoa

Fonttien upotus kasvattaa tiedoston kokoa, sehän on itsestään selvää, koska mukaan kerätään ylimääräistä materiaalia. Testitiedoston koko ilman upotettuja fontteja PowerPoint-versiolla 2010 oli 83 kt. Kun tallensin tiedoston Upota ainoastaan esityksessä käytetyt merkit -asetuksella, tiedostokoko oli jo 661 kt. Upota kaikki merkit -määritys tuotti 2,02 Mt kokoisen tiedoston.

Logolla vai ilman?

2011-01-28T18:12:00.003+02:00

Keskustelu diaesitysten logoista on kestoaihe, joka ryöpsähtää käyntiin tuon tuostakin lähes samanlaisella kiihkeydellä kuin koirankakkakeskustelut keväisin, tosin logokeskustelu ei ole sidoksissa vuodenaikaan

Mutta: Pitäisikö logo tai liikemerkki* sijoittaa jokaiseen esityksen diaan vai ei? Eri koulukunnat perustelevat näkemyksiään seuraavasti: 1) Diassa ei pitäisi olla mitään sellaista, mikä ei liity asiaan. Riittää kun logo näkyy esityksen aloituslehdellä tai lopuksi. 2) Logon näkyminen kertoo, että esiintyjä on pro ja logo vahvistaa brändiä.

Itse edustan lähinnä koulukuntaa 1. Etenkin silloin kun dioissa on kulkukaavioita tai muita piirroksia, logo pelkästään häiritsee kun se kelluu dian kulmassa. Yleensä se näyttää äkkiä katsoen kuvion osalta, mutta ei kuitenkaan ole sitä. Ehkä kannattaisi satsata etukäteistietojensa ilmoittamiseen ja esittäytymiseen, jos pelkää tilaisuuteen osallistuvien unohtavan kuka on pitämässä esitystä, mistä ja miksi?

Eikö sitten logon näkyminen liity asiaan sillä tavoin, että esityksen pitäjä on yrityksen tai tuotteen edustaja? On huolehdittava brändistä. Garr Reynolds on huomauttanut, että brändi on paljon enemmän kuin yrityksen liikemerkin näkyminen. Totta, esitysgrafiikassa brändinmukaisesta ulkoasusta on mahdollista huolehtia myös fontein, yhdenmukaisilla asetteluilla, kuvavalinnoilla ja värimaailmalla.

Olen kuullut, että mm. EU-projekteihin liittyvissä diaesityksissä logo vaaditaan näkymään diaesityksen jokaisella sivulla. Koska tällaisissa asioissa on myös kyse mielipiteistä, ei tietenkään voida julistaa yhtä ainoaa totuutta: Joskus logolle vain pitää löytää paikka. Toki logo on mahdollista sijoittaa diaan siten, ettei se häiritse kokonaisuutta. Erittäin suositeltavaa on siirtyä templaten/teeman perustyyliin, jolloin logo saadaan sijoitettua niin, että on satavarmasti aina samassa kohdassa. Presentation logos: The Debate -artikkelissa olevasta esimerkkikuvasta näkee, että logo diassa voi olla osa tyylikästä kokonaisuutta. Tyylikkyys kuitenkin syntyy siitä, että sivun muut elementit ovat yhdenmukaiset logon tyylin kanssa. Ja entäpä jos template/teema sisältäisikin piirroksia varten oman rakenteensa, josta logo olisi jätetty pois? Monissa asioissa on aina enemmän mahdollisuuksia kuin ensin luulisi!

Huonoin vaihtoehto on ehdottomasti se, että otetaan yrityksen liikemerkki, käytetään PowerPointin mukana asentuvaa valmista pohjaa ja sijoitetaan liikemerkki siihen. Useissa valmispohjissa on jo itsessään kaikenlaisia kiekuroita ja vesileimoja, jotka rohmuavat muutenkin vähäistä tilaa puhumattakaan siitä, että valmispohja toistaa yrityksen brändinmukaisia värejä korkeintaan osittain ja sitäkin sattumalta. Animoidut logot sentään taisivat jäädä 90-luvulle?

*Saivarrellaan vielä vähän: Logo on yrityksen tai organisaation nimen vakiintunut kirjoitusasu ja liikemerkki, jota monet sanovat logoksi, on yrityksen tai organisaation visuaalinen tunnus.

Tekstiä annostellen

2011-01-20T15:40:00.003+02:00

On tilanteita ja esitysaineistoja, joiden kohdalla ei pääse sillä, että neuvoo vähentämään tekstiä. On vain hyväksyttävä se, että "sopiva määrä informaatiota" on tilanteesta riippuvainen asia. Joskus tekstiä tai muuta tietoa tarvitaan enemmän, minkä on tiedostanut ja ohjepostaukseksi hyvin kiteyttänyt Jan Schultink: The art of writing a good slideument. Slideument on Garr Reynoldsin käyttämä termi. Se tarkoittaa esitysgrafiikkaohjelmalla luotua tiedostoa, joka muistuttaa enemmän tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoitettua asiakirjaa kuin diaesitystä. Tästä jo voisi vetää sen johtopäätöksen, että ei pidä yrittää muuttaa aineistoaan diaesitykseksi väkisin. Pienessä asiantuntijaryhmässä käydyn keskustelun tukena voisi toimia paljon paremmin Excelillä tai Wordilla tehty raportti tms.

Jos runsaan tekstin ja raskaiden tekstikappaleiden kanssa taistellessaan on jo puristanut tekstistä kaiken turhan pois ja diaesitys muuten tuntuu sopivalta formaatilta, kannattaa kokeilla tekstin annostelua animaation avulla kappale kerrallaan. Seuraava ohje perustuu PowerPoint 2007 -versioon (versiossa 2010 Fontin väri -nimisen tehosteen voi valita suoraan Animaatiot-välilehdeltä ja tehosteasetusten valintaikkuna aukeaa Animaatio-ryhmän avainpainikkeella):

1. Valitse luettelotekstin paikkamerkki sen reunaa napsauttamalla ja vaihda tekstin väriksi jokin vaalea sävy, esimerkiksi harmaa.

2. Valitse Animaatiot-välilehti ja sieltä Mukautettu animaatio.

3. Valitse Lisää tehoste -painikkeen valikosta Korostus.

4. Valitse Muuta fonttiväri (ellet löydä tehosteen nimeä heti pienemmästä valikosta, valitse Lisää tehosteita, jolloin avataan tehosteiden valintaikkuna). Valitse Fontin väri -ruudusta sellainen väri, jonka haluat olevan tekstin värinä silloin kun se tuodaan näkyviin ja haluat ihmisten pystyvän lukemaan sen (esim. musta).

Tässä vaiheessa animaatio toimii siten, että jokainen hiiren napsautus/Enterin painallus tuo uuden kappaleen eli luettelokohdan näkyviin ja teksti myös jää diaan (Alkaa: napsautettaessa). Näin pidät huolen siitä, että näkyville ei tuoda mitään ylimääräistä, joka saisi ihmiset rientämään ajatuksissaan asioiden edelle. Näytät vain sen kohdan luettelosta, josta kullakin hetkellä käydään keskustelua.

Ehkä haluat himmentää ne kappaleet, jotka diasta on jo käyty läpi? Toimi silloin näin:

1. Napsauta Mukautettu animaatio -tehtäväruudusta tehostetta vastaavan rivin oikeasta laidasta nuolta ja valitse Tehosteasetukset.

2. Valitse Muuta fonttiväri -valintaikkunan Tehoste-välilehdeltä Animaation jälkeen -luettelosta väri, johon haluat käsitellyn tekstikohdan himmenevän.

Animaatioiden käytöstä yleisemmin, siis muutenkin kuin tekstin tehosteena, olen kirjoittanut n. pari vuotta sitten Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa: Animaatiot esitysgrafiikassa, kyllä vai ei.

Maailman parhaimmistoa

2010-12-17T18:09:00.004+02:00

SlideSharessa vuosittain järjestettävä kilpailu maailman parhaan diaesityksen löytämiseksi on ratkennut. Voittaja on Empowered Presentations, design- ja konsultointiyritys Honolulusta. Tekijät ovat siis alan ammattilaisia ja jälki sen mukaista. Diaesitys SMOKE - The Convenient Truth kertoo tupakasta, sen kulutuksesta ja kulutuksen seurauksista. Faktat − uskotaan, että ne ovat tarkistettuja − ovat hätkähdyttäviä.

Esityksen sisältämää numerotietoa ei näytetä taulukoissa tai graafeina vaan pelkkinä lukuina, joita havainnollistetaan lisäesimerkein. Kun esimerkiksi kerrotaan, paljonko savukkeita tuotetaan ja kulutetaan vuodessa (13), jatketaan laskemalla montako Bugattia, rekkaperävaunua, lentokonetta tai rahtilaivaa tarvittaisiin tuottamaan saman painoinen massa kuin pelkästään näiden savukkeiden filtterit! Hyvä rinnastus alkaa myös diasta 26: Se mikä näyttää pehmeältä pumpulilta, onkin kovaa muovikuitua, jonka maatuminen vie oman aikansa.

Diaesitys on selvästi laadittu online-katselua varten. Jos vastaavaa käyttäisi esitystilanteessa, osa tekstidioista olisi tarpeettomia.

SMOKE - The Convenient Truth

View more presentations from Empowered Presentations, Honolulu, HI.

Vaikuttavaa, mutta en voi olla ajattelematta, että onko tässä nyt jokin uusi "standardi" sille, mikä on hyvä diaesitys. Voittanut ratkaisu nimittäin muistuttaa toteutukseltaan hyvin paljon vuosien 2007 ja 2008 voittajan Jeff Brenmanin Shift Happens ja Thirst-diaesityksiä. Toki mieluummin tällaista kuin sivu täynnä luettelotekstiä!

Toiseksi tullut esitys on Jesse Desjardinsin diaesitys You Suck at PowerPoint. Omituista, mutta en löytänyt esitystä SlideSharesta (liekö väliaikainen virhe vai mikä), joten siksi linkitys muualle. Desjardinsin tyyli on kieltämättä omaperäinen ja sinänsä hauska, mutta eikö toisaalta vallitsevaa PowerPoint -kulttuuria pilkkaavia PowerPoint Sucks -tyyppisiä esityksiä ole jo nähty riittävästi? Ensimmäiset huvittivat, mutta ehkä on jo aika siirtyä eteenpäin. Parempi Desjardinsin esitys olisi minusta ollut esimerkiksi Really Ugly Résumés. PowerPoint-kulttuuria kritisoiva esitys löytyy muuten kilpailun voittajaltakin: Most Presentations Stink!

*****

Tällä postauksella jätän Tiedon kuvia -blogin joulutauolle. Bloggaajan pitää saada levätä ja keskittyä välillä lukemaan muiden kirjoituksia. Palaan esitysgrafiikan pariin tammikuun puolen välin paikkeilla. Toivotan kaikille lukijoille sellaista joulua, joka on teidän itsenne näköinen ja jonka viettäminen tuntuu hyvältä!

PowerPoint 2010, uusi ominaisuus: Taustan poistaminen

2010-12-10T13:23:00.003+02:00

Jonkinlaiseksi tavaksi on näemmä muodostunut, että kirjoitan tähän blogiin kaksi samantyyppistä postausta peräkkäin. Edellisen kanssa siis samalla linjalla pysytellen esittelen tänään PowerPoint 2010 -version toiminnon, jonka avulla kuvasta voi poistaa taustan. Aikaisemmin vastaavaan olisi tarvittu erillistä kuvankäsittelyohjelmaa. Nyt pakollinen disclaimer: Mahdottoman hienovaraisia säätömahdollisuuksia ei kannata odottaa, sillä PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelma ja kuvankäsittelyohjelma on suunniteltu varta vasten valokuvien käsittelyyn. Työkalu riittää kuitenkin hämmästyttävän pitkälle.

Jos valitset taustaväritykseltään mahdollisimman tasaisen kuvan, saat ainakin toiminnon käyttöä harjoitellessasi parhaan lopputuloksen. Tasaisen taustan poistamiseksi ei välttämättä tarvitse tehdä muuta kuin hyväksyä ohjelman ehdottamat oletukset. Seuraavassa käyttämäni mallikuva on jo astetta monimutkaisempi (kuva Microsoft Office.com), koska taivaan ja lumihangen rajalla sävyt ovat hyvin lähellä toisiaan.

Valitse kuva ja siirry Muotoile-lisävälilehdelle, joka ilmestyy näkyviin kuvan ollessa valittuna. Napsauta Poista tausta -painiketta, jolloin avataan Taustan poisto -lisätyökalurivi.

Kuvan ympärille on ilmestynyt valintakehys ja poistettavat osat on sävytetty lilanvärisiksi. Oletusasetuksin ollaan nyt poistamassa aivan liikaa.

Muuta valintakehyksen koko ja muoto sellaiseksi, että se kattaa mahdollisimman hyvin poistettavan alueen. Kuvassa säilytettävän osan tulisi olla kokonaan kehyksen sisäpuolella ja ulkopuolella suurin osa niistä alueista, jotka halutaan poistaa. Valitse Merkitse poistettavat alueet -painike ja ryhdy merkitsemään tarpeettomina pitämiäsi alueita. Jos alueen merkintä ulottuu kohtaan, jonka haluaisit säilyttää, merkitse se Merkitse säilytettävät alueet -painikkeella. Säilytettävä alue merkitään ympyröidyllä +-merkillä, vastaavasti poistettavan alueen kohdalla on ympyröity miinusmerkki. Etene pienin askelin ja ole kärsivällinen.

Napsauta lopuksi Säilytä muutokset -painiketta ja kuva muuttuu taustavärin osalta läpinäkyväksi.

Piparkakkutalomme oli sievä kuva taustankin kera, mutta se on toimiva myös ilman taustaa ja jättää aavistuksen verran enemmän liikkumavaraa esimerkiksi tekstin lisäämistä varten.

Photoshoppamattakin pärjää

2010-11-19T17:11:00.004+02:00

Oletko nähnyt diaesityksissä kuvia, joiden yksi reuna sulautuu saumattomasti dian taustaan? Mahdollisesti mieleen on tullut, että esityksen tekijällä on myös Photoshop hanskassa? Häivytystehosteen pystyy kuitenkin tekemään PowerPointin omilla työkaluilla. Tähän tarvitaan ylimääräinen piirrosobjekti, jossa on liukuväritäyte. Lisäksi hyödynnetään versioiden 2007 ja 2010 mahdollisuutta muokata värin läpinäkyvyyttä.

Häivytystehostetta voidaan käyttää graafisena tehosteena puhtaasti huvin vuoksi, mutta sitä voi hyödyntää esimerkiksi silloin, kun kuva olisi hankala rajata ilman, että lopputuloksesta tulisi kömpelö. Häivytys myös antaa lisää tilaa tekstille. Vaikka teksti osuisi vähän kuvan päälle, se erottuu vielä häivytetystä osasta luettavana.

Ja näin häivytys tehdään:

1. Piirrä suorakulmio ja väritä se taustan väriseksi. Poista ääriviiva. Esimerkkikuvissa dian tausta on valkoinen ja niin häivytyksen tekemiseen käyttämäni objektikin on valkoinen.

2. Säädä piirrosobjektin koko sopivaksi. Korkeus on tässä sama kuin kuvan korkeus. Leveys on omassa harkinnassasi. Mitä hienovaraisemman häivytyksen haluat, sitä leveämpää objektia tarvitset.

3. Avaa objektin pikavalikosta Muotoile muotoa -valintaikkuna, joka avataan suoraan Täyttö-välilehdelle. Valitse Liukuväritäyttö.

4. PowerPoint 2007 ja 2010 käyttävät liukuväriä määriteltäessä rajakohtia, joita tehosteessa tarvitaan kaksi. Versiossa 2007 Muotoile muotoa -valintaikkunan kohdassa Liukuvärin rajat on luetteloruutu, jossa rajakohdat on luetteloitu juoksevasti. Oletus on 3 kpl, mutta esimerkiksi viimeksi käytetty liukuvärityyppi vaikuttaa valintaikkunassa tarjolla oleviin valintoihin. Jos luettelossa on enemmän kuin 2 kohtaa, poista ylimääräiset Poista-painikkeella siten, että jäljelle jää 2 (Raja 1, Raja 2). Versiossa 2010 valitse keskimmäinen rajakohdan osoitin ja napsauta punaisella ruksilla merkittyä painiketta. (Kuva on versiosta 2010.)

Määrittele kummankin pään väriksi valkoinen (tai käyttämäsi taustaväri). Tarkista myös, että liukuväritäytön lajina on lineaarinen ja suunta joko oikealle tai vasemmalle.

Valitse lopuksi se liukuvärin raja, joka vastaa kuvan päällä olevan objektin reunaa, esimerkkikuvassa siis oikeanpuolimmainen. Määrittele sen läpinäkyvyydeksi 100 %.

Varaudu vielä tekemään kokeiluja objektin koolla ja liukuvärin rajan tarkalla paikalla. Versiossa 2007 on Rajan sijainti -liukusäädin tätä varten. Versiossa 2010 liukuvärin vasenta rajakohtaa vastaavaa osoitinta vedetään oikealle. Esimerkkikuvassa tehosteobjekti on kuvaa hieman suurempi. Tällä koko kuvaan on saatu utuinen vaikutelma.

Muista huomioida myös objektien järjestys. Jos diassa on otsikon paikkamerkki, se jää kuvan ja sen täytetehosteena käytetyn objektin taakse. Jos haluat lisätä paikkamerkkiin tekstiä, tarvitset Muotoile-lisävälilehdellä olevaa Järjestä-painiketta muuttaaksesi objektien keskinäisen järjestyksen ja saadaksesi tekstin näkymään.

(Tästä vinkistä kiitokset PowerPoint Ninjalle: Image Fading Technique in PowerPoint.)

Lyhyt värioppi kaavion piirtäjälle 2

2010-11-12T15:04:00.006+02:00

Väreillä on omat vakiintuneet käyttötapansa, joista suositellaan pidettäväksi kiinni mm. silloin, kun tehdään kaikenlaisia ohjeita, opasteita ja vastaavaa materiaalia. Esimerkiksi kartoissa käytetään sinistä merkitsemään vettä ja vihreä tarkoittaa puistoa tai muuta viheraluetta. Voit kokeilla tämän ohjeen paikkansa pitävyyttä: Seuraavan kerran tarvitessasi karttaa jonnekin, missä et ole koskaan ennen käynyt, tulosta se väärän värisenä (onnistuu esimerkiksi kuvankäsittelyohjelmalla peukaloimalla kuvan värisäätöjä)! Ja jotta koe onnistuisi täydellisesti, anna kartta pelkääjän paikalla istuvalle kaverille, joka ei ole lukenut tätä postausta ja saa editoidun kartan eteensä suoraan puskasta. Entä miten vitsikästä olisikaan, jos jonakin aamuna liikennevalojen värit olisi käännetty päinvastaisiksi!

Edellisen postauksen lähteenä käyttämäni tiiliskiven kirjoittaja Stephen Few on todennut ja aivan aiheellisesti, että luontoäiti käyttää värejä paljon viisaammin kuin monet ihmiset. Kun luonnossa on jossakin kirkas väri, sillä on poikkeuksetta järkevä tarkoitus. Kukat ovat värikkäitä, koska niiden pitää kiinnittää hyönteisten huomio itseensä. Kirkas punainen tai sininen erottuu neutraalista taustasta tai taustaväristä. Eläinkunnassa kirkkaat värit ovat niin ikään houkuttimia tai pelottimia. Tarkoituksena on huomion kiinnittäminen ja erottuminen. Silloin kun halutaan välttyä joutumasta silmätikuksi, väritys mukautetaan taustaan.

Tästä voidaan johtaa sääntö nro 4, jonka mukaan kaaviossa kannattaa käyttää kirkkaita värejä vain ja ainoastaan niissä osissa, joihin katsojan/lukijan huomio pitää saada kiinnitettyä. Käytännössä siis akselit, akseleiden otsikot ja taustaviivoitus, jos sellaista tarvitaan, jätetään vaatimattoman värisiksi, esimerkiksi tumman harmaaksi, ja väriä käytetään niissä osissa, jotka vastaavat jotakin numerotietoa. Tämähän on useimpien kaavioiden oletus ja se on oikein hyvä. On myös mahdollista antaa määrällistä tietoa kuvaaville kaavion osille erilainen painoarvo, esimerkiksi tärkeintä tietoa kuvaavat pisteet tai viivakuvaaja piirretään huomattavasti muista poikkeavalla värillä (vrt. edellisen postauksen viimeinen pylväskaavio). Piste- tai viivakaaviossa voi harkita mahdollisuutta paksuntaa viivaa tai suurentaa pistettä.

Color Brewer palvelu, jota voidaan käyttää esimerkiksi kartoissa käytettävien väripalettien suunnitteluun ja testaamiseen. Vaihtoehtoja on tarjolla kolme: Luokitteleva (categorial), joka sopii silloin kun asioita tai ilmiöitä on eroteltava selkeästi toisistaan poikkeavaiin ryhmiin. Määrällisen tiedon esittämiseen voidaan käyttää kahta muuta palettia (sequential ja diverging).

Pystyisitkö järjestämään alla olevan kuvan neliöt "suuruusjärjestykseen"?

Arvaanko oikein, että suuruusjärjestys ei löydy ainakaan kovin nopeasti ja saattaa olla, että kahden tai useamman ihmisen tehdessä samaa tehtävää, lopputuloksia voitaisiin saada yhtä monta kuin on tekijöitä. Kuvan objektien värit ovat intensiteetiltään suunnilleen yhtä voimakkaita ja siten keskenään tasapainossa. Emme näe värisävylle ja määrälle vastaavuutta samalla tavalla kuin intuitiivisesti löydämme vastaavuuden värin intensiteetin vaihtelun ja määrän vastaavuudelle kuten näissä esimerkeissä (alemmassa kuvassa värin vaihtumisen kohta vastaa nollakohtaa tms. rajaa):

Sääntö numero 5 kuuluukin: Silloin kun värillä halutaan kuvata määrällisiä eroja, tehokkain lopputulos saadaan aikaan valitsemalla yksi tai kaksi värisävyä ja muuttamalla asteittain näiden intensiteettiä.

Nämä ovat monelle varmasti itsestään selviä asioita. Minulle on kuitenkin usein sanottu, että vaikka tämä on itsestään selvää ja järkeenkäypää, tämä ei välttämättä olisi käytännön tilanteessa ollut aktiivisena mielessä. Itsestäänselvyyksistäkin on siis hyvä joskus muistuttaa.

PS Mainitsin postauksessa kartat. Jos tarvitset esitysgrafiikassasi karttoja, PowerPointin oma kuvakirjasto loppuu äkkiä kesken. Maksuttomia karttoja löydät esimerkiksi täältä.

Lyhyt värioppi kaavion piirtäjälle 1

2010-11-06T13:26:00.004+02:00

Viimeksi kirjoitin esitysgrafiikan väreistä noin vuosi sitten: Värillä on väliä esitysgrafiikassakin. Tuossa postauksessa värit olivat esillä aika yleisellä tasolla, joten keskitytään tällä kertaa värien käyttöön erityisesti kaavioissa (graafiset kuvaajat) ja kaavakuvissa.

Graafinen kuvaaja on visualisoitua numerotietoa, jota tyypillisesti käytetään päätöksenteon tukena. Tästä syystä ei voi liikaa korostaa aineiston selkeyttä. Visuaalinen aineisto voi olla malliesimerkki huippudesignista (mikä ihme on sanan "design" paras vastine suomeksi, ei välttämättä suunnittelu?), mutta olen ennenkin sanonut, että ajattelen näitä asioita hyvin käytännöllisesti ja niiden ihmisten näkökulmasta, jotka tekevät esitysgrafiikkaa päivittäin oman työnsä ohella ja joutuvat sitä tietysti myös katselemaan. Tässä kontekstissa hyvä on se, mikä välittää tiedon luotettavasti, oikein ja selkeästi. Visuaalinen loistokkuus, wau, ei ole ensisijainen tavoite, joskin selkeys tai oikeellisuus ja hyvä katsomiskokemus sulkevat toisensa pois äärimmäisen harvoin.

Värejä koskeva ja laajasti vaikuttava perussääntö on, että väristä tehty havainto ei ole absoluuttinen. Ympäristö vaikuttaa havaintoon. Vaikka värin aallonpituus on vakio, ihminen näkee sen aina suhteessa muihin väreihin. Tätä havainnollistetaan yleensä kuvilla, joissa samanvärisiä neliöitä on sijoitettu rinnakkain vaihtuvavärisen taustan päälle. Alla olevassa kuvassa kaikki pienet neliöt ovat väriarvoiltaan samat, mutta kun tausta on vaalea, neliö näyttää tummemmalta kuin taustan tummemman kohdan päällä oleva kaverinsa.

Tästä voidaan johtaa kaksi käytännön ohjetta:

1. Jos haluat samanlaisiksi tarkoitettujen objektien näyttävän samanlaisilta, sijoita ne väriltään tasaisen taustan päälle.

2. Huolehdi siitä, että objektin ja taustan välillä on riittävän paljon kontrastia, jotta saat ne erottumaan toisistaan. Tämä on syytä muistaa myös sellaisissa kaavakuvissa, joissa objekteihin lisätään tekstiä. Jos tausta on tumma, teksti kannattaa muuttaa vaaleaksi, mieluiten valkoiseksi.

Seuraavaksi ohjeeksi kirjaisin:

3. Käytä kaaviossa tai kaavakuvassa värejä siten, että muutos tai poikkeama on merkityksellinen. Värit eivät ole itsetarkoitus. Runsas värien määrä ei tee kuviota mielenkiintoisempaa ja kun otat käyttöön uuden värin, sen pitäisi vastata myös jotakin muutosta tai poikkeamaa kuviossa.

Jos pylväskaaviossa on yksi tietosarja, pylväiden sattumavarainen värinmuutos on ärsyttävää. Pylväskaaviossa on olennaista sarjojen keskinäinen vertailu, minkä runsas värikirjo voi tehdä jopa hankalaksi. Pylväskaavion vakiintunut piirtämistapa pitää jo sisällään sen oletuksen, että tietosarjat merkitsevät eri asioita eikä väriä enää tarvita erottelevaksi tekijäksi. Vaaka-akselilla olevat otsikot kertovat, mikä se on, mitä pylväs kuvaa. Mikään esitysgrafiikkaohjelma ei sentään piirrä pylväskaaviota alla olevan esimerkin tavoin, mutta paljon tätä näkee. Joskus olisi parempi siirtää hiiri pöydälle, käydä juomassa vaikka kuppi teetä ja palata sitten miettimään uudelleen onko väri-ilotulitus sittenkään aina niin hyvä ajatus.

Huono esimerkki:

Parempi:

Tosin säännöt on tehty harkiten rikottaviksi. Jos jonkun tietyn pylvään kertoma asia on tärkeä ja haluat esitystilanteessa kiinnittää huomion juuri siihen, korosta ihmeessä, mutta korosta vain sitä minkä haluat ehdottomasti nousevan joukosta esille.

Puristisimpien näkemysten mukaan x-akselina ei muuten saisi olla mitään muuta kuin jokin jatkuva-arvoinen ominaisuus, esimerkiksi kuluva aika, mutta käytännössä näin puhdasoppisia ei olla eikä asiantuntijoiden mukaan nähtävästi tarvitsekaan.

(Lähteenä ja "keskustelukumppanina" Stephen Few : Now you see it. Simple Visualization Techniques for Quantitative Analysis. Analytics Press, 2009.)

PowerPoint Web Apps, esitysgrafiikkaohjelma pilvestä

2010-10-31T19:16:00.005+02:00

Microsoft Office 2010 -toimistopaketin julkistamisen yhteydessä Windows Live -tilin haltijat saivat myös maksuttomat Web Apps -versiot Wordista, Excelistä, PowerPointista ja OneNotesta. Näitä voi luonnehtia kevytversioiksi maksullisista pakettiohjelmista: Kaikkea ei ole tarjolla, mutta perustoiminnot kuitenkin.

Sovelluksiin on syksyn aikana tullut uusia toimintoja. PowerPoint 2010 -pilviversioon on saatu mm. teemat ja leikekuvat. Teemojen valintaikkuna tuodaan näkyville heti uutta esitystä aloitettaessa ja päätös esityksen ulkoasusta on tehtävä tässä vaiheessa. Teemaa ei nimittäin voi myöhemmin vaihtaa uuteen samalla tavalla kuin on totuttu tekemään PowerPointin laajemmassa versiossa. Ne, jotka jakavat kanssani mieltymyksen puhtaan valkoiseen krumeluurivapaaseen sivuun, voivat valita teemojen kohdalla Peruuta. PowerPointin versioissa 2007 ja 2010 on tosin aina käytössä oletusteema ja koska verkkoversion oletusteemaa ei voi vaihtaa, se on Office (Toimisto) silloinkin kun kuvan valintaikkuna ohitetaan. Lopputulos on siis aivan sama kuin jos valitsisi Toimisto-teeman uutta esitystä aloittaessaan.

ClipArt-kuvien haku toteutetaan syötettyjen hakusanojen pohjalta. Lisää-välilehdellä olevan ClipArt-painikkeen avaamaan ikkunaan kirjoitetaan jokin aihesana tai useampia pilkulla erotettuna ja näiden perusteella määräytyy seuraavaksi aukeavan ikkunan sisältö. Huomaa myös, että kuvaa ei voi lisätä ellei diassa ole sisällön paikkamerkkiä. Esimerkiksi tyhjään diaan ei voi lisätä kuvaa eikä nähtävästi mitään muutakaan, mikä on hieman hämmentävää. Ilmeisesti oletetaan, että ko. rakenteeseen sisältö tuodaan leikepöydältä.

Web Apps -versio PowerPointista sallii myös diaesitysten jakamisen. Skydrive-työtilassa, joka on maksuton Windows Live -ympäristöön sisältyvä 25 Gt:n tallennustila, on oletuksena Julkiset-kansio. Siihen tallennetun tiedoston voi kuka tahansa Windows Live -tunnuksen haltija katsoa selaimessa. Esitys jaetaan avaamalla Julkiset-kansio, valitsemalla tiedoston nimen kohdalla olevan rivin oikeasta laidasta Lisää/Ominaisuudet. Seuraavalta sivulta voidaan noutaa jaettavan linkin osoite ja liittää se sähköpostiin tai pikaviestiin lähetettäväksi niille, joille halutaan kertoa kansiossa olevasta esityksestä.

Kun linkin vastaanottaja kirjautuu Windows Live -palveluun ja käynnistää diaesityksen, se avataan ns. lukunäkymään. Lukunäkymässä on otettu huomioon online-esityksen tyypillinen käyttötilanne: Diaesitystä katsellaan varsinaisen esitystilanteen ulkopuolella, jolloin on selviydyttävä ilman puhutun esityksen sisältöä. Muistiinpanotilaan kirjoitettu teksti, lisätietolinkit yms. saadaan näkymään esityksen alapuolella Muistiinpanot-painikkeella. Lisäksi lukunäkymässä on painike, jolla katsoja voi siirtyä vapaasti mihin tahansa esityksen kohtaan. Web Apps -versio toistaa myös animaatiot.

Ellei esitykseen vievän linkin vastaanottajalla ole Windows Live -tunnusta, hän voi kuitenkin ladata diaesityksen omalle tietokoneelleen ja avata sen. Jos käytössä on PowerPoint 2010 -ohjelman, esitys voidaan avata suoraan siihen.

Tiedoston ominaisuussivulla on myös kohta Upota. Siinä oleva koodi voidaan lisätä esimerkiksi blogikirjoitukseen. Toinen tapa hakea upotuskoodi on Lisää/Jaa/Upota, valinta tehdään tiedoston nimen kohdalla olevan rivin oikeasta laidasta. Tältä näyttää upotettu diaesitys (tässä kohden tunnustan, että otin riskin ja lisäsin koodin testaamatta sitä ensin eri selaimilla):

Mielestäni PowerPoint Web App -versio sopii nopeasti tehtävien lyhyiden diaesitysten tekemiseen etenkin silloin, kun esityksen sisältö on mahdollisimman pitkälle suunniteltu etukäteen. Samaten se sopii hyvin pienen työryhmän käyttöön yhteisen diaesityksen sisältöä muokattaessa. Esityksen viimeistelyn ajaksi itse ottaisin sen mieluiten auki laajempaan ohjelmaversioon, jossa monet muokkauksista sujuvat joustavammin. Valmiiden esitysten jakamiseen pilviversio näyttäisi sopivan hyvin.

Tätä postausta kirjoittaessani käytin muuten testidiaesitystä Skydriveen ladatessani, sitä katsellessani ja upotettua esitystä luodessani Flock-selainta. Mitään ongelmia ei ollut!

(Muiden Web App -sovellusten uusista toiminnoista kerrotaan Microsoft Office Web Apps -tiimin blogipostauksessa Clip Art, Charts, Themes and Printing - Need We Say More?)

PowerPoint 2010 -pikaopas on arvottu

2010-10-30T16:51:00.003+03:00

Arvonta suoritettiin Googlen taulukkolaskentaohjelman RANDBETWEEN-funktion avulla; ensin funktio sai ratkaista lajittelujärjestyksen, sen jälkeen päätettiin haetaanko voittaja lajitellun listan alusta vai lopusta lukien. Lopuksi kolmannella kierroksella funktio pääsi valitsemaan voittajan, joka on Sami Nikkari. Onnittelut Samille ja kiitos kaikille arvontaan osallistuneille.

Arvotaan PowerPoint 2010 -pikaopas

2010-10-22T15:11:00.005+03:00

Pikaoppaiden värisuora tuli valmiiksi kun PowerPoint 2010 saatiin tällä viikolla kustantajan varastoon. Nyt on sitten saatavilla ohjekirjaa monenlaiseen tekemiseen. PowerPointilla kaikenlaiset organisaatiot tai esimerkiksi poliittiset puolueet voivat piirrellä graafeja kannattajamääriensä kasvusta tai laskusta, mikä nyt kenenkin tilanne on. Lisäksi em. kehityskulkuihin johtaneita käänteitä voidaan visualisoida vaikkapa piirtämällä havainnollisia kaavakuvia – PowerPointissa on nimittäin muiden uusien piirteiden joukossa jokunen hieno SmartArt-tyyli.

Kai kaikki varmasti huomasivat, että edellä oli tämän postauksen Ajankohtaista kuittailua -osio? Kun kirjoittaa vähän nörtähtävään kallellaan olevia blogeja, aasinsiltojen rakentelu herkullisiin päivänpolttaviin aiheisiin voi olla hankalaa. Suurimman osan ajasta tämä on silti sen verran hauskaa ja kiinnostavaa, etten nyt kuitenkaan muuta linjaani.

Mutta asiaan palatakseni, painosta tulleen opuksen juhlistamiseksi pidetään jo tavaksi tulleet arpajaiset! Palkintona on PowerPoint 2010 -pikaopas, jonka arvontaan voit osallistua täällä blogissa kommentoimalla tai lähettämällä sähköpostia tai viestin
uusitun nettisivuni yhteydenottolomakkeella. (Sähköpostiosoitteeni löydät nettisivultani yhteydenottolomakkeen yläpuolelta.) Jos olet Facebookissa ja sivuni tykkääjä, voit osallistua siellä peukuttamalla näistä arpajaisista kertovaa statuspäivitystä. Kirja arvotaan kaikkien 28.10.2010 mennessä osallistuneiden kesken.

Tämä on muuten juuri sama kirja, jonka kansikuvasta järjestettiin äänestys aikaisemmin syksyllä. Vaihtoehtona oli kissa ja pingviini. Kiitokset kaikille äänestykseen osallistuneille ja erityisesti kissapuoluelaisille kiitokset tuesta, kissa oli nimittäin minunkin suosikkini vaikka pingviini enemmistön äänin kirjan kanteen päätyikin.

Minulta on kyselty aionko päivittää laajemmat Visual-oppaani koskemaan 2010-versiota? Kiinnostuneille voin kertoa, että kaapissa mapitettuna on allekirjoitetut sopparit laajempien Excel 2010 ja PowerPoint 2010 -oppaiden kirjoittamisesta. Tulossa on siis perinpohjaisempia Excel- ja PowerPoint-esimerkkejä n. 140 sivun verran ensi keväänä.

Mukavaa viikonloppua kaikille!

Rakasta ongelmia, ystävysty niiden kanssa

2010-10-15T15:50:00.007+03:00

Edellisessä postauksessa kirjoitin siitä, miten tärkeää on ymmärtää esityksensä kohderyhmää. Tänään kehotan lisäksi rakastamaan ongelmia* ja oikein etsimällä etsimään niitä. Nimittäin jos ymmärrät kohderyhmääsi ja onnistut esityksesi aikana tarjoamaan ratkaisun johonkin sillä olevaan päivänpolttavaan ongelmaan, olet myös esiintyjänä kiinnostava ja esitykseesi kulunutta aikaa ei tarvitse harmitella.

*Käytän tässä sanaa ongelma aivan tarkoituksella. Haasteita ja mahdollisuuksia vilisevä newspeak ärsyttää minua paljon enemmän kuin ongelman kutsuminen rehellisesti ongelmaksi. Sitä paitsi suomenkielessä on sana ongelmanratkaisu ja sellainenhan kuulostaa hirvittävän hauskalta!

Se, että suuri osa esitystilanteista kohdistuu johonkin osallistujien ongelmaan voi olla yllättävä ajatus. En väitä, että 100 % kaikista esityksistä on luonteeltaan tällaisia, mutta paljon suurempi osa kuin luulisi - monia esityksiä myös ryhdistäisi tilanteen näkeminen tällä tavalla. Jos esimerkiksi ajattelet, ettei koulutus tai valmennus välttämättä mihinkään ongelmaan pureudu, kunhan nyt vähän osaamista päivitetään, niin mietipä seuraavaa: Tilaisuuteen osallistuvat ihmiset eivät tiedä tai eivät ole tulleet ajatelleeksi asioita, joita käyt läpi ja ne sisäistettyään he osaavat tehdä jotakin toisin. Heidän ongelmansa on ennen tilaisuutta se, että heiltä puuttuu taito tai he eivät ole vielä oivaltaneet jotakin.

Sinun pitäisi pystyä samaistumaan kohderyhmääsi niin hyvin, että pystyt ymmärtämään mikä heitä askarruttaa aiheessa, jota esityksesi käsittelee. Pystyäksesi tähän sinunkin tulisi käydä läpi jonkinlainen ongelmanratkaisuprosessi. Edellisessä postauksessa totesin, että sen puuttuminen on monen huteran esityksen taustalla. Esitysgrafiikan tekemiseen käytettäviä ohjelmia ei ole edes suunniteltu tukemaan ongelmanratkaisua ja juuri tästä syystä mielelläni varoitan avaamasta niitä liian aikaisin. Kuulostaako mahdottomalta ajatukselta? Totta kai esitysgrafiikkaohjelma avataan kun esitystä tehdään! Esityskokonaisuuden hahmottelu ja suunnittelu ovat kuitenkin eri asia kuin esityksen yksittäisen sivun yksityiskohtien parissa askartelu, mihin ohjelmat houkuttelevat. Aineiston tekeminen lähtee helposti etenemään "mitähän minä tähän vielä keksisin" -periaatteella ja lopputuloksena on standardiesitys, jonka tekemättä ja pitämättä jättäminen säästäisi monen ihmisen aikaa.

Millainen on sopiva ongelma

Ongelman, jota esityksesi käsittelee, täytyy olla todellinen. Ratkaisemattomana se kiusaa ihmisiä joko henkilökohtaisesti tai ammatillisesti, on riski ja aiheuttaa kuluja. On myös tärkeää, että ongelma on osallistujien, ei sinun. Tässä on joskus hämmästyttävän pieni näkökulmaero, joka korjaantuu esittämällä asia toisin: Jos esimerkiksi teet selvityksen eivätkä työkaverisi ole ottaneet havaintojasi kuuleviin korviinsa, se on sinun ongelmasi, koska se saa työsi vaikuttamaan yhdentekevältä. Jos he sen sijaan menettävät mahdollisuuksia löytää uusia asiakkaita tai osaston budjetti ylittyy siksi, että he eivät huomioi sitä mitä selvityksesi on tuonut esille, ongelma on heidän.

Sopiva ongelma on myös sopivan kokoinen. Se minkä ratkaisemiseen lupaat esityksesi aikana apua, pitäisi olla riittävän suuri asia vangitakseen osallistujien huomio, mutta kuitenkin sen verran pieni, että antamasi ratkaisuehdotus tuntuu mahdolliselta toteuttaa. Älä lähde parantamaan koko maailmaa, aloita läheltä.

Ongelman asettelu ja sen ratkaisuehdotus liikkuvat myös sellaisella konkretian tasolla, joka on kohderyhmäsi kannalta mielekäs. Jos olet elintarvikehygienian tutkija, et valmistaudu tutkijakollegoiden tapaamiseen ja konserni N:n työnjohtajien koulutuspäivään samalla tavalla. Toivottavasti!

Toki itseäänkin pitää armahtaa. Luin juuri tänään Rautasillan blogista osuvan tiivistyksen syistä, miksi tilaisuudet eivät välttämättä onnistu, vaikka pistäisi parastaan:

Niitä [toiveita] ei tilauksessa aina tarpeeksi tarkkaan selvitetä, tai ei oikein tiedetä mitä halutaan, tai tiedetään mitä ei haluta, mutta ei sanota sitä.

Näin se on, esityksen tilaajallakin on vastuunsa. Hyvä esitys tai koulutus on myös yhteistyötä.

(Lähteenä Andrew Abela: Advanced Presentations by Design, osa II)

Ihmisistä kiinnostunut esiintyjä on hyvä esiintyjä

2010-10-08T15:31:00.000+03:00

Olet luvannut pitää puheenvuoron tilaisuudessa. Miten suhtaudut odottavaan tehtävääsi? Ajatteletko: "Mitähän sitä puhuisi"? Entä miten olisi: "Miten parhaiten olisin avuksi tilaisuuteen osallistuville?"

Jos tämä kuulostaa kovin pollyannamaiselta, kannattaa pysähtyä hetkeksi miettimään, miten minäkeskeisestä ajattelusta luopumalla auttaa lopulta myös itseään. Nimittäin tilaisuuteen osallistuvat motivoituvat keskittymään esitykseesi vain jos he kokevat sen sisällön itselleen tärkeäksi. On toki mahdollista, että osallistujat eivät vielä tiedä asian olevan tärkeä, jolloin sinun pitäisi onnistua vakuuttamaan heidät tästä.

Useimmat esitystilanteet kohdistuvat joko suoraan tai epäsuorasti osallistujia askarruttavaan kysymykseen, johon pitäisi pystyä antamaan ratkaisuehdotus tai vastaus. Näitä taas on mahdoton antaa, ellei tiedä mikä tuo ihmiset paikalle. Kokonaisuudessaan esityksen valmistelu sekä siihen liittyvä esitysaineiston laatiminen on ongelmanratkaisuprosessi. Moni esitys jää huteraksi juuri sen vuoksi, että tällainen vaihe ei edellä sitä. Mika Martikainen kirjoitti viime viikolla Twitterissä: "Jos esityksen sisällön takana ei ole täysillä mukana, se näkyy ja kuuluu." Minusta tämä kuvaa hyvin ongelmanratkaisuprosessin tärkeyttä. Täysillä mukana olemiseen tarvitaan tietysti asiaosaamista, mutta myös ymmärrys siitä, miksi esitys tällä kertaa pidetään ja millä tavalla se hyödyttää osallistujia. Hienoinkaan tyhjää tilaa hyödyntävä ja värisommittelultaan oppikirjaesimerkiksi kelpaava esitysaineisto ei peitä epäjohdonmukaista ja hyppelehtivää sisältöä, joka alkaa jostakin keskeltä ilmaa eikä pääty mihinkään. Kunhan tuli pidetyksi.

Miten tavoitan esityksen kohderyhmän?

Käyttökelpoisen ongelma-vastaus -asetelman löytäminen edellyttää kohderyhmän tuntemista, mitä ei esityksen suunnittelussa ja valmistelussa voi muutenkaan liikaa korostaa. Tilaisuuden osallistujien "pään sisälle" pääsemiseksi on annettu hyvä kysymyssarja Nancy Duarten kirjassa slide:ology:

1. Minkälaisia ihmisiä paikalla on? Ikä, ammatti ja sosioekonominen asema ovat hyvä alku, mutta vasta alku. Kuvittele, millaista olisi elää heidän asemassaan, miltä maailma näyttää heidän silmissään?

2. Miksi ihmiset tulevat paikalle? Entä ovatko he vapaaehtoisesti tilaisuudessa vai onko heidät "komennettu" osallistumaan?

3. Mistä nämä ihmiset ovat huolissaan? Mitä he pelkäävät? Minkä he toivoisivat olevan toisin?

4. Mitä sinulla on antaa sellaista, joka voisi saada heidän arkensa sujumaan paremmin?

5. Mitä haluaisit osallistujien tekevän esityksen jälkeen?

6. On mahdollista, että he vastustavat sitä mitä sanot? Tiedätkö miksi voit odottaa heidän tekevän näin? Miten vastustus todennäköisesti ilmenee?

7. Mikä vetoaa heihin - ihmiset ovat erilaisia ja heidän tavoittamiseensa voidaan tarvita erilaisia viestejä. Kaikille esimerkiksi diaesitys ei ole sopiva viestinvälitystapa!

Esitystilanteet vaihtelevat ja ihmiset ovat erilaisia, mutta eräs asia on vakio: Tilaisuuden osallistujia hyvin harvoin kiinnostaa esityksen pitäjä henkilönä. Osallistujat ovat paikalla koska he odottavat saavansa tilaisuudesta jotakin.

Seitsemän kohdan listan ajatuksella läpikäynyt valmistautuu esitystilanteeseen aivan toisista lähtökohdista kuin se, jolle oma asia riittää maailmankaikkeuden keskipisteeksi. Ihmisistä kiinnostunut esiintyjä on hyvä esiintyjä, vaikka hän ei saisikaan täysiä pisteitä esiintymistaidoistaan.

Animaatiokin on yksityiskohdista muodostuva kokonaisuus

2010-09-25T14:40:00.008+03:00

Animaatioiden tekemistä oppii parhaiten tutkimalla muiden tekemiä esimerkkejä ja kokeilemalla itse. Välttämättä emme kaikki tarvitse diaesitykseemme animaatiota halkojen yli vierivästä maalitynnyristä, mutta alla oleva esimerkki on opettavainen. Siitä näkee, miten monimutkaiselta näyttävä animaatio kootaan useita tehosteita yhdistämällä ja yksityiskohdat huomioimalla.

Varmuuden vuoksi myös linkki.

Videossa on käytetty PowerPointin versiota 2007. Animaatiotoiminto on kuitenkin muuttunut hyvin vähän jos verrataan toisiinsa versioita 2003 ja 2010. Tätä PowerPoint 2010:n esittelyä varten tehtyä diaesitystä (tai siitä tehtyä videota) ihastellaan usein esimerkkinä uuden version parannetuista toiminnoista, mutta animaation tekemisen perusteet eivät ole alkuajoista merkittävästi muuttuneet. Kyseisen diaesityksen näyttävyyteen eivät vaikuta yksittäiset animaatiotehosteet vaan tuore ja kauniisti sommiteltu grafiikka sekä tapa, jolla asioita on yhdistelty. PowerPoint on niin pitkään nähty luettelotekstidokumenttien tuottamisen työvälineenä, että vain harvalla on käynyt mielessä tehdä sillä mitään muuta – esitystilanteisiin osallistuvien vahingoksi. Toki on myönnettävä, että versioissa 2007 ja 2010 on uusia toimintoja, jotka tekevät helpommaksi tuottaa visuaalisesti mielenkiintoisempaa materiaalia, mutta ei siihen aikaisemminkaan ole ollut muuta estettä kuin vallitseva tapa.

Jo PowerPoint 2003 -versiossa oli mahdollista valita sisääntulotehoste, jolla grafiikkaelementti tuodaan näkyviin, korostustehoste, joka kiinnittää huomion ja lopetustehoste, joka vie jotakin pois näkyvistä. Lisäksi voidaan valita liikerata, jota pitkin grafiikkaelementtiä kuljetetaan, animaation käynnistystapa ja ajoitus. Nämä samat toiminnot ovat animaation perusta edelleenkin. Yksittäisiä tehosteita on tullut muutamia lisää, mutta ne eivät ole kovinkaan ratkaisevia lopputuloksen kannalta. Myös tämän olisi voinut tehdä jo PowerPointin versiolla 2003.

Verkkotyökaluja esitysgrafiikan tekijälle

2010-09-16T19:55:00.006+03:00

Pitäisikö suunnitella esitysgrafiikkaa varten hyvä väriyhdistelmä tai sommitella organisaation standardiväreihin sointuva väripaletti? Itse kunkin kekseliäisyys on välillä koetuksella värien suhteen ja silloin pelastus voi löytyä väriyhdistelmien suunnitteluun tarkoitetuista työkaluista. Niiden avulla voidaan luoda väripaletteja yleisesti tunnettujen sommittelusääntöjen pohjalta. Työkalut toimivat tyypillisesti siten, että ensin syötetään perusväri. Tämän jälkeen sovellukselle kerrotaan sääntö, jonka mukaisesti lisävärit halutaan luoda.

Väripalettien luomiseen tarkoitettuja maksuttomia työkaluja on useita. Oma tämän hetkinen suosikkini on selaimessa toimiva Adobe Kuler. (http://kuler.adobe.com). Sitä pääsee kuka tahansa käyttämään Adobe ID -tunnuksella, jonka saa rekisteröitymällä Adoben verkkosivulla. Kuler luo 5-väriä sisältävän paletin pohjavärin perusteella (From a Color) valittua sommittelusääntöä käyttäen. Hillityin vaihtoehto on yksiväriasteikko (monochromatic) ja tästä voi edelleen kokeilla myös räiskyvämpiä vaihtoehtoja.

Väripaletin voi luoda myös palveluun ladattuun kuvaan perustuen, esimerkiksi esityksessä keskeisessä asemassa olevan kuvan pohjalta (From an Image).

Värimäärittelyt saadaan RGB-, CMYK-, HSV- tai LAB-järjestelmien mukaisina arvoina, esimerkiksi PowerPointiin tarkoitettuun väripalettiin voidaan kopioida RGB-arvot. Kuler näyttää ja kelpuuttaa myös värien heksakoodit. Valmis väripaletti voidaan tallentaa joko yksityisenä tai jakaa se muiden käyttäjien kanssa. Kulerissa luotu väripaletti on nimeltään teema (Theme) ja Photoshop-käyttäjä(myös Elements) voi ladata sellaisen itselleen Adobe Swatch Exchange -muodossa.

Adobe Kulerin voi myös asentaa paikalliseksi omalle tietokoneelle, jolloin tarvitaan Adobe AIR -laajennus.

Ilman erillistä tunnusta toimivia selaintyökaluja ovat ColorBlender ja Color Scheme Designer, jota esittelin toisessa blogissani keväällä 2009. Color Scheme Designer sisältää myös Vision Simulation -työkalun, jolla valittua palettia voidaan tarkastella sellaisena kuin värisokea sen havaitsisi. Myös näiden kahden värisommittelutyökalun tuottamat väripaletit voidaan tallentaa omalle tietokoneelle useassa valinnaisessa muodossa.

Adobe ID -tunnuksen haltija pääsee muuten käyttämään Photoshopin
selainversiota. Jos tarvitsee vain satunnaisesti kuvankäsittelyohjelmaa rajauksiin ja kevyisiin säätöihin, tähän työkaluun kannattaa tutustua. Selainversiossa on perustyökalut yksinkertaisessa käyttöliittymässä.

Akseli kaavion oikeassa reunassa - virhe vai oivallus

2010-09-10T12:44:00.005+03:00

Millainen sinun mielestäsi pitää olla graafisen kuvaajan pohjalla olevan koordinaatiston? Luultavasti useimmat ihmiset vastaisivat suunnilleen näin: "Pystyakseli on vasemmalla ja kohtisuorassa sitä vastaan on oikealle suuntautuva vaaka-akseli." Näin minäkin sanoisin, jos asiaa kysyttäisiin vaikkapa kaupan kassajonossa. Gene Zelanyn teoksesta Say It With Charts löytyy kuitenkin alla olevan kuvan mukainen viivakuvio:

Kuva oli minusta oivaltava, sillä useinhan tämän tyyppisessä esityksessä ollaan kiinnostuneita nimenomaan lopputuloksesta, joka kuviossa tulee todella havainnollisesti esille. Mutta onko kuvio "oikeaoppisesti" piirretty? Kaivoin esille Vesa Kuuselan teoksen Tilastografiikan perusteet (Edita 2000) – hyvä perusopas sille, jonka pitää käsitellä paljon numerodataa. Graafisen kuvaajan pohjana olevaa koordinaatistoa on tarkasteltu perusteellisesti ja mm. viivakuviosta todetaan näin (lihavointi omani):

"Viivakuviossa asteikot merkitään yleensä alalaitaan ja vasempaan reunaan. Aikasarjaa esittävässä viivakuviossa määräasteikko on kuitenkin hyvä merkitä sekä vasemman- että oikeanpuoleiselle pystyakselille. Aikasarjassa oikealla olevat luvuthan ovat yleensä suuremman mielenkiinnon kohteina kuin vasemmalla olevat siksi, että ne ovat ajallisesti lähempänä. Tästä syystä oikeassa reunassa oleva asteikko palvelee katsojaa paremmin kuin vasemmassa reunassa oleva. Toisaalta kuitenkin myös vasemmalla on tapana olla asteikko."

Jo tämän perusteella kuvan mukaista viivakuviota voitaisiin siis pitää täysin kelvollisena.

Kaavion piirtäminen onnistuu Microsoft Office -sovelluksilla (Excel, PowerPoint), tosin lyhyen kiertotien kautta. Oikeassa reunassa olevaa pystyakselia ei nimittäin saa näkyviin, ellei ota käyttöön kahta tietosarjaa. Näistä toinen voi kuitenkin muodostua pelkistä nollista ja se piilotetaan. Tämän jälkeen vasemman puoleisen pystyakselin tiedot muutetaan valkoiseksi (taustan väriseksi) eikä selitettä tarvita, koska kaaviossa on vain yksi kuvaaja. Pystyakselin voi myös lopulta poistaa kokonaan.

Piirrä itsesi ihmisten mieleen

2010-09-02T17:04:00.005+03:00

On olemassa erilaisia työkaluja, kuten esimerkiksi mielle- ja käsitekarttasovellukset, joita voidaan käyttää apuna mm. diaesityksen sisältöä rajattaessa ja suunniteltaessa. Luonnostelu käsin piirtämällä (sketching) on kuitenkin yhtä tehokas työkalu, ellei parempikin. Jos käytettävissä oleva ohjelma ei ole tuttu, väitän, että käsin luonnosteltaessa ajatukset pysyvät paremmin tulevan esityksen sisällössä. Kun ohjelmasta joutuu etsimään sitä sun tätä toimintoa saadakseen haluamansa asian tehdyksi, ajatukset irtoavat varsinaisesta tehtävästä, joka on esityskokonaisuuden ideointi ja hahmottelu. Ja vaikka käyttäisikin jotakin karttasovellusta, tietosisällön visualisointitapaa etsiessään voi hyötyä uskomattoman paljon vapaasta ja spontaanista piirtelystä. Erityisen hauskaa piirtämällä ideointi on ryhmässä.

Moni on sitä mieltä, ettei osaa lainkaan piirtää. Piirustustaito on tietysti suhteellinen käsite. Jos on toiveena saada nimensä taidehistoriaan, pitänee harjoitella aika paljon eikä perimänä saadusta ja kasvatuksen avulla vahvistetusta taipumuksesta taiteelliseen ilmaisuunkaan ole haittaa. Jos riittää, että pitää havainnollistaa asia tai käsite kuvan avulla, piirustustaidoksi käy kun osaa piirtää ympyrän, suorakaiteen, kolmion ja suoran viivan. Näiden perusmuotojen avulla voidaan kuvata lähes mitä tahansa, myös ihmishahmo.

Käsin piirretty ihmishahmo voisi jopa olla se juttu, joka tekee diaesityksistäsi persoonallisen. Miksi turhaan kainostella ja vaihtaa omaperäinen kuvitus Clipart-kuviin, joita niin moni muukin käyttää? Ohjeita löytyy lukuisilta verkkosivuilta, esimerkiksi tässä SlideSharesta löytyneessä diaesityksessä annetaan hauskat ja havainnolliset ohjeet tikku-ukkojen piirtämistä varten:

Anatomy of a Stick Figure

View more presentations from Betsy Streeter.

Minäkin olen turvautunut tikku-ukkoihin kun en muuten saanut esitettyä asiaa haluamallani tavalla. Tämä "sekatekniikalla" toteutettu piirros kuvaa sitä, miten etenkin uusi ja outo asiakokonaisuus pitäisi esitellä ihmiselle pienempinä ja helposti miellettävinä kokonaisuuksina:

Kesällä törmäsin Pauliina Mäkelän (Kinda Oy) hellyttäviin piirroshahmoihin, joiden lainaamiseen tässä postauksessa hän ystävällisesti antoi luvan. Tässä kuva sosiaalisesta mediasta ja työn tekemisestä yhdessä:

Näin. Piirroksen ei tarvitse olla perinteisellä tavalla "hyvä" tai "hieno" ollakseen puhutteleva.

PS Viimeisimmässä Fakta-lehdessä (8/2010) on Fennian viestintäjohtajan Eliisa Anttilan kirjoittama arviointi Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä -esitys kirjasta. Se oli mukavaa luettavaa. Nähtävästi muutkin alkavat ymmärtää, että PowerPointilla tuotettuihin diaesityksiin vaikuttaa myös se miten tuolin ja näppäimistön välissä toimitaan - tämä ei sitten ollut toisen blogini piilomainontaa, enhän edes linkittänyt :)

Luettua: Advanced Presentations by Design

2010-08-26T17:51:00.004+03:00

Kirjan nimi kokonaisuudessaan on Advanced Presentations by Design, Creating Communication That Drives Action ja sen on kirjoittanut Andrew Abela (Dr.). Andrew Abelan osaamistausta on markkinoinnissa ja liikkeenjohdossa: työkokemusta on sekä johtamisesta, konsultoinnista että opettamisesta yliopistotasolla. Tämä näkyy myös tavassa, jolla kirja lähestyy esitysaineiston tekemistä. Abela painottaa miten tärkeää on nähdä esitys kokonaisuutena ja edetä johdonmukaisesti kohti lopputulosta, jonka pitäisi olla esityksen pitämisen ja esitysmateriaalin laatimisen perusta. Esityksen valmistelu aloitetaan kohderyhmän, tilanteen ja esityksen tavoitteiden analysoinnista, seuraavina työvaiheina ovat materiaalin keruu, sisällön esittämisessä käytettävien välineiden valinta ja vasta näiden jälkeen ulkoasukysymykset yms. esitysgrafiikkaohjelmassa tehtävät valinnat. Lopuksi mitataan mitä esityksellä on saavutettu. Kaikesta tästä syntyy Extreme Presentation Method -niminen menetelmä.

Merkittävää ja monelle kenties aivan uutta on, että PowerPointia tai mitään muutakaan esitysgrafiikkaohjelmaa ei tässä lähestymistavassa tarvitse tai edes olisi suotavaa avata ennen kuin prosessin loppuvaiheessa (yllä olevan linkin mukaisen kuvan kohdassa 8). Käytännössä tyypillistä taitaa kuitenkin olla se, että esityksen lähestyessä istutaan alas, avataan esitysgrafiikkaohjelma ja ryhdytään tekemään dioja vaikka ei välttämättä oikein tiedetä mitä tavoitellaan. Pääasia, että jotakin tekee. Tässä on kuitenkin omat ongelmansa: Useimmat päätyvät tuottamaan aivan liikaa materiaalia ja tällaista ajanhukkaa tietenkin mielellään välttäisi. Edellisestä seuraa lisäksi toinen ongelma: nimittäin se, että moni jättää esitykseensä tarpeetonta aineistoa vain siksi, että tuli sen tehneeksi ja näki kovasti vaivaa.

Abela toteaa, että PowerPoint voi olla hyödyllinen piirto- ja kuvitustyökalu, mutta se ei ole ajattelun apuväline. Totta! Olen samaa mieltä. PowerPoint (tai OpenOfficen Impress tai Keynote tai Google-dokumenttien esitysgrafiikka) ei mitenkään tue luonnostelunomaista työskentelytapaa, joka auttaisi ideoimaan ja muodostamaan ajatuskokonaisuuksia. Kynä ja ruutulehtiökin ovat tähän tarkoitukseen paljon parempia.

Kirjansa johdannossa Abela toteaa, että teos ja siinä esitelty Extreme Presentation Method on tarkoitettu niille, joiden on esitystensä avulla saavutettava tuloksia vaativissa tilanteissa ja pystyttävä perustelemaan sanottavansa faktatiedoin. Esitysgrafiikan ulkoasun hiomiseen ei puututa siinä määrin kuin muussa esitysgrafiikkakirjallisuudessa, päähuomio kohdistuu esityksen tekijän ajatteluprosesseihin ja niiden lopputuloksen johdonmukaiseen esittämiseen. Kirja poikkeaa muista lajitovereistaan myös siinä, että se sisältää vaikuttavan lähdeluettelon – lähdeluettelo ei tietenkään sellaisenaan riitä kertomaan mitään teoksen käyttökelpoisuudesta tai laadusta, mutta tässä tapauksessa lähteitä on selvästikin osattu hyödyntää. Taitossa ei sen sijaan ole paljon nähty vaivaa lukijan tukemiseksi. Myös kuvitus on niukkaa, mm. esimerkkejä erilaisista ratkaisuista haluaisi nähdä enemmän. Joka tapauksessa suosittelisin kirjaa lähdeteokseksi sellaiselle, joka tekee paljon tietosisällöltään tiivistä esitysmateriaalia ja haluaa oppia kokoamaan siitä tehokkaan ja vakuuttavan kokonaisuuden. Kirja vaatii kuitenkin paneutumista, nopealla selailulla siitä ei saa mitään irti.

Kouluttajan näkökulmasta kirjan parasta antia ovat esityksen tekijän ajattelua tukemaan tarkoitetut työkalut, joita jossakin muodossa varmasti esittelen tulevan syksyn koulutuksissa, mm. tässä Educode IT:n avoimessa työpajassa.

Esitysgrafiikkakirjallisuutta

2010-08-19T18:15:00.003+03:00

Esitysgrafiikasta on julkaistu kohtalaisesti kirjoja ja olen esitellyt joitakin aikaisemmin Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissani. Aloitankin syyskauden koosteella, jossa linkitän vanhemman blogini kirja-arvioihin tai muihin postauksiin, joissa jokin kirja on keskeisesti esillä.

Kummallista kyllä, Garr Reynoldsin presentationzen-teoksesta en koskaan kirjoittanut minkäänlaista arviointia, vaikkakin olen kirjaan sekä sen kirjoittajan blogiin viitannut useassa esitysgrafiikkaa käsittelevässä artikkelissani. Mainittakoon, että WSOYpro on julkaissut kirjan suomeksi nimellä Esityksen suunnittelu, zen ja pelkistämisen taito.

Reynoldsin toista teosta presentationzen DESIGN olen käsitellyt postauksessa Luettua: Reynolds ja Roam osat II. Samassa artikkelissa olen esitellyt myös Dan Roamin viimeisimmän teoksen, Unfolding the Napkin. Roamin ensimmäinen, The Back of the Napkin, on esillä kirjoituksessa Luettua: The Back of the Napkin. Dan Roam ei ehkä ole esitysgrafiikkakirjoittaja siinä merkityksessä kuin muut tässä mainitut, mutta minusta hänen menetelmänsä sopii mainiosti diaesitysten sisällön tuottamiseen. Pidän kovasti käsin piirretyistä kuvituksista, joita soisin näkeväni useammin. Ja toivoisin itseni kohdalla kynnyksen käyttää omia piirroksia alenevan ajan mittaan!

Artikkeli Luettavana: Nancy Duarten slide:ology esittelee erittäin suosittua esitysgrafiikkateosta, joka ilmestyi samoihin aikoihin kuin presentationzen. Kirjaan liittyy myös blogi, joka sekin on seuraamisen arvoinen.

Stephen Kosslynin Clear and to the Point ei ole blogissani saanut omaa arviointipostaustaan, mutta olen viitannut siihen useissa artikkeleissa, mm. näissä:

PowerPoint 2007:n teemoista, tässä tarkastelen PowerPointin toiseksi viimeisimmän version mukana asentuvia teemoja Kosslynin teoksesta luetun valossa.

Oletusasetukset = käyttäjän tyhmistämisasetukset käsittelee Microsoft Office -ohjelmien oletusasetuksia, jotka kiusaavat mm. graafisten kuvaajien piirtäjiä.

Animaatiot esitysgrafiikassa, kyllä vai ei on tiivistelmä neuvoista, joita Kosslyn antaa animaatioiden käyttöä harkitseville.

Pitäisikö luettelomerkit jo armahtaa sekä Psykologit luetteloiden kirjoittajaa ohjeistamassa antavat synninpäästön inhotuille luetteloille ja samalla ohjaavat niiden ystäviä parempiin käytäntöihin.

Reynoldsin ja Duarten sanotaan edustavan tyyliä suuri kuva ja vähän tekstiä tai kuten amerikkalaiset sanovat, ballroom style. Tämä ei ole ehkä aivan reilua heitä kohtaan, sillä molemmat ovat kyllä sivunneet graafisten kuvaajien piirtämistä teoksissaan, tosin eivät yhtä tarkasti kuin esimerkiksi Kosslyn. Sille, joka käyttää usein esitysaineistojensa pohjana numerotietoa ja kaipaa sen esittämistä koskevia hyviä käytäntöjä, suosittelen myös Gene Zelaznyn teosta Say it with charts. The Executive's Guide to Visual Communications. Kirja on ollut lähteenä kirjoitettaessa postausta, jossa tarkastelen kaavioiden otsikointia: Niin vaikea otsikointi.

Perisuomalaisen kainosti vielä loppuun omaa Vaikuta visuaalisesti, laadi selkeä esitys -kirjaani esittelevä kirjoitus Ihmisystävällisemmän esitysgrafiikan puolesta. Käytännössä tuo postaus on kirjani saatesanojen ensimmäinen luonnos. Siitä on kirjoitettu myös muissa blogeissa, mm. Anja Alasilta, Järkipuhetta ja teknistä oppia esitysaineistoihin; Reetta Koski, Kirjavinkki: Vaikuta visuaalisesti. Tein myöhemmin talvella myös kirjaa esittelevän diaesityksen.

Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys

View more presentations from Outi Lammi.

(Twitter-osoitteeni on muuten diaesityksessä väärin, se on tätä nykyä muotoa @outilammi.)

Seuraavassa postauksessa jatkan kirjallisuuden parissa, silloin esittelyssä Andrew Abelan teos Advanced Presentations by Design. Creating Communication That Drives Action.

Hyvä kuva diaesityksessä 3 – rajaus ryhdistää

2010-06-29T09:06:00.005+03:00

Tämän sarjan ensimmäisessä postauksessa mainitsin, että digikameroiden kuvat voivat olla liian "hyviä" diaesityksiin – tällä tarkoitin kuvien pikselimäärää, joka ei edes ole mikään kuvan laadun mittari ainakaan sellaisenaan. Jos kuvainformaatiota kuitenkin on paljon, sitä kannattaa hyödyntää: Tyypillisessä digikameralla otetussa kuvassa saattaa nimittäin olla varaa reippaaseen rajaukseen, joka ryhdistää useimpia kuvia.

Rajauksella tarkoitetaan tarpeettomien osien leikkaamista kuva-alueen reunoilta ja tämä voidaan tehdä joko kuvankäsittelyohjelmassa, mutta myös esitysgrafiikkaohjelmassa. Esimerkiksi PowerPointissa on jo monen version ajan ollut erillinen rajaustyökalu. Kuvaa voidaan joutua rajaamaan eri syistä kuten esimerkiksi asiayhteyteen kuulumattomien elementtien poistamiseksi. Rajaus voi olla myös tarkoituksellinen keino tehdä kuvasta tehokkaampi tai muuttaa sen tunnelmaa. Mitä mieltä sinä olet alla olevista kuvista? Millaisen vaikutuksen tekee se, että utelias ammu on tuotu rajauksen avulla lähemmäs katsojaa?

Rajausta tehdessäsi huomioi kuitenkin mahdollinen teksti. Voit yrittää käyttää kuvan keskeisimmän elementin ympärillä olevan tyhjän tilan tekstille. Tällöin kuvassa ei ehkä ole rajausvaraa lainkaan.

Kolmannesten sääntö auttaa rajaamaan

Kuvan rajauksen tekemistä helpottava paljon käytetty ohje on ns. kolmannesten sääntö, jonka mukaisesti pinta jaetaan kolmeen yhtä suureen osaan pysty- ja vaakasuunnassa ja sen jälkeen kuvan tai dian tärkeimmät elementit sijoitetaan kolmannekset muodostavien linjojen leikkauspisteisiin. Hyvä selvitys kolmannesten säännöstä on tässä Second Picture -sivuston suomenkielisessä artikkelissa.

Kuvaa rajattaessa on hyvä huomioida myös seuraavat asiat:

1) Vältä ns. anatomisia taitekohtia kuten ihmisten kaulaa, vyötäröä tai nivelten kohtia. Sovella samaa ohjetta myös eläinten kuviin. Rajaus anatomisesta taitekohdasta antaa voimakkaan vaikutelman kohteen amputoinnista, sen sijaan keskeltä käsivartta tai säärtä tehtyä rajausta katsojan on helppo jatkaa mielessään eikä sitä koeta häiritsevänä.

2) Kuvan reunoihin ei pitäisi jättää irrallisia esineitä. Vältä myös jättämästä kuvassa olevaa elävää olentoa nojaamaan reunaan, jolloin se näyttää jäävän "tyhjän päälle". Reunaan kannattaakin kuvitella pieni marginaali. Eri asia on rajaus, jossa esimerkiksi kasvot tuodaan hyvin lähelle katsojaa hyödyntämällä koko kuva-ala.

Kolmannesten säännöstä on apua myös etsittäessä sopivaa sijoituspaikkaa dian elementeille. Jos haluat nähdä hyviä esimerkkejä kolmannesten säännön käytöstä esitysgrafiikassa, tutki näitä Presentationzen-blogissa olevan artikkelin esimerkkejä. Teksti on englanninkielinen, mutta kuvat ovat havainnollisia. Artikkelissa sivutaan myös toista sommittelusääntöä eli kultaista leikkausta, josta kolmannesten sääntökin on johdettu.

Kolmannesten sääntö ei kuitenkaan ole mikään oletusarvo vaan apuväline ja joidenkin mielestä sitä käytetään jo liikaakin, ks. esimerkiksi: Anyone for Thirds? - The 3-way split that divides photographers in 2. On paljon muitakin mahdollisia tapoja sommitella kuva tai dia. Tärkeintä on olla johdonmukainen. Jos esimerkiksi päätät käyttää dian pinnanjaossa viittä saraketta, pyri noudattamaan tätä jakoa dian elementtien asettelussa kautta koko esityksen, jolloin kokonaisuudesta tulee yhdenmukainen.

Kesätauon aika

Jos suomalaista someskeneä pitäisi tällä hetkellä kuvata jotenkin, mieleen tulee vain yksi sana: Tylsää! Kun muutenkin pienistä piireistä suurin osa tuntuu paenneen kesämökeilleen, veneilleen tai muuten jonnekin pätkivien 3G-yhteyksien taakse, hiljaista on. Tyhjään ei ole motivoivaa huudella, joten blogi joutanee kesätauolle tämän artikkelisarjan viimeisen osan myötä. Palaan tiedon kuvien pariin elokuussa, viikolla 33. Mukavaa kesää!

Hyvä kuva diaesityksessä 2 – huomioi asiayhteys

2010-06-18T18:31:00.005+03:00

Edellisessä postauksessa kirjoitin kuvan teknisistä ominaisuuksista ja tarkemmin tiedostokoosta, koska tämä on yllättäen yleisin kuvien käyttöön liittyvä ongelma – digikameroilla saadaan tavallisesti ainakin arkikäyttöön muilta ominaisuuksiltaan riittävän hyvälaatuisia kuvia. Yleensä näyttää siltä, että kuvien tehovoima on sisäistetty, koska nyt näkee usein ohjeistusta: "Käytä paljon suuria kuvia ja vähän tekstiä." Mitenkähän tämän laita ihan tarkkaan ottaen on? Ainakin minun mielestäni perinteinen selkeä luettelo on aina huonoa kuvaa parempi.

Hyvä kuva on siis laadullisesti "sopiva", mutta sen pitää myös istua asiayhteyteen. PowerPoint Ninjan kuvien käyttöä käsittelevässä postauksessa on kuvan käyttökelpoisuus esitetty piirroksena, josta tein oman versioni alle.

Kun kuva on häiriö, se on laadultaan kehno ja aiheeltaan kulunut eikä liity asiaan. Koriste on vain teknisesti parempi, mutta se ei vielä millään tavoin liity asiayhteyteen. Ellei kuvasta ole kuin häiriöksi tai koristeeksi, se on parasta jättää pois.

Hyvä tai tehokas kuva tukee sanottua ja vahvistaa viestiä. Se myös puhuttelee yleisöä ja auttaa heitä samaistumaan esimerkiksi esityksen sisältämään tarinaan. Aiheetta ei ole varoiteltu kaupallisten kuvapalveluiden liiallisesta käytöstä, sillä niidenkin suosituimmat kuvat vanhenevat nopeasti. Etenkin silloin kun kuvapalvelukuvassa esiintyy ihmisiä, uskottavuus voi olla vaarassa: Harvassapa ovat ne työpaikat, joiden koko henkilökunta näyttää valokuvamalleilta. Suosittelen tutkimaan tarkemmin aiemmin mainitsemaani PowerPoint Ninjan postausta What Makes an Image Good for Presentations, sillä hänellä on useita hyviä esimerkkejä. Varteenotettava neuvo on mm. ihmiskasvojen tehokkuus kuva-aiheena.

Mainitsin hiljattain kliseiksi muodostuneet kuvat Tuolin ja näppäimistön välistä -blogiin kirjoittamassani postauksessa ClipArt-kuvan käyttäminen ei pilaa diaesitystäsi. Esimerkkejä tällaisista on mm. 101 B2B Kliseetä –sivulla ja niitä kannattaa tutkia. Tässä asiassa kuitenkin neuvoisin olemaan itselleen armelias, sillä vastaavanlaisia sivuja löytyy verkosta paljon ja jos ne kaikki ottaa ihan vakavissaan, diaesitykseensä ei uskalla lisätä kuvan kuvaa. Sitä paitsi asioiden kiertonopeus lienee sitä luokkaa, että klisee tänään on piankin muodikkaan retro.

Hyvä kuva diaesityksessä 1 – tekniset ominaisuudet

2010-06-11T15:13:00.005+03:00

Esitysmateriaalin tekemistä koskevassa kirjallisuudessa korostetaan kuvan ylivoimaisuutta tekstiin nähden. Jos olet päättänyt ryhtyä suosimaan kuvamateriaalia siellä missä se suinkin on mahdollista, olet ehkä myös todennut, että kuvaa käyttämällä ei pääse yhtään helpommalla kuin tekstidioja kirjoittamalla. Ehkä uudenlainen tapa tuntuu jopa työläämmältä kuin vanha. Ainakin aluksi tähän on viisasta varautua, sillä vuosikausien tottumuksia ei muuteta hetkessä. Tosin voin saman tien lohduttaa, että on olemassa useitakin erilaisia menetelmiä ja työkaluja, joista saa apua tekstin karsimiseen ja aineiston visualisointiin.

Nyt aloitan postausten sarjan, joka on tarkoitettu tueksesi kun työskentelet kuvien kanssa. Aiheina ovat mm. kuva-aineiston käsittely teknisesti esitysaineistoon sopivaksi, kuvien valinta ja niiden asettelu esityksen sivuille.

Millainen on hyvä kuva?

"Hyvä kuva" ei kaikissa käyttötarkoituksissa ole sama asia vaan kuvan hyvyys on tilannesidonnaista. Hyvä kuva ei automaattisesti ole iStockphoto.com -palvelusta ostettu korkearesoluutioinen kuva tai huippuhienolla kameralla ammattilaisen ottama kuva. Kumpi tahansa voi olla huono valinta, ellei kuva sovi diaesitykseen aiheensa puolesta tai ellei sitä ole käsitelty siten, että se teknisesti sopii diaesitykseen.

Teknisiltä ominaisuuksiltaan diaesitykseen sopiva kuva ei ole liian suuri eikä myöskään liian pieni. Edelleenkin kuulee (liian usein!) miten isolla diaesitystiedostolla on saatu palvelin rähmälleen. Vanhoilla (<=2003) PowerPoint-versioilla oli kieltämättä helppo saada aikaan raskaita tiedostoja, mutta usein tiedostokokoa on myös kasvatettu liian suurikokoisia kuvia käyttämällä. Nykyisten kameroiden oletustiedostokoko on pääsääntöisesti liian suuri diaesityksiin sellaisenaan. PowerPointissa on toiminto kuvien pakkaamista varten ja tällä tiedostokoko pieneneekin melkoisesti. Itse pidän kuitenkin parhaana ratkaisuna pyöräyttää diaesityksiin tulevat kuvat kuvankäsittelyohjelman läpi, jossa kuvalle voidaan tarvittaessa tehdä muutakin kuin muuttaa sen koko, esimerkiksi rajata, toteuttaa tarvittaessa värikorjaus, terävöidä kevyesti tai poistaa roskia.

Seuraava lainaus on kirjasta Viljanen, Suvanto, Karhula; Digikuvan peruskirja (WSOYpro 2006), lihavointi on omani:

"Näytöllä esitettävä kuva on 'tehokkaimmillaan' kun yhtä kuvatiedoston pikseliä vastaa yksi näytön pikseli. Näin esimerkiksi koko näytöllä katseltavaa diaesitystä varten kannattaa tehdä pikselimäärältään juuri sen kokoinen kuva kuin näytön asetuksista on valittu näytön tarkkuudeksi. Jos tätä pienempi kuva venytetään täyttämään koko näyttö, tulee pikselirakenne näkyviin. Suuremmasta pikselimäärästä ei tässä tapauksessa ole mitään hyötyä."

Tätä ei minusta enää selvemmin voisi sanoa. Käytännössä lainaus siis varoittaa edellä esitetystä liian suuren kuvan ongelmasta sekä siitä, että diaan lisättyä kuvaa ei saisi skaalata suuremmaksi kovinkaan paljon. Vähäisempi laadun heikentyminen näkyy kuvan sumeutena ja jossakin vaiheessa myös pikselit alkavat erottua. Alla olevista kuvista ylempään on lisätty kuva, jonka koko on 600 x 399 pikseliä (150 dpi). Jos tämä kuva skaalataan koko dian suuruiseksi, kuva on jo melko tuhruinen heijastettaessa dia suurelle seinäpinnalle. Käytännössä esimerkkikuva pitää skaalata jopa diaa suuremmaksi mikäli sen haluaa peittävän koko sivualan, sillä kuva ei vastaa muodoltaan diaa ja kuvan mittasuhteitahan ei saa vääristää.

En tiedä onko tämä jo rautalangasta vääntämistä, mutta otan sen riskin: Älä milloinkaan skaalaa kuvaa yksistään vaaka- tai pystyreunasta vetämällä, koska juuri tällä vääristät kuvan mittasuhteet. Vaikka valitun kuvan ympärillä on koonmuutoskahvat sivuilla ja kulmissa, vain kulmissa olevia käytetään kuvan skaalaamiseen.

Yksi ajatus kerralla ja anna kuvan välittää se

2010-06-04T10:04:00.004+03:00

Olin hiljattain tilaisuudessa, jossa näytettiin, yllätys yllätys, diaesityksiä. Erään esityksen aiheena olivat mielikuvat, miten mielikuvat yrityksestä syntyvät ja miten ne vaikuttavat. Puheenvuoron pitäjä näytti dian, jossa oli luettelotekstiä. Tekstissä oli linkit verkkosivuille, joilla oli aiheeseen liittyviä videoita tai muuta kuvamateriaalia.

Heti kyseisen dian tultua näkyviin mielessä häivähti jokin pitkästymisen ja ärtymyksen sekainen tunne: Kiintoisa aihe ja hyvä esiintyjä, mutta miksi taas näin tavanomainen toteutus? Diaesitys oli mitä tyypillisin esimerkki ns. PowerPoint-kulttuurista. Pienellä vaivalla esityksen "wow-kertoimen" olisi saanut nostettua paljon korkeammaksi.

Alla diaesitys, jossa on samantapainen toteutus kuin näkemäni sekä oma ehdotukseni toisenlaisesta tavasta tehdä vastaava aineisto. Sisältö ei ole yhdenmukainen alkuperäisen kanssa vaan vähän sinne päin, mutta sillä ei ole väliä. Toteutusperiaate on tässä tärkeämpi.

Yksi ajatus kerrallaan

View more presentations from Outi Lammi.

Yhden dian sijasta siis kolme diaa eikä lainkaan tekstiä. Dian numero 5 kuvat olisivat voineet toimia linkkeinä esimerkkeinä käytettyihin videoihin. Dioissa numero 6 ja 7 ei välttämättä tarvita linkkiä vaan aiheeseen liittyvä kuva riittää. Aikaa kuluu sopivien kuvien etsimiseen ja kevyeen muokkaukseen vähän enemmän kuin linkkien kirjoittamiseen ja esimerkkien googlaamiseen, mutta ei niin paljon, etteikö satsausta kannattaisi tehdä puheenvuoroon yli 100 hengen tilaisuudessa.

Edellä mainitussa tapauksessa kävi mielessä, että onko kenties taas sisäistetty se mistä lie peräisin oleva oppi, jonka mukaan esitys on sitä parempi, mitä vähemmän yksittäisiä dioja siinä käytetään. Tämä on yksi niistä virhekäsityksistä, joiden vuoksi näemme diaesityksiä, jotka ovat mitäänsanomattomia tai joita on suorastaan ikävä seurata. Kun diojen määrän annetaan rajoittaa, tuotetaan aineistoa, jossa on liian suuria kerta-annoksia omaksuttavaksi. Käännetään rajoitukset mieluummin niin päin, että yhdessä diassa saa olla vain yksi idea tai ajatus. Yksi ajatuskokonaisuus tai idea kerralla tarjoiltuna antaa tilaa ajatella ja sisäistää. Kuvamateriaali luo myös emotionaalisen yhteyden siihen, mitä esiintyjä puhuu.

Samassa tilaisuudessa oli toinen esiintyjä, joka oli ehkä tottumattomampi puhumaan suuren yleisön edessä. Kuitenkin hänen puheenvuoronsa oli kokonaisuutena parempi ja minusta siihen vaikutti puhutun sisällön ja mainion esitysaineiston yhteispeli. Puhuja oli nuori nainen, joka kertoi sukuyrityksensä historiasta ja nykyisestä toiminnasta. Hänen diaesityksessään oli pelkästään kuvamateriaalia: kuvia tilasta (kyseessä oli maatalousyrittäjä), valokuvia perheen jäsenistä ja yrityksen tuotteista. Loistava esimerkki siitä, miten hyvä tarina ja sitä elävöittävät kuvat riittävät eikä kirjoitettua tekstiä kaipaa kukaan, koska se puhutaan.

Onko sitten välttämätöntä, että jokaisella esityksellä on korkea wow-kerroin? Ei tietenkään. Korkeammasta wow-kertoimesta ei silti ole haittaa maailmassa, jossa kilpaillaan yhä kovemmin siitä, miten oman viestinsä saisi erottumaan muista. Eikä wow-kertoimen nostaminen välttämättä vaadi tuntikausien vaivannäköä vaan yleisön asemaan asettumista. Joskus wow-kerroin on parempi, kun tehdään vähän vähemmän niitä asioita, joita "pitää" tehdä.

PowerPoint-käyttäjän pieni typografiaopas

2010-05-26T14:14:00.004+03:00

Fontteja käsittelevät postaukset päättää tällä erää diaesityksen muotoon laadittu typografiaopas, joka on samalla antiikvafontin toimivuustesti. Tein pelkistetyn templaten, johon määrittelin fontiksi Windowsin mukana tulevan Georgian. Olen suhtautunut hieman varoen antiikvafonttien käyttöön diaesityksissä, mutta ainakin tekstivoittoisessa aineistossa se näyttäisi toimivan. Aion silti edelleenkin suosia omissa aineistoissani groteskifonttia, koska mielestäni se on kuvien kanssa selkeämpi.

Typografia. Lyhyt oppimäärä PowerPoint-käyttäjälle

View more presentations from Outi Lammi.

Diaesityksessä on myös valikoituja osia muista opetusmateriaaleistani, jotka on suunniteltu varta vasten opetustilanteisiin, joten kokonaisuutta ei voi tarkastella täysin itsenäisesti toimivana aineistona. Toivottavasti tämä kuitenkin toimii pienenä muistilistana asioista, jotka on hyvä tarkistaa omista esityksistään.

HUOM! Esitys kannattaa katsella SlideSharessa ja mieluiten koko näytöllä, fontin päätteet sekoittuvat taustaan näin pienessä koossa pahemmin kuin ne muuten tekisivät.

Onko fontilla väliä?

2010-05-19T12:15:00.004+03:00

Tony Ramos kirjoittaa blogipostauksessaan: "Jos olemme yhtä kuin sanamme, fontti on vaatekerta, joka meillä on yllämme". Fontin valinta ei vaikuta ainoastaan siihen miten helppolukuista tekstistä tulee, vaan se myös kertoo jotakin valinnan tekijästä. Mm. tästä syystä yrityksen graafinen ohjeistus määrittelee teksteissä käytettävän fontin. Se voi olla hyvinkin olennainen osa yrityskuvaa.

Luettavuuden osalta yleinen sääntö lienee: Groteski (sans serif) otsikoihin ja näytöltä luettavaan tekstiin, antiikva (serif) leipätekstiin. Tähän liittyvä tutkimus ei ole tuottanut aivan ristiriidattomia tuloksia, mutta kirjassaan Slide:ology Nancy Duarte kertoo, miten hän työmatkalla ollessaan katseli hotellin ikkunasta avautuvaa kaupunkinäkymä. Niissä valomainostauluissa, jotka oli mahdollista lukea vaivattomasti pitkän matkan päästä oli käytetty groteskikirjaimia. Tämä siis vahvistanee yleistä sääntöä riittävän hyvin: Varmin valinta seinälle heijastettavaan aineistoon on groteskifontti.

Yleisestä säännöstä voi poiketa etenkin tekstin ollessa riittävän suurta. On olemassa lukuisia antiikvafontteja, jotka toimivat hyvin näyttöruudulla. Itse olen mieltynyt Rockwell-fonttiin, joka on ollut Windows-fonttien joukossa jo pitkään. Teoksessaan Presentationzen Design Garr Reynolds suosittelee suuriin teksteihin Garamond-fonttia, jota pidetään yhtenä luettavimmista fonteista myös painojulkaisuissa. Sekin löytyy Windowsin fonttivalikoimasta. (Microsoft Typography -sivulla voit muuten selvittää minkä Office- tai Windows-version mukana mitäkin fontteja on toimitettu.)

Jos satut löytämään fonttivalikoimastasi Helvetica-fontin olet onnekas. Yleinen harhaluulo on, että Arial olisi Helvetica-fontin Windows-versio, mutta tämä ei pidä paikkaansa. Kyse ei ole samasta fontista lainkaan. Helvetica on ainakin Windows-puolella ostofontti eli sitä ei tule ohjelmien tai käyttöjärjestelmän mukana. Asiantuntijoiden mielestä Arial on sen kehno jäljitelmä.

Alla olevassa YouTube-videossa kuvataan Arialin ja Helvetican eroja. Video on minusta hauska, mutta jos sinua ei näin railakas esitystapa miellytä, pidät ehkä enemmän Marc Simonsonin verkkosivulla olevasta ohjeartikkelista How to Spot Arial.

Mitä jäi mieleen? Voit nyt testata miten hyvin erotat Arialin ja Helvetican toisistaan. Testi myös osoittaa, miten osaava tekee hyvää jälkeä niistä aineksista, mitä on saatavilla. En voi sanoa, että Arialilla tehdyt vaihtoehdot olisivat mahdottomasti sielua särkeneet.

Uudemmissa Windows-versioissa (Vista, 7) on typografisesti hyviä groteskifontteja, kuten Calibri ja Candara, jotka toimivat Arial-fonttia paljon paremmin sekä diaesityksissä että paperille tulostettuna. Jos käytät Windows XP-käyttöjärjestelmää, kokeile joskus mm. PowerPointin oletusfontteihin kuuluvan Arialin sijasta esimerkiksi Franklin Gothic -fonttia, joka on klassinen ja tyylikäs vaihtoehto.

Kuitenkin fontin valinta on pitkälti makuasia, josta ei oikeastaan voi kiistellä. Fonttikysymyksiä ei kuitenkaan kannata ohittaa pelkkänä kikkailuna tai nysväämisenä. Jos olet sitä mieltä, että tositekijä ei fonteilla koreile, uhraa ajastasi muutama hetki edes fontin helppolukuisuudelle. Jo tämä voi olla se tekijä, joka merkittävästi parantaa esitysaineistoasi ja saa sitä katselevat ihmiset suhtautumaan asiaasi suopeammin.

Voiko teksti olla liian suurta?

2010-05-12T09:18:00.004+03:00

Liian pienestä pistekoosta on heristelty etusormea jo kauan ja oppi alkaa mennä perille. Nyt tekisi mieli jo toppuutella tekstin suurentamista, sillä pistekoko sinänsä ei ole se olennainen juttu. Jos pohdit onko diaesitystäsi miellyttävä katsella, tekstin osalta kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin ominaisuuksiin:

Onko tekstin ympärillä riittävästi tyhjää tilaa, jotta teksti pääsee esille taustasta? Kun täytät koko tilan kirjaimilla, ne muodostavat vain kirjavan taustan, josta mikään ei erotu. Jos selailet esitysgrafiikkaa tai yleisemminkin ns. infografiikkaa käsitteleviä oppikirjoja tai artikkeleita, niiden esimerkkikuvissa teksti on aina suurehkoa, mutta tekstin ympärillä on myös tyhjää tilaa.

Suorakaide vastaa muutenkin paremmin ihmisen luonnollista näkökenttää kuin tasasivuinen neliö.

Mitä suurempi teksti, sitä todennäköisemmin se myös rivittyy rumasti, koska riville ei mahdu montaakaan sanaa eikä PowerPoint tavuta.

Säästä lihavointi korostuskeinoksi. Lihavointi ei tee tekstistä "suurempaa" siten, että se näkyisi paremmin tai olisi helpompi lukea. Windowsin perusfonteissa ei muutenkaan ole erillisiä kirjainleikkauksia lihavoiduille kirjaimille ja keinotekoisesti tuotettu lihavointi on typografisesti huono. Lihavoinnin sijasta voi käyttää myös erilaista väriä.

Älä korosta tärkeää asiaa ylimääräisillä huutomerkeillä. Ensimmäisen huutomerkin jälkeen lisättävät huutomerkit eivät tuo tehoa lisää ja sitä ensimmäistäkin kannattaa harkita.

Nämä kaikki tekijät on helppo korjata. Harvassa asiassa kannattaa muutenkaan kokeilla ensimmäisenä parannuskeinona täysin vastakkaiseen ääripäähän säntäämistä.

Tiedon kuvia piirtämään

2010-05-07T08:46:00.001+03:00

Lämpimästi tervetuloa sinä, joka olet löytänyt uuteen blogiini. Alkajaisiksi haluan kertoa Tiedon kuvia -blogin taustoista ja auttaa näin hahmottamaan sen ääriviivoja.

Viime syksynä julkaistiin kirjoittamani kirja Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys. Jo silloin kun kirja oli vasta painossa, minusta tuntui siltä, että tässä on vasta päästy alkuun. Niinpä päätin – talven mittaisen miettimisen jälkeen – käynnistää uuden blogin, jonka omistan kokonaan esitysgrafiikalle ja muulle tiedon visualisoinnille. Samoja aiheita on ollut esillä jo Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissani, mutta täällä omistaudun niille lähes sataprosenttisesti.

Tiedon kuvilla tarkoitan kuvamuotoista aineistoa, jonka avulla kaikenlaista tietoainesta voidaan tiivistää helpommin omaksuttavaan muotoon. Käytetyin, vaikkakaan ei ainoa, työväline tähän tarkoitukseen on esitysgrafiikka. PowerPoint on minulle tutuin esitysgrafiikkatyökalu, jota olen oppinut kohtalaisesti taivuttelemaan tahtooni. Olen lähes vuoden ajan käyttänyt PowerPointin piakkoin myyntiinkin tulevaa versiota 2010 sekä Technical Preview että beta-versiona. Häpeilemättä tunnustan olevani oikein tyytyväinen parannuksiin, joita ohjelmaan on tehty.

Esitysgrafiikkaa voidaan kuitenkin tuottaa muillakin välineillä, joista tulen täällä kertomaan. Entä miltä kuulostaisi ajatus esityksestä, jonka kuluessa et avaa edes datatykkiä vaan visualisoit asiaasi käsin piirtämällä?

Numerotiedon pohjalta piirretään paljon kuvamateriaalia. Tätä varten on olemassa helppokäyttöisiä työkaluja, mutta kovin harvoin graafiset kuvaajat toimivat edes välttävinä esimerkkeinä siitä, miten tehokkaasti kuvamuotoinen esitystapa voi havainnollistaa numerotietoa. Hyvien graafien piirtäminen ei ole vaikeaa. Taitoon tarvitaan muutaman selkeän periaatteen sisäistäminen. Kerron niistäkin täällä aikanaan.

Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa olen rohjennut sivuta vain ohimennen käsitekarttojen ja mindmappien tapaisia ajattelun työvälineitä, mutta siihenkin on tulossa muutos.

Jos olet sitä mieltä, että Tuolin ja näppäimistön välistä on kiinnostavampi, jatka sen lukijana. Siellä käsitellään edelleen softan ja somen aihealueelta kaikenlaista muuta, mikä tänne ei mahdu. Tämän blogin sisältö myös linkitetään Tuolin ja näppäimistön välistä -blogiin, joten saat tiedon tämän blogin tapahtumista ja voit halutessasi käydä kurkistamassa.